Константин Волков
Автор:
Константин Волков
7 июля 2020

Почему тайм-менеджмент часто оказывается неэффективным

Тайм-менеджмент фактически разделил людей на два лагеря: представители первого утверждают, что технологии управления временем работают безукоризненно, второго — что эти методы бессмысленны, а советы экспертов ни к чему хорошему не приводят. По мнению бизнес-журналиста Хосе Луиса Пеньярредонда, тайм-менеджмент стал настоящей индустрией помощи рядовым гражданам и предпринимателям, включающей в себя сотни обучающих техник и цифровых приложений для отслеживания продуктивности.

Однако, несмотря на огромное количество разнообразных методик, в мире не уменьшается число людей, которые разочаровались в этой бизнес-науке и собственных организаторских способностях. По мнению исследователей Брэда Эона из Университета Конкордия в Монреале и Германа Агурниса из Университета Джорджа Вашингтона, в этом нет ничего удивительного: все инструменты и стратегии управления временем нельзя назвать универсальными, поскольку их эффективность зависит от определенных условий и личности человека.

Погоня за производительностью

После того, как аспирантка из Остина Ана Калле не успела сдать диссертацию, девушка начала посещать в своем университете курсы тайм-менеджмента. На тот момент эта идея выглядела для нее логичной, поскольку она чувствовала себя крайне загруженной из-за обучения, преподавания и подачи заявок на получение гранта.

На занятиях по тайм-менеджменту Калле познакомилась со множеством инструментов управления временем, однако, пробуя их один за другим, девушка постоянно терпела неудачу. Постепенно она пришла к выводу, что погоня за производительностью является контрпродуктивной идеей. С ее мнением согласен Брэд Эон: «Неписаное правило тайм-менеджмента гласит, что мы должны постоянно превосходить себя, однако данная стратегия является разрушительной. Из-за этой навязанной и ложной психологической установки многие люди стремятся работать все больше и больше, нагружают себя новыми задачами, но впоследствии разочаровываются в своих способностях, потому что им все так же не хватает времени».

Другим следствием сверхпродуктивности, лишенной критической оценки, является потеря истинной мотивации. По словам представителя Большого научного центра при Калифорнийском университете в Беркли Кристины Картер, большинство старающихся в чем-либо преуспеть людей полагаются на силу воли, тогда как настоящим стимулом для нас являются эмоции: «Вы можете какое-то время продержаться за счет своего характера, но затем сдадитесь. Зато если перед вами будет стоять эмоционально окрашенная цель, вам удастся проще ее достичь».

Свобода и ответственность

По словам Эона, в эпоху конвейерного производства работники даже не задумывались о тайм-менеджменте, поскольку за них подобные вопросы решало предприятие. Позже сотрудники получили в свое распоряжение больше свободного времени, которое (вот парадокс) стало на них психологически давить. Ученый связывает это с тем, что на нас одновременно легла большая ответственность: «Сегодня нам приходится чаще думать о том, как работать в режиме многозадачности, а также совмещать офис, общественную жизнь и семью. Если человек не успевает со всем справляться, то в этом виноват только он». Чувствуя себя непродуктивными, люди хватаются за тайм-менеджмент как за средство спасения, но через какое-то время чувствуют разочарование. Хосе Луис Пеньярредонда задается вопросом, как можно разорвать этот порочный круг.

Поиск гибких инструментов

Бизнес-журналист напоминает, что в мире не существует универсальных инструментов тайм-менеджмента, поскольку они зависят от контекста и личности человека. Например, одним сотрудникам лучше удается распланировать время, другим — распределить ресурсы, а третьим — действовать в режиме многозадачности.

Кроме того, трудовые нормы и ожидания руководителей могут сильно отличаться в зависимости от компании и культуры страны. Также Пеньярредонда указывает на то, что обычно разработчиками цифровых сервисов тайм-менеджмента являются программисты, которые в своей работе сталкиваются с такими же проблемами, что и сотрудники из других сфер. Венесуэльский предприниматель и основатель Effortless Эрнан Арасена признается, что идея создания приложения для повышения продуктивности пришла к нему в тот момент, когда он разочаровался в других инструментах. Причем ему не хотелось усложнять свою разработку, как это делают другие производители, поэтому бизнесмен ограничился лишь двумя функциями: списком дел и таймером. По мнению Арасены, многие цифровые сервисы созданы людьми, которые подстраивали их под свои нужды. Поэтому не стоит жалеть, если вам не удается ими эффективно пользоваться, — это все равно что сокрушаться, что вам не подходит по размеру чужая обувь.

Подобные рассуждения, отмечает бизнес-журналист, хороши в том случае, если речь идет о самостоятельной работе. Но когда дело касается корпоративных задач, проблема тайм-менеджмента становится острее. Вот что по этому поводу говорит основатель Workep Эдуардо Альварес: «Зачастую компании закупают дорогое программное обеспечение (ПО), чтобы следить за продуктивностью своих подчиненных. Однако как бы хороши ни были эти инструменты, они не могут быть одинаково полезны для каждого сотрудника. Именно в этом заключается основной конфликт: человек не может отказаться от использования этого сервиса, поскольку он является обязательным на предприятии». Чтобы избежать данной проблемы, Альварес советует использовать более гибкий подход при внедрении ПО: настраивайте его таким образом, чтобы каждый человек смог улучшить свою производительность индивидуально. Причем перед тем, как сделать выбор в пользу того или иного сервиса, предприниматель рекомендует проанализировать, какие именно промахи совершают сотрудники и какие инструменты помогут им избегать ошибок.

Возьмите под контроль не работу, а жизнь

«Мы все умрем», — напоминание об этом, по мнению Эона, является одним из лучших способов управления временем. «В давние времена кладбища располагались прямо в центре города. Однако сегодня большинство из них вынесено на окраину, чтобы люди не задумывались о смерти. Сегодня вы практически нигде не встретите рассуждений по этому поводу. Тогда как именно мысли о кончине побуждают нас взять ответственность за свою жизнь и стать счастливыми», — высказывается ученый. Приняв всерьез тот факт, что он умрет, Эон перестал обращать внимание на ожидания других людей и разработал собственные правила: он спит по 9 часов в сутки, просыпается в 9 утра и работает не более 4 часов в день. Сопроводительное сообщение в его письмах уведомляет собеседников о том, что он проверяет почту только в будние дни не раньше 13:00. Кроме того, Эон регулярно посещает спортзал и читает книги, что позволяет ему генерировать ценные идеи для своих исследований.

При этом ученый признается, что использует много инструментов тайм-менеджмента: списки дел, календари и таймеры. Однако они не сужают его жизнь до размеров работы, а, наоборот, позволяют органично встроить деловые задачи в размеренную повседневность. Опираясь на свой опыт, Эон рекомендует контролировать не работу, а жизнь: «Возможно, для кого-то мой совет покажется трудновыполнимым. Но мы и так ежедневно сталкиваемся с массой непростых вопросов: нравится ли мне моя работа? Хочу ли я жить с этим человеком? Хочу ли я детей? Все подобные вопросы относятся к сфере управления временем». При этом ученый отмечает, что о подобных проблемах мало кто задумывается с позиции тайм-менеджмента, поскольку людям свойственно регламентировать работу, но не всю жизнь в целом.

Советы для повышения продуктивности

Возвращаясь от философии к вопросам производительности, Эон дает несколько рекомендаций: «В первую очередь не превращайте желание быть более продуктивным в бесконечную гонку, потому что вы все равно ограничены в ресурсах. Во-вторых, чаще экспериментируйте с различными методами, чтобы подобрать наиболее оптимальные для своего типа личности. Если вы презираете структурированность, разложите каждый день по полочкам. Если вам, наоборот, не нравится творческий хаос, позвольте себе пожить без графиков и календарей». Также Эон призывает не обращать внимание на бизнес-тренеров, обещающих в короткие сроки научить управлению временем. К таким людям не стоит относиться серьезно, поскольку тайм-менеджмент представляет собой долгое и трудное путешествие.

Наконец, ученый советует не быть слишком строгими к себе: «Жесткая самокритика плохо влияет на производительность. Когда вы ругаете себя, то попадаете в стрессовую ситуацию, и в этот момент область мозга, отвечающая за управление временем, словно погружается в спячку. Поэтому вместо осуждения проявите к себе сочувствие — так будет полезнее для организма».

Время не деньги: почему производительность труда нельзя измерять в часах

Страх и мотивация: должны ли сотрудники бояться руководителя и какие у этого есть альтернативы
Исследование: один плохой сотрудник может испортить всю команду
Мне просто повезло: как распознать у себя синдром самозванца и не сломать при этом карьеру
Экстраверты — лучшие руководители: разбираемся, так ли это