Как сократить расходы на канцелярию, не влияя на продуктивность офиса
Канцелярия — одна из тех мелочей, совокупность которых может очень сильно влиять на бизнес и затормозить многие процессы. А расходы на канцелярские товары могут показаться очень маленькими и незначительными на фоне более глобальных трат. Между тем, это довольно ошибочное мнение, и данную статью расходов можно существенно сократить. Далее мы рассмотрим, как провести оптимизацию закупок канцелярии и при этом не повлиять на продуктивность работы офиса.
Установите лимит на затраты
Распространенная практика — закладывание в бюджет определенной суммы на канцтовары по каждому отделу или филиалу, за основу берется среднее число. Периодически ее будут превышать и просить выделить больше средств. Аргументация будет вполне логичная: появились новые сотрудники, был переезд, в этом месяце очень много бумажной работы. Каждый раз могут быть другие причины, но такой подход не дает полной прозрачности и контроля.
Всего этого можно добиться, перейдя на систему лимитов. Установив всего два, на уже работающих сотрудников и на новых специалистов, вы сможете полностью отслеживать все затраты на канцелярию. Важный момент: ограничение идет на одного человека, а не подразделение в целом. Потому что чем больше организация, тем больше текучка, и значит, снова появляется расхождение.
Не стоит устанавливать разные лимиты для каждого отдела или должности. При правильно подобранной сумме все прекрасно уложатся в ограничения. Даже если руководящие должности захотят особую, премиальную канцелярию, это будет лишь разовый случай.
Важный нюанс: сюда не входит бумага для печати. Это самый ходовой и дорогой ресурс, который уже напрямую зависит от деятельности конкретного сотрудника. Поэтому считать затраты на нее лучше отдельно.
Выберите хорошего поставщика
Вопрос о выборе поставщика кажется не всегда актуальным, ведь все они на первый взгляд примерно одинаковые, и есть гораздо более важные дела. Бывают даже ситуации, когда руководитель сам отправляется до ближайшего магазина, если вдруг неожиданно закончилась бумага для принтеров. Но всегда лучше уделить немного времени и подобрать партнера, который позволит сократить ваши расходы на канцелярию.
Хороший поставщик отличается качественным и широким ассортиментом. Вам не придется объезжать полгорода в поисках всего необходимого, ведь благодаря ему вы сможете заказать все в одном месте. Чтобы выделиться среди конкурентов, многие магазины стараются порадовать своих клиентов: частые и большие скидки, бесплатная доставка, программы лояльности. Все это стоит изучить и подобрать для себя наиболее выгодный вариант.
Ознакомиться с компанией Buroshop
Позаботьтесь о небольшом запасе
Чтобы озвученный выше пример с неожиданным отсутствием необходимой канцелярии вас никогда не застал — всегда следует иметь небольшой запас. Особенно это касается ассортимента первой необходимости: бумага, ручки, скрепки, карандаши. Тогда не возникнет ситуация, при которой вы, всего лишь раз купив коробку бумаги в розничном магазине, полностью нивелируете всю месячную выгоду от сотрудничества с поставщиком. Нужно лишь заранее позаботиться о неснижаемом остатке: составить список и своевременно его пополнять.
Грамотно подходите к каждой закупке
Данный пункт может подойти не всем. Не каждый руководитель захочет тратить свое время на изучение ассортимента и цен канцелярии. В лучшем случае будет назначен отдельный человек, которой будет полностью контролировать данный процесс.
Перед покупкой нужно уделить время изучению обзоров и реальных отзывов. Не стоит ориентироваться исключительно на цены. Дорогое не всегда равно лучшее: как и во всех сферах, мы часто переплачиваем просто за бренд. Также опасна другая крайность, когда приобретается исключительно дешевая канцелярия. Примером могут служить самые простые скобы для дорогого степлера: последний просто не сможет использовать весь свой потенциал мощности и лишь быстрее выйдет из строя.
Фирмы часто покупают готовые наборы — это красиво и удобно. Но довольно часто они могут выходить дороже, чем если брать все эти составляющие по отдельности. Экономия в контексте одного сотрудника не выглядит столь большой, но когда речь идет о целых отделах, то получаются уже совсем другие суммы.
Попробуйте систему управления заказами
Подобные системы являются современным решением для тех, кто хочет максимально оптимизировать свои затраты на канцелярию, уделяя при этом минимум своего времени. Отличным примером является система управления заказами Buroshop Premium. Это простой и удобный онлайн-сервис, помогающий контролировать и руководить процессами закупок в компании.
Всего 4 простых шага «оформление заказа — согласование с руководителем — передача заказа в «Бюрократ» — доставка» позволят вам в полной мере насладиться преимуществами данной системы. Как отмечают реальные клиенты, внедрение подобного решения позволило сократить затраты на обслуживающий персонал и оптимизацию канцелярии, уменьшить сроки поставок и полностью контролировать весь процесс закупки.
