Эффективность и продуктивность: в чём разница и какое качество полезнее
Многие собственники бизнеса интересуются тем, как успевать выполнять весь спектр важных задач и добиваться необходимых результатов в короткие сроки ценой минимальных усилий. Точнее, как быть продуктивнее и эффективнее. Оба качества важны для достижения целей. Несмотря на то что данные понятия часто употребляют как синонимы, между ними есть различия. Сегодня поговорим, какие именно и что важнее для предпринимателя: быть эффективным или продуктивным?
Сходства и различия
Представим, что вы заинтересовались тем, как повысить личную эффективность, и начинаете искать ответ на свой вопрос в поисковике. Среди статей с рекомендациями наверняка попадутся материалы о том, какие способы помогут добиться наибольшей продуктивности. Неудивительно, что понятия «продуктивность» и «эффективность» часто рассматривают как взаимозаменяемые, хотя это не совсем так.
Например, если говорить о сфере работы с персоналом, можно обнаружить, что HR-специалисты часто говорят об оценке данных характеристик у сотрудников как о разных параметрах.
Когда речь идет о таком качестве, как продуктивность, то, как правило, подразумевается способность специалиста выполнять большое количество задач за определенный промежуток времени. Что касается эффективности, то обычно она показывает, сколько усилий пришлось приложить для достижения ожидаемого результата.
Допустим, у вас своя компания. Ваша цель — получить 5 заявок в работу от новых клиентов. Составляя список дел на следующий день, вы вносите в него 5 личных встреч и 10 звонков, направленных на переговоры с потенциальными заказчиками. Если оценивать, удалось ли в течение запланированного времени выполнить всё, что было необходимо, то речь идет о таком качестве, как продуктивность. А вот если попробовать отследить, как быстро вам удалось получить необходимое число заявок, то рассматривается и оценивается эффективность.
Поиск баланса
Что важнее: быть продуктивным или эффективным? И какое качество полезнее? Однозначно ответить сложно. Потому что в зависимости от ситуации понадобиться может каждое из них. Например, планируя свой день и составляя список дел, вы наверняка рассчитываете, что сможете его выполнить. Скажем, утром сходить на пробежку, приготовить полезный завтрак, вовремя прийти на работу, провести 10 встреч с клиентами, чтобы получить 5 заявок на услуги, послушать обучающий семинар, встретиться с друзьями после работы и уделить время семье. Чтобы ожидание совпало с реальностью, понадобится действовать продуктивно.
Если ваш приоритет — с минимальными усилиями добиться поставленной цели, потребуется действовать эффективно, минимизируя усилия и временные затраты и фокусируясь на результате. Например, понимая, что запланировано слишком много дел, а вычеркнуть из списка какое-то из них проблематично, можно попробовать выполнить их, сокращая затраты. Допустим, получить 5 заявок на услуги по результатам 5 встреч, а остальные перенести на другой день. В таком случае вы сократите количество времени на работу за счет эффективности.
Поэтому большинство специалистов сходится на том, что между продуктивностью и эффективностью важно сохранять баланс, используя каждое качество в зависимости от поставленной задачи.
Как повысить продуктивность и эффективность
Чтобы стать более продуктивным, важно:
- Научиться не отвлекаться. Как правило, в процессе работы мы можем тратить время впустую на проверку почты, ответы на звонки, социальные сети, в которые заглядываем «на минутку». Важно отключить уведомления, убрать отвлекающие факторы, разделить время работы и отдыха и решать несрочные вопросы в моменты передышки. Используйте инструменты тайм-менеджмента для планирования временных промежутков.
- Избегать многозадачности. Старайтесь выделять одну задачу в конкретный момент времени и работать над ней, не переключаясь на другие. Помочь может матрица Эйзенхауэра, с помощью которой легко определить, что сейчас находится в приоритете, а какие дела можно отложить на потом.
- Учитывать график собственной активности и распределять задачи таким образом, чтобы использовать для работы периоды наибольшей продуктивности. Например, если вы чувствуете прилив сил в утренние часы, старайтесь ставить наиболее важные дела в данный временной интервал.
Чтобы повысить эффективность, важно:
- Расставить цели и приоритеты. Так будет проще понять, какая часть задач приносит удовольствие и приводит к результату. А какие дела доставляют дискомфорт или могут подождать, потому что есть что-то поважнее.
- Определить навыки, которые позволят достичь поставленных целей с минимальными усилиями, развивать и использовать их.
- Использовать инструменты автоматизации, чтобы не выполнять вручную то, что способно работать самостоятельно. Подумайте, как их применить в вашем бизнесе. Например, отказаться от обработки заявок или заказов, направляя их в чат-боты и высвобождая время на то, что требует непосредственного участия.
- Делегировать всё, что сложно автоматизировать, но необязательно делать самостоятельно.
- Следить за здоровьем. От него зависят и продуктивность, и эффективность. Вне зависимости от объема задач необходимо находить время на занятия спортом или иную физическую активность, регулярное питание, отдых и восстановление сил.
Эмоциональное выгорание руководителя: симптомы, последствия и как с этим бороться
