Как выбрать кассовую программу для своего бизнеса

Если вы собираетесь заняться торговлей, то кассовый аппарат вам точно потребуется. А чтобы все работало в системе, к нему будет не лишней кассовая программа. Расскажем, как ее выбрать и зачем она нужна бизнесу.

Зачем нужна кассовая программа

Процесс покупки и продажи должен проходить через специальное программное обеспечение. Касса помогает продавцу рассчитывать стоимость покупки, принимать оплату и передавать данные в хранилище.

Все это основные функции, но есть и дополнительные, которые помогают бизнесу расти.

Защищает от воровства

В программу внесены цены, которые нельзя менять вручную, — это помогает исключить недостачу, а также проследить, чтобы персонал не пробивал себе лишние товары со скидкой.

Увеличивает лояльность покупателей

Кассовая программа позволяет назначать скидки для отдельных продуктов, предлагать бонусы постоянным клиентам. Покупатель видит сумму товаров, которые пробивает кассир, что выгодно отличает магазин от рынка, где приходится считать покупки в уме и надеяться, что тебя не обманут. При этом кассир работает быстрее и не заставляет людей ждать в огромных очередях.

Формирует отчеты о продажах

Кассовые программы умеют собирать данные: сколько товаров ушло, а сколько осталось. В дальнейшем можно посмотреть отчеты за выбранный срок, средний чек, прибыль бизнеса и маржу. Это позволит анализировать продажи и менять финансовую стратегию.

Обеспечивает работу периферийных устройств

К кассе или компьютеру с программой можно подключить сканер, денежный ящик, терминал для приема банковских карт и весы. Помимо всего прочего, она обеспечивает связь с онлайн-кассой. Это необходимо, чтобы отправлять данные в ОФД, ФНС и «Честный знак».

Кассы для магазина: что должно быть

Прежде всего следует смотреть на масштаб своего предприятия, ведь одни программы могут обслуживать 10 касс, а другие 500.

Есть общие функции, которые будут полезны магазинам с продажей:
— маркировка товаров;
— программа лояльности для покупателей;
— товароучетный модуль;
— формирование цен с учетом скидок и акций;
— проведение инвентаризации;
— печать накладных, счетов, этикеток и ценников.

Кассы для кафе и ресторанов

Большому заведению нужны специализированные кассы, чтобы была видна работа всего ресторана: резерв столов, очередь заказов, статус блюда на кухне и остатки на складе. Так официанты могут разбить чек между гостями и посмотреть, сколько заработали за смену.

В небольшую кофейню будет достаточно поставить POS-терминал с сенсорным экраном. К нему можно будет подключить дополнительное оборудование. Терминал компактный, что очень важно для общественных заведений. Клиент обращает внимание на эстетический вид, а такая техника хорошо вписывается в интерьер.

Очень важно, чтобы касса была быстрой для обслуживания посетителей без задержки. Это будет плюсом в часы пиковой загрузки. Для ускорения работы персонала в систему GBS.Market ввели специальный режим работы кафе и ресторанов. Можно вводить названия блюд, добавлять к ним картинки, печатать список заказов и отсылать его на кухню, в холодный цех или шашлычную зону.

Узнать, может ли касса взаимодействовать с внешними устройствами

При выборе ПО нужно определить для себя, на каких устройствах будет работать кассовый софт. Чаще всего хватает стандартного ПК на системе Windows, варианты для планшета и телефона более затратны и не слишком эффективны. Все равно основные операции с кассой выполняет кассир за стойкой или покупатель у самообслуживающего аппарата.

В общем софт можно разделить на облачный и настольный. Второй выгоднее, так как его можно установить локально на ПК пользователя и, тогда программа будет работать даже без интернета. В любой момент можно открыть данные и их резервные копии, а их утечка в таком случае будет сведена к минимуму.

Кроме того, нужно заранее узнать, совместимо ли ПО с периферийными устройствами, которые будут в магазине: с прикассовыми весами, сканерами и терминалами. Для примера, программа GBS.Market поддерживает весь парк подобного оборудования и обеспечивает связь с онлайн-кассами. В списке есть АТОЛ, Вики Принт, Штрих-М и другие производители. Полный список и совместимые модели можно увидеть здесь.

Искать софт под свои задачи

Кассовое оборудование напрямую зависит от типа бизнеса. Продуктовым магазинам нужно рассчитывать стоимость весовых товаров. Ресторанам и кафе понадобится функция «горячих клавиш», чтобы можно было быстро пробить нужное блюдо. Для шоурумов и магазинов одежды в приоритете сортировка по размерной сетке.

Исходя из этого есть две группы софта: система для специфической группы и общая с разными тарифными планами. Разница в том, что в первом случае разработчик создает кассу под конкретную нишу, например, под курьеров. Ее нельзя будет перестроить или расширить, а нужно будет заказывать новую. Но если система будет выстроена для разных сегментов, внутри нее можно будет легко переключаться между функциями.

К примеру, в программе GBS.Market можно работать на кассе, вести складской учет и управлять сотрудниками. Небольшой бизнес получает функционал, который помогает без проблем работать здесь и сейчас: можно забить товар в базу, проверить его наличие, оформить покупку в долг и рассчитать стоимость со скидкой.