Ведение и своевременная сдача налоговой отчетности — неотъемлемая часть бизнес-процессов. Иногда предприниматели не могут определиться, кому доверить данный функционал, и выбирают между штатным сотрудником или бухгалтерией на аутсорсинге. У каждого подхода есть свои преимущества и недостатки. О них мы сегодня и поговорим.
Подробнее об аутсорсинге в бухгалтерии
Опытные предприниматели и эксперты в области бухгалтерского учета обычно рекомендуют руководителю изучить тонкости найма специалиста на постоянное сотрудничество и заказа услуги «на стороне», ориентируясь на потребности своего бизнеса. Именно от них зависит, какой вариант подойдет больше.
Когда речь идет о штатном бухгалтере, важно понимать, что с вашей документацией будет работать один и тот же специалист, погруженный в тонкости бизнес-процессов. Если говорить об аутсорсинге, предполагается, что компания делегирует определенную задачу, связанную с бухгалтерским учетом, другой организации. В данном случае ее могут выполнять разные сотрудники, что также предоставляет дополнительные преимущества.
Как правило, выбирать аутсорсинг рекомендуют небольшим фирмам, в которых документооборот не предусматривает огромного количества отчетности, в штате мало персонала, за день проходит не так много расчетов. Если бизнес уже вышел на тот уровень, когда его можно отнести к категории среднего или крупного, скорее всего, эффективнее будет рассмотреть создание собственного штата бухгалтеров.
Кроме того, помимо полного делегирования отчетности какой-то компании на аутсорсинге, существует вариант частичной передачи задач. Он может быть полезен тогда, когда у вас уже есть штатный сотрудник, но объем работы увеличился, а набирать дополнительных работников нецелесообразно. Например, в большинстве организаций бухгалтеру приходится заниматься учетом взаиморасчетов с поставщиками и контрагентами, начислением заработной платы сотрудников, проводить инвентаризацию, рассчитывать налоги. Какую-то часть работы можно отдать на аутсорсинг: допустим, поручить «сторонним» специалистам контроль за работой с подрядчиками, а остальными задачами по-прежнему будет заниматься штатный бухгалтер.
Чтобы окончательно определиться, важно понять, какие особенности есть у одного и второго варианта ведения бухгалтерии.
Преимущества аутсорсинга
- Экономия времени, денег и места. Не нужно обустраивать рабочую зону, искать сотрудника, обеспечивать его адаптацию к деятельности в компании, оплачивать страховые и налоговые взносы, больничный лист, отпуск. Может показаться, что пользоваться услугами проверенной компании дорого, но чаще всего стоимость их работы вполне доступная, так как они работают с большим потоком клиентов и всё равно остаются в плюсе.
- Ожидаемый результат. Как правило, сотрудники аутсорсинговых компаний в области бухгалтерии в курсе обновлений и изменений в части законодательства, поэтому риск ошибок минимален. Кроме того, свои задачи они выполняют в срок, согласно договору и отвечают за возможные недочеты, работают по строго установленным правилам и страхуют свою ответственность, что делает процесс взаимодействия безопасным для клиентов.
- Постоянная включённость в работу. Так как, в отличие от штатных сотрудников, которые периодически уходят в отпуск или на больничный, аутсорсинговая компания всегда найдет специалиста, способного выполнить поставленную задачу. Как раз потому, что вы работаете не с отдельно взятым бухгалтером, а с организацией.
- Как следствие, риск ошибок, доначислений налогов и штрафов минимален. А если подобное происходит, ответственность ложится на компанию, которая занимается вашими документами.
Минусы тоже существуют. Например, если понадобится срочно «вызвать» к себе бухгалтера, оперативно обсудить возникший вопрос, поручить ему выполнение дополнительных задач, скорее всего, сделать так не получится. Как раз потому, что при аутсорсинге все дела решаются удаленно и в рамках прописанных в договоре условий. В каких-то случаях это удобно, но когда «нужно еще вчера» или появляются непредвиденные задачи, за них взяться будет некому.
Преимущества штатного бухгалтера
- В компании всегда есть «свой человек», компетентный в вопросах бухучета, который трудится рука об руку с коллективом. Руководитель может лично контролировать его работу, обсуждать текущие проблемы и способы их урегулирования.
- Быстрая работа с документами. Появилась задача — бухгалтер тут же взял ее в работу. В отличие от аутсорсинговой компании, где ваше взаимодействие обычно идет согласно оговоренным заранее условиям. Данный критерий имеет особое значение для больших компаний, где много внутренней документации.
- Конфиденциальность. Ведь когда сотрудник находится в штате, кажется, едва ли информация, которой он располагает, выйдет за пределы компании. На самом деле большинство организаций, занимающихся бухгалтерией на аутсорсинге и дорожащих своей репутацией, также гарантирует безопасное сотрудничество. Но часто кажется, что «свой человек» надежнее.
Минусы — расходы на содержание сотрудника в штате, его отсутствие во время отпуска или больничного и риск увольнения. А кроме того, если он совершит ошибку, ответственность будет и на руководстве, а не только на работнике.
Словом, свои нюансы существуют и при наличии штатного бухгалтера, и при аутсорсинге. Эксперты рекомендуют принимать решение, отталкиваясь от потребностей, структуры и размера компании. Выбирайте подходящий вариант, исходя из своих потребностей, оборота и финансовых возможностей. Но помните, что бухгалтер — та единица, которая может не только оградить вас от разного рода коллизий с налоговой инспекцией, но и рассказать, как сэкономить денежные средства.