Основные принципы хранения документов в бизнесе
Нельзя просто взять и выбросить бумаги организации, даже если она закрылась. Утрата документов чревата проблемами в случае проверки, штрафами и трудностями в части защиты интересов компании, если произойдет спорная ситуация с кем-то из сотрудников или подрядчиков. Сегодня говорим о том, сколько положено хранить разные виды документов и как обеспечить порядок в документообороте.
Когда могут понадобиться документы
Представьте, что ваш сотрудник уволился из компании, прошло какое-то время, и внезапно к руководству приходит представитель трудовой инспекции с проверкой из-за того, что бывший работник решил пожаловаться на неисполнение фирмой своих обязательств по договору. Если данный кадровый документ сохранился и работодатель по факту ничего не нарушил, компания сможет отстоять свою правоту. А вот в тех случаях, когда он утерян, могут возникнуть сложности.
По сути, документы необходимы, чтобы:
- Предоставлять их по запросу трудовой или налоговой инспекции с целью подтвердить правомерность совершенных банковских операций или соблюдение всех требований в отношении взаимодействия с сотрудниками.
- Обезопасить себя в части коммуникации с подрядчиками и партнерами, например если вторая сторона нарушит условия договоренностей или возникнет спорная ситуация.
- Отстаивать свои права в случае необходимости.
К сожалению, далеко не всегда компании уделяют должное внимание работе с документами, а именно:
- Выбрасывают или утилизируют бумаги, срок хранения которых еще не закончился, из-за чего можно получить штраф в случае проверки. Если вы обнаружили, что случайно потеряли важный документ, можно попробовать его восстановить, например запросить копию у подрядчика.
- Неправильно утилизируют файлы, в результате чего информация подвергается риску «утечки». Подобное недопустимо, так как в документах зачастую содержатся конфиденциальные сведения — допустим, персональные данные сотрудников, поэтому бумаги можно только уничтожать — тут шредер в помощь.
Какие существуют категории документации
Их можно разделить на несколько категорий, например существуют текущие бумаги — к ним относятся те, что находятся в работе прямо сейчас, скажем, договоры с контрагентами, и файлы, которые должны храниться в компании до 10 лет. Также есть документы, которые компаниям нужно хранить на постоянной основе, их по истечению десятилетнего периода обычно передают в архив.
Правила и сроки хранения документов:
- В течение одного года необходимо обеспечивать целостность бумаг, касающихся постановки компании на учет в налоговой, служебные записки и т. д.
- Пять лет хранятся большинство документов, связанных с бухгалтерской и налоговой отчетностями, счета-фактуры, журналы учета доходов и расходов, договоры, большинство текущих кадровых документов вроде табелей и графиков отпусков.
- Более длительный период времени — 45, 50, 75 лет, а в некоторых случаях и постоянно необходимо хранить трудовые договоры и личные карточки сотрудников, документы о финансовой отчетности и ряд других. Полный перечень требований к срокам хранения можно найти в различных приказах Росархива.
Основные правила хранения документов компании
- Существует два варианта — в бумажном и электронном виде, но второй способ допускается только в том случае, если фирма использует электронный документооборот.
Если документ относится к категории текущих, его можно держать в отдельном стеллаже, расположив файлы в хронологическом порядке, чтобы в случае необходимости легко было найти нужную информацию. Основное требование — обеспечение безопасности бумаг. - После того как документ перешел в категорию «архивных», его нужно подготовить к соответствующему хранению в отдельном помещении — оно также должно обеспечить сохранность бумаг в неизменном виде в течение длительного времени. Все файлы необходимо систематизировать, присвоить каждому номер и зафиксировать данные в отдельном реестре, где будут также указаны наименования томов и их объем. Так доступ к необходимым документам можно будет получить в любой момент и быстро отыскать нужный.
- Отдельное требование — перед тем, как отправить «официальную бумагу» в архив, нужно подготовить лист-заверитель, где будет отмечено, сколько в файле страниц, есть ли те, которые находятся в неудовлетворительном состоянии, и т. д.
- Электронные документы необходимо хранить на нескольких носителях на тот случай, если с одним из них что-то произойдет — например случится сбой в работе оборудования, и данные будут утеряны. Кроме того, важно убедиться, что при обновлении программного обеспечения доступ к файлам сохраняется и их по-прежнему можно открыть, а если какие-то изменения требуют корректировки формата, ее необходимо выполнить.
- Важный аспект хранения электронных документов — безопасность, поэтому необходимо убедиться в том, что доступ к документам не могут получить посторонние люди.
- По истечению срока хранения бумаги подлежат уничтожению, однако предварительно их необходимо просмотреть и зафиксировать перечень файлов для утилизации в отдельном акте.
