ЭДО в компании: кому нужен и как внедрить с нуля

Цифровые технологии проникают во все сферы жизни: сегодня все больше компаний задумываются о переходе на электронный документооборот (ЭДО) или уже активно его используют. Он значительно упрощает взаимодействие с контрагентами, госорганами и даже сотрудниками, экономит время и деньги, однако его внедрение кажется процессом сложным, но это лишь на первый взгляд. Решили написать подробную инструкцию для тех, кто решительно настроен освоить ЭДО или еще сомневается, нужно ли вообще с ним связываться.

Почему внедрить электронный документооборот — хорошая идея

На всякий случай разберемся с определениями: ЭДО — вовсе не пересылка по почте отсканированных бумажных документов. Речь идет о том, что компании используют в работе специальные онлайн-платформы для создания, обмена и хранения файлов в электронном формате. За их бесперебойную работу отвечают специализированные организации, операторы ЭДО, аккредитованные в ФНС РФ.

Использование ЭДО очень удобно, и вот почему:

• Увеличивает скорость работы, минимизируя расходы, — нет необходимости тратить тонны бумаг на распечатку документов, вручную доставлять их второй стороне на подпись, оплачивать работу курьера, а затем сканировать готовый документ и пересылать дальше по цепочке.
• Упрощает взаимодействие и делает его удобнее — можно быстро проверить статус документа, отслеживать его перемещения, исключить человеческий фактор (например, что файл будет случайно потерян или вовремя не передан на подпись), найти нужную информацию в системе.
• Обеспечивает безопасность передачи и хранения данных, так как все документы отправляются по зашифрованному каналу, электронная подпись соответствует нормам законодательства, а файлы размещаются на нескольких серверах. Правда, чтобы быть уверенными в этом, важно убедиться в том, что оператор ЭДО входит в сеть аккредитованных ФНС РФ.

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним. Первый подразумевает, что компания использует его для обмена файлами между сотрудниками, упрощая их взаимодействие и ускоряя процесс согласования. Второй позволяет коммуницировать с клиентами, поставщиками, госорганами, отправляя счета, акты завершенных работ, налоговую отчетность и т. д.

Вообще, установка и использование ЭДО — решение зачастую добровольное, однако существуют исключения. Например, если ваша компания взаимодействует с продукцией, которую по закону нужно маркировать в обязательном порядке, потребуется использовать электронный документооборот. То же самое касается фирм, которые работают с импортными товарами, а еще участников госзакупок.

Как внедрить ЭДО без ущерба для бизнеса

• Для начала необходимо определиться, с какими документами вы планируете работать в электронном формате и какие процессы хотите упросить таким образом. Например, если ваша задача — ускорить взаимодействия с поставщиками, нужно удостовериться, что они также применяют ЭДО или готовы на него перейти.
• Понять, с какой компанией, оказывающей услуги установки систем электронного документооборота, вы готовы сотрудничать, так как перечень предоставляемых ими услуг отличается, так же как и цены на них. Полный перечень аккредитованных организаций есть на сайте ФНС РФ, среди них — ООО «Компания Тензор», ООО «Такском», СБИС, АО ПФ СКБ «Контур» и другие.
• Определиться с типом ЭП. Она может быть простая и усиленная. Первая позволяет только ставить подпись, вторая — и дальше взаимодействовать с документом. В свою очередь она делится на неквалифицированную, для использования которой вне компании нужно подписывать дополнительный документ, и квалифицированную — она действительна без отдельных документов. Если вы устанавливаете ЭДО, чтобы обмениваться файлами с подрядчиками и клиентами, лучше выбрать второй вариант, так как он наиболее универсален.
• Установить программное обеспечение для реализации электронного документооборота на оборудование организации, ознакомить с ним сотрудников, протестировать, а затем продумать регламент его применения. Обратите внимание на то, что иногда может потребоваться интеграция ПО с уже существующими программными продуктами организации.
• Проинформировать всех партнеров, с которыми работает ваша организация, о произошедших изменениях, заключить с ними соглашения об изменениях в процессе обмена документами. Если кто-то из подрядчиков или клиентов использует простую или неквалифицированную ЭП, важно не забыть подписать дополнительные соглашения, или они просто не будут иметь силу.
• Зафиксировать все произошедшие изменения в отдельных документах, определяющих порядок взаимодействия между всеми участниками системы ЭДО. В противном случае подписанные файлы не смогут считаться действительными.

Почему каждый бизнес должен знать и высчитывать свои траты

Юнит-экономика как инструмент для оценки прибыльности бизнеса