Существует мнение, что онлайн-совещания по качеству и результату сильно отстают от встреч, которые проходят в очном формате. Как правило, подобный эффект связан с тем, что «удаленные» собрания некорректно организованы. Из-за этого вовлеченность участников гораздо ниже, чем на личных встречах. Попробуем разобраться, как планировать и проводить их таким образом, чтобы по содержательности они не уступали обычным совещаниям.
Плюсы и минусы онлайн-совещаний
Многие компании сегодня охотно нанимают сотрудников, которые работают в удаленном формате или по гибридному графику: часть времени проводят в офисе, несколько дней трудятся из дома. Время от времени руководству необходимо собрать команду для решения вопросов, которые требуют вовлечения всех членов коллектива. В таком случае совещание могут провести в онлайн-формате, чтобы на нём могли присутствовать даже «удаленщики».
Преимущества онлайн-совещаний очевидны:
- Экономия времени. Никому не нужно ехать в офис, поэтому не приходится стоять в пробках, ждать, пока доберутся все остальные, и проводить остаток дня вне привычного рабочего места.
- Нет привязки к месту и часовому поясу. Где бы ни находились вы и ваши сотрудники, довольно просто подобрать время встречи, оптимальное для всех.
- Комфорт. Сразу же после совещания есть возможность сменить деловой стиль на более привычный и комфортный. С одной стороны, это может показаться мелочью, но исследования говорят, что подобные «маленькие вольности» очень хорошо влияют на эмоциональное состояние сотрудников.
У онлайн-встреч есть и минусы:
- Всегда существует риск технических неполадок. Например, внезапно отключили свет или интернет, вышел из строя ноутбук, в неподходящий момент отказалась работать камера. На решение возникших проблем требуется время. Иногда их сложно устранить оперативно.
- Больше отвлекающих факторов, поскольку сотрудники находятся дома или в коворкинге, где по соседству обычно кто-то ходит, разговаривает, просит внимания или перекусить (на случай, если человек работает из дома) и так далее. Иногда трудно сконцентрироваться на беседе и быть максимально включенным в нее.
- Сложнее управлять процессом переговоров и модерировать их. С учетом предыдущих пунктов приходится прикладывать больше усилий, и не всегда они приводят к желаемому результату.
- Вовлеченность сотрудников невозможно контролировать, как и дать ей объективную оценку.
Многие компании предпочитают выносить на онлайн-обсуждения более рутинные вопросы, а совещания по ключевым вопросам проводить в очном формате. Однако бывают организации, в которых основной штат сотрудников работает удаленно. Поэтому виртуальная планёрка становится единственным возможным форматом коммуникации.
Что поможет сделать такие встречи по-настоящему продуктивными?
5 принципов продуктивных онлайн-совещаний
1. Внимание к организационной стороне вопроса.
«Встретимся — разберемся» — не самый удачный подход к проведению любого совещания, а в онлайн-формате тем более. Высока вероятность того, что сотрудники опоздают, не будут включены в беседу. И в итоге вы потратите время зря. А все вопросы, которые хотели решить на встрече, придется доработать позже.
На что обратить внимание:
- Продумать общие правила коммуникации: примерный тайминг, вопросы, которые будут стоять на повестке, требования к дресс-коду, локации, включенной видеокамере.
- Попросить сотрудников выбрать место, где их не станут отвлекать домочадцы или другие люди и им будет комфортно работать.
- Зафиксировать рекомендации отдельным документом, с которым каждый работник может ознакомиться заранее.
2. Позаботьтесь о техническом обеспечении встречи.
Выберите удобную платформу: Zoom, Skype, Google Meet и т. д. Порекомендуйте всем участникам подключиться к совещанию заранее, чтобы проверить качество соединения, звука, видео. Для этого заблаговременно создайте ссылку на встречу и отправьте ее коллегам. Если есть возможность, найдите технического специалиста, который сможет оперативно решать возникающие трудности.
3. Готовьтесь к каждой встрече.
Обозначайте тему, цель, ключевые задачи и участников совещания заранее. Если есть рабочие материалы, собирайте их в отдельный файл или презентацию и отравляйте всем сотрудникам. Кроме того, укажите, за что будет отвечать каждый из них, и дайте им время на подготовку.
Накануне совещания отправьте всем напоминание со ссылкой на встречу.
4. Управляйте процессом беседы на онлайн-совещании.
- Начните с приветствия. Спросите команду об их настроении, включенности в рабочий процесс. Если ведете запись, предупредите об этом участников.
- Обозначьте ключевую тему и задачи совещания и приступайте к работе.
- Во время обсуждения позаботьтесь о том, чтобы каждый участник имел возможность высказать свое мнение, не нарушая тайминга, а работа шла по обозначенному изначально вектору. Обращайтесь к сотрудникам лично. Так никто не останется без внимания.
- Будет здорово, если в совещании будет участвовать модератор, который следит за временем и напоминает, когда необходимо завершать очередной блок.
- В конце подытожьте проделанную работу, позвольте участникам задать вопросы и завершайте встречу на позитивной ноте.
5. Подведение итогов.
Резюмируйте результат встречи и зафиксируйте его в отдельном документе, где будет прописан план дальнейших действий, ответственные за его реализацию сотрудники, и разошлите участникам совещания.
Запросите у них обратную связь, чтобы можно было наметить точки роста для последующих встреч.
Как не столкнуться с кассовым разрывом
Какие софт-скилы нужны начинающему бизнесмену, чтобы успешно развивать свое дело