Когда предпринимателю необходимо нанять бизнес-ассистента
Если вы занимаетесь бизнесом, работаете 24/7 и мечтаете о том, чтобы в сутках было еще несколько часов, — скорее всего, ваше время крадут рутина и задачи, которые вполне можно делегировать другому человеку, чтобы посвятить себя более серьезным вопросам. Таким «Робином» может стать бизнес-ассистент — сегодня поговорим о том, как понять, что пришло время его нанять, какого рода задачи ему можно делегировать и как простроить коммуникацию таким образом, чтобы освободить время не только для более важных дел, но и отдыха.
Кому и когда нужен бизнес-ассистент
Задача предпринимателя — работать над стратегией и управлять проектом, однако в некоторых случаях свое время ему приходится тратить на задачи совершенно другого характера: согласовывать встречи с клиентами и сотрудниками, выбирать и бронировать локации для мероприятий компании, вести переписку с подрядчиками и партнерами, планировать рабочее и личное расписание, отвечать на звонки. На первый взгляд может показаться, что такие вопросы занимают всего несколько минут в день, однако в совокупности они могут занять огромное количество времени, и по факту их можно делегировать другому человеку — бизнес-ассистенту.
Если сомневаетесь, что рутина забирает немало времени, — можете проверить: в тайм-менеджменте есть техника «Хронометраж», первый этап которой — «замер» временных интервалов, затраченных на то или иное занятие. С утра и до вечера фиксируйте каждую задачу, которую вы выполняете, отмечая, во сколько начали над ней работать и когда закончили. Скорее всего, в конце станет очевидно, что большую часть дня вы расходуете на решение рутинных вопросов, которые вполне можно кому-то поручить.
По каким признакам можно понять, что пора искать бизнес-ассистента:
- Вы часто не успеваете сделать то, что планируете, опаздываете на встречи, незавершенные дела копятся, дедлайны нарушаются — в результате возникают трудности в работе с клиентами.
- Нет возможности уделить время решению стратегических вопросов, потому что на первом месте текущие задачи: выставление счетов, встречи, переговоры и переписки с клиентами и т. д.
- Сложно найти время на личную жизнь — общение с семьей, отдых, хобби, не хватает часов в сутках даже на то, что необходимо для работы компании.
Иногда бизнес-ассистента путают с личным помощником, однако это не совсем один и тот же специалист: задача первого — взять на себя дела, касающиеся рабочей сферы, например:
- Планирование и организацию делового расписания — согласование встреч с клиентами, сотрудниками, партнерами, коммуникация с ними, утверждение графика руководителя.
- Подготовку деловой документации, отчетов, презентаций, их рассылка, корректировка, согласование.
- Ведение рабочей переписки — проверку почты, ответы на сообщения, уведомления о важных письмах и т. д. А также телефонные переговоры.
- Поиск помещений для проведения мероприятий компании, включая внешние и внутренние события, решение организационных вопросов.
- Сбор необходимой информации, структурирование ее в отчеты, таблицы, распределение задач по ответственным за исполнение сотрудникам и т. д.
В некоторых случаях необходимо, чтобы такой сотрудник обладал спец. компетенциями, например знаниями в области документооборота, владел иностранным языком, умел работать с графическими редакторами и др.
Как грамотно выстроить деловые отношения с бизнес-ассистентом
Поиск такого специалиста ничем не отличается от найма кандидата на другие позиции — можно поручить задачу HR-менеджеру или самостоятельно мониторить платформы с вакансиями, чаты в Telegram, разместить объявление в социальных сетях и т. д.
Шаг первый — прежде чем искать сотрудника, определитесь с функционалом, который ему придется выполнять. Отталкиваясь от него, пропишите список требований к соискателю, возможно, для вас важно, чтобы он обладал особыми компетенциями.
Шаг второй — выберите формат взаимодействия: бизнес-ассистент — работник, которому не обязательно находиться в офисе, однако если он трудится «на удаленке», позаботьтесь о наличии у него необходимого оборудования и безопасного доступа к внутренним документам компании, аккаунтам и т. д. Также определитесь, нужен вам сотрудник на полный день или частичную занятость, вне зависимости от объема задач, заключите договор о сотрудничестве, где будут прописаны должностные полномочия и ответственность сторон.
Шаг третий — если бизнес-ассистент работает удаленно, подберите удобные каналы коммуникации: приложение для видеосвязи, онлайн-календари для планирования, менеджеры задач, подходящий мессенджер. У вас обоих должен быть доступ к общим документам. Кроме того, полезно будет устраивать личную онлайн-встречу в начале недели для планирования ключевых вопросов.
Шаг четвертый — предусмотрите ресурсы для обучения и адаптации сотрудника, так как даже при наличии релевантного опыта ему потребуется время, чтобы войти в курс дел, познакомиться с коллективом, подстроиться под ваш темп жизни.
Шаг пятый — распределяйте обязанности и не берите на себя то, что должен делать бизнес-ассистент, даже если очень хочется и кажется, что «проще самому». Задача специалиста — сделать вашу жизнь проще, поэтому важно постепенно учиться «выключаться» из рутины и смещать фокус внимания на решение более важных стратегических вопросов.
Топ-5 специалистов, без которых не обойтись современному бизнесу
