Способы работы с дебиторской задолженностью фирмы

Большинство компаний идут навстречу клиентам, которые просят «поработать в долг», оплачивая услуги или продукцию не в момент сделки, а после, — это вполне нормальная практика в разных сферах бизнеса. Однако если постоянно придерживаться такой схемы и не управлять «дебиторкой», в какой-то момент у организации могут закончиться деньги на регулярные нужды — чтобы такого не произошло, с задолженностью нужно работать. О том, как это делать, рассказываем в нашей сегодняшней статье.

Что такое «дебиторка» и как она формируется

Дебиторская задолженность компании — деньги, которые у нее как бы есть, а как бы и нет, назовем их виртуальными: предположим, вы управляете типографией и регулярно печатаете баннеры, блокноты, календари, буклеты для разных организаций. Им неудобно оплачивать небольшие заказы из раза в раз, поэтому они заключают с вами договор о сотрудничестве, а средства вносят позже, допустим, раз в месяц за весь оказанный объем услуг. То есть фактически работу свою вы регулярно выполняете, а денег «в кассе» на постоянной основе нет. По сути, в сложившейся ситуации ничего критичного, но только при условии, что клиенты своевременно возвращают долги, а если этого не происходит, могут возникнуть трудности.

Дебиторская задолженность — «замороженные» деньги, которые бывают связаны не только с задержкой платежей от клиентов в связи с их отсрочкой. Она также может формироваться, если финансы случайно ушли на счет сотрудника, допустим, бухгалтерия случайно начислила ему больше средств, чем было нужно, — по ошибке выплатила премию, неверно произвела расчет заработной платы и т. д.

Или когда организация уплатила налоги в объеме, превышающем необходимый, — в таком случае деньги тоже переходят в категорию «дебиторки». Кроме того, компания может осуществить предоплату, заказав у другой фирмы какую-то услугу, внести платеж, и пока заказ не будет выполнен, перечисленные средства будут находиться в разделе долгов.
Если она копится, должники не хотят платить по счетам, в какой-то момент может возникнуть ситуация, что организации нечем будет покрывать свои регулярные расходы — например заработную плату сотрудников, закуп товара у поставщиков, платежи за электроэнергию, воду, аренду помещения и т. д. То есть существует риск столкнуться с кассовым разрывом, с которым придется справляться иными способами.

Чтобы такого не произошло, бизнесу необходимо следить за размером дебиторской задолженности, а также своевременно принимать меры для ее погашения и в случае необходимости — взыскания.

Как управлять задолженностью

• Минимизировать размер задолженности в общей сложности помогает предварительная проверка контрагентов — необходимо еще до начала сотрудничества выяснить, не участвует ли компания в судебных разбирательствах, не находится ли на этапе банкротства или ликвидации. Сделать это можно, например, с помощью сайта ФНС. Кроме того, важный этап — подготовка договора, где будут сразу прописаны меры взыскания за просрочку платежей и невыполнение обязательств каждой из сторон. Чтобы удобно было следить за движением средств в компании, имеет смысл разделить всех «должников» на категории — клиенты, сотрудники, поставщики и т. д.
• Эксперты рекомендуют регулярно считать, за какой период времени задолженность превращается в реальные средства. Существует такой показатель, как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности — он получается, если размер выручки разделить на размер средней дебиторской задолженности. Последнюю, в свою очередь, можно вычислить, если сложить ее величину в начале и в конце отчетного периода и разделить на два. Чем ниже коэффициент, тем лучше в компании обстоят дела.
• Кроме того, важно вычислять срок погашения «дебиторки», который можно рассчитать, разделив период в днях на ранее выявленный коэффициент. Считается, что если долг за контрагентом или клиентом числится не дольше месяца, он вполне приемлемый — тем более если вторая сторона регулярно вносит обещанные платежи. В тех случаях, когда «дебиторка» не выплачивается около двух месяцев, необходимо твердо напомнить поставщикам или клиентам о том, что пора поторопиться. И если сроки оплаты затягиваются еще больше, можно взыскивать деньги с участием юриста. В такой ситуации второй стороне обычно предлагают рассмотреть возможность рассрочки платежа, а если это ничего не меняет, имеет смысл составлять претензию и обращаться в суд. Затягивать не стоит, так как может истечь срок исковой давности, а должник — и вовсе обанкротиться.
• Чтобы своевременно отслеживать динамику, важно вести баланс — в нем видно движение денежных средств. А также необходимо регулярно смотреть, увеличивается объем «дебиторки», остается стабильным или уменьшается. Это поможет компании своевременно принимать необходимые меры для того, чтобы получить замороженные средства на свои счета и не столкнуться с кассовым разрывом.

Как не столкнуться с кассовым разрывом

Неустойка в бизнесе: в каких случаях предусмотрена и как ее рассчитать