О чем нужно знать, внедряя гибридный формат работы

Удаленной работой сегодня никого не удивить: в результате пандемии даже многие сотрудники офлайн-компаний перешли в такой формат и до сих пор не вернулись в офис. Однако сейчас набирает популярность и гибридный формат работы — если вы хотите внедрить его в свою компанию, важно правильно подготовиться к изменениям, чтобы не превратить рабочий процесс в хаос. О том, как это сделать, поговорим в нашей статье.

Быть и тут и там

Или что такое гибридный график на самом деле? Подобный формат подразумевает, что сотрудник часть времени работает удаленно (как правило, из дома), а какие-то дни, заранее оговоренные с руководством компании, проводит в офисе. То есть не просто приходит, когда ему удобно, а предварительно согласовывает часы выхода — они могут меняться, режим труда все равно является гибким, но какие-то рамки все же остаются.

Исследования показывают, что гибридный формат рассматривают для себя достаточно большое количество сотрудников. Так, уже в феврале 2023 года совместный опрос сервиса «Работа.ру» и «Ремонт со СберУслугами» выявил, что около 17% респондентов работают именно по такому графику.

А другое исследование, проведенное «Работа.ру» в декабре 2023 года, показало, что в 2024 году 32% опрошенных руководителей готовы предложить своим сотрудникам гибридный формат работы с необходимостью время от времени приходить в офис. По мнению 49% респондентов, удаленный режим никак не сказывается на продуктивности сотрудников, а 13% заявили, что наоборот — влияет на нее благоприятно. Справедливости ради нужно отметить, 38% опрошенных утверждают, что вне офисных стен работники трудятся хуже.

Тем не менее тенденция такова, что все больше работодателей рассматривают такой формат взаимодействия со специалистами в перспективе. Если вы среди них и пока только планируете его протестировать, важно понимать, что он собой представляет:

• Как было сказано выше, часть времени сотрудники должны проводить в офисе, заранее утверждая дни и часы со своим руководством.
• Рабочие места перестают закрепляться за кем-то конкретным: приходя, специалист располагается там, где свободно.
• Помещение проектируется иным образом, в зависимости от того, над чем идет работа в компании. Кроме того, важно заранее предусмотреть места для общих встреч и работы в команде, чтобы всем участникам было удобно.
• Офисное пространство должно оставаться комфортным для работы — важно обеспечить оборудованные места, правильное освещение, зоны отдыха, переговорные комнаты и т. д.

Какие трудности могут возникнуть при переходе на гибридный формат?

• За счет того, что часть работы проходит в удаленном режиме, сотрудники способны почувствовать себя оторванными от коллектива, особенно в том случае, если остальная часть команды трудится в офисе.
• Возникает риск утечки конфиденциальной информации, когда не удается обеспечить «гибридных» работников оборудованием и программным обеспечением, гарантирующим безопасность.
• Хаос в проекте, если работа в новом формате не координируется должным образом — особенно когда компания только перешла в данный режим и еще не успела наладить бизнес-процессы.
• Трудности в адаптации нового персонала, как следствие — снижение вовлеченности и уровня мотивации сотрудников.

Как перейти на гибридный формат работы

1. Определиться с планами и целями: компания полностью переходит в новый режим или только отдельные сотрудники? А также — каких результатов поможет добиться нововведение? Допустим, сократить расходы на оборудование рабочих мест или аренду помещения, оплату труда сотрудников, повысить лояльность персонала и снизить текучку кадров и т. д.
2. Продумать детали. Например, как изменятся внутренние процессы после перехода на гибридный формат — смогут ли подразделения коммуницировать между собой, каким образом и насколько эффективно? Какие вопросы можно перевести на «удаленку», а какие лучше оставить в стенах компании? Также важно продумать график работы: даже если он будет гибкий, сотрудники должны понимать, кто и когда приходит в офис — в противном случае их посещения будут беспорядочными.
3. Обеспечить персонал необходимым оборудованием и убедиться в том, что вся бизнес-коммуникация будет проходить в конфиденциальном режиме, а внутренняя информация не выйдет за пределы компании. Кроме того, важно создать возможность вести электронный документооборот, чтобы «бумажные» вопросы не вынуждали сотрудников приезжать в офис.
4. Спланировать и регулярно проводить совместные совещания, собрания и рабочие встречи, в том числе в офлайн-формате, чтобы работники сохраняли ощущение включенности в жизнь коллектива. Именно фактор «оторванности» во многом снижает мотивацию и вовлеченность удаленных сотрудников, его необходимо исключить. Кроме того, будет полезно планировать офлайн-мероприятия обучающего формата и совместные мероприятия. Также важно, чтобы руководитель проводил индивидуальные встречи с каждым сотрудником хотя бы несколько раз в месяц.
5. После перехода на гибридный формат работы необходимо анализировать его эффективность, собирать обратную связь от сотрудников и вносить корректировки при необходимости.

Конфиденциальная информация: что нужно знать про NDA в бизнесе

Правила управления удаленными сотрудниками, которые помогут избежать е-презентизма