Как вести работу с фрилансерами по закону

С появлением фриланс-бирж поиски исполнителей для проектов несколько упростились. Но при этом новый рынок не снял с предпринимателей бюрократической нагрузки. Сегодня для сотрудничества с фрилансерами тоже необходимо заниматься оформлением документов. Вместе с «Рокет Ворк» разбираемся, зачем искать сотрудников вне штата и как работать с ними в правовом поле.

Зачем нужны фрилансеры

Для бизнеса выгоды работы с внештатными исполнителями довольно обширны. Их можно условно разделить на 2 категории – профессиональные и организационные. Рассмотрим их по отдельности.

К профессиональным стоит отнести:

• уникальные компетенции. К примеру, если в коллективе нет человека, разбирающегося в вопросах патентного права. При возникновении споров по авторским правам помощь юриста будет очень полезна. Содержать его в штате на постоянной основе далеко не всегда выгодно, особенно для компаний малого бизнеса. Рациональнее найти подходящего специалиста и пригласить его для выполнения конкретного «проекта». Как сессионного музыканта на концерт;
• большой выбор исполнителей. Фриланс хорош и тем, что не ограничивает заказчиков в подборе кадров, как при обычном найме. На бирже можно отыскать нескольких специалистов с подходящими навыками, а при необходимости сформировать из них отдельный департамент или полноценную аутсорс-команду.

Среди организационных преимуществ выделим:

• прозрачность ценообразования. На биржах, как правило, собран пул исполнителей, предлагающих смежные услуги. Их стоимость варьируется в зависимости от опыта фрилансера, величины его портфолио и рейтинга. Часто разброс между ценами оказывается довольно внушительным. Но, чтобы не потеряться в многообразии предложений, достаточно выявить среднее ценовое значение и выбирать, отталкиваясь от этого показателя. Также некоторые агрегаторы предлагают собственную систему оценки – стоимость любых работ вне зависимости от «крутости» кандидата фиксирована. Это позволяет избежать демпинга и ситуаций, когда смета в процессе внезапно вырастает;
• быстрота переговоров и согласований. Для сохранения этой выгоды необходимо четкое ТЗ, фиксированное количество правок и строгий дедлайн. Три «кита», на которых держится взаимовыгодное сотрудничество фрилансеров и заказчиков;
• минимум налогов. За фрилансеров не нужно выплачивать НДФЛ, вносить страховые выплаты и сдавать отчетные документы. Проектный сотрудник не находится в штате, а поэтому платить ему отпускные, больничные и нести прочую ответственность перед государством не приходится. Единственный взнос – налог на профессиональный доход размером 4-6%, который закладывается в стоимость услуги фрилансера, при условии, что он находится в статусе самозанятого.

Как и для чего их оформлять

Чтобы работа с фрилансерами не вызывала вопросов от контролирующих органов и была прозрачной, а главное – эффективной, необходимо вывести ее в правовое поле.

Если предприниматель, являющийся юридическим лицом, регулярно отправляет деньги на карточку нескольким физлицам, к нему могут возникнуть вопросы от налоговой, вроде: «Куда текут ваши капиталы?». ФНС очень трепетно относится к финансам, которые проходят мимо нее, и совсем не любит, когда вскрывается обман. Чем это чревато, можно узнать из уголовного кодекса.

С другой стороны «неофициальность» взаимоотношений фрилансеров и заказчиков провоцирует сразу несколько проблем:

• несоблюдение условий сотрудничества. Здесь и пропуск дедлайнов, и внезапно увеличившаяся стоимость работ, и масса других нюансов, не оговоренных в самом начале;
• некачественные услуги. Так как уровень качества проекта не заверен документом, по сути, придраться к несоответствию ожиданий и реальности довольно сложно. Работа проделана и должна быть оплачена;
• увеличение вероятности мошенничества. Получив предоплату, недобросовестный исполнитель может исчезнуть, оставив заказчика и без готового проекта, и без денег.

Обезопасить себя от подобных проблем можно, выбирая в качестве партнеров фрилансеров в статусе самозянятых, и заключая с ними соглашения об оказании услуг. В договор, помимо стандартных положений (в качестве образца можно брать любой документ гражданско-правового характера) о предмете, правах и обязанностях сторон стоит включить пункты о том, что:

• исполнителем является зарегистрированный в качестве самозанятого, гражданин;
• заказчик освобожден от выплаты налогов и взносов (на основании п. 8 ст. 2 № 422-ФЗ);
• в случае, если исполнитель утрачивает статус самозанятого и не уведомляет об этом заказчика, он выплачивает все возможные пени, штрафы, неустойки и пошлины.

Также стоит добавить в соглашение пункт, регламентирующий качество предоставляемых услуг (SLA) – это современная практика, позволяющая обезопасить заказчиков от недобросовестных исполнителей.

Как снять с себя рутинные процессы

Многим владельцам бизнеса попросту некогда заниматься оформлением сотрудничества с самозанятыми, а кому-то не хватает юридических знаний, чтобы сделать это самостоятельно. Приглашать для этого сторонних специалистов тоже не очень выгодно, а потому стоит воспользоваться услугами профи.

«Рокет Ворк» – платформа от компании «Рокет Хьюманс», призванная упростить все операционные действия по выбору исполнителей и последующей работе с ними. Этот сервис можно назвать фриланс-биржей «полного цикла», так как он выступает в качестве агрегатора соискателей и посредника между бизнесом и госорганами.

Работать с «Рокет Ворк» очень просто. Достаточно сформировать задачу, добавить в нее понравившегося исполнителя и через личный кабинет отслеживать процесс реализации. Все необходимые бюрократические согласования платформа производит автоматически: сервис генерирует соглашение, которое посредством электронной подписи через СМС подписывается сторонами сделки.

После выполнения задачи алгоритмы «Рокет Ворк» подтверждают статус самозанятого у фрилансера и переводят ему гонорар. И в это же время создается фискальный чек для хранения заказчиком.

Платформа призвана предельно упростить поиск исполнителей и заключение контрактов, предоставив бизнесу полную операционную свободу. Владельцам компаний остается только заняться стратегическим планированием, пользуясь сервисом, который оптимизирует рекрутинговые и отчетные процессы.

«Рокет Хьюманс» – группа компаний, разрабатывающая продуктовые решения и цифровые сервисы для бизнесов и конечных пользователей на основе финтех-инструментов. Образована в 2020 году. Флагманскими продуктами группы являются «Рокет Ворк», «Фаст Ривер», «Рокет Хэлп», «БлаБлаТолк».