Как сделать управление автопарком предприятия проще: 5 решений от компании «ППР»

Управление автопарком компании — непростая задача. Руководителю нужно выстраивать логистические маршруты к подходящим АЗС, регулярно выдавать водителям деньги на топливо и контролировать расходы. А ещё — заботиться об отчётных документах для бухгалтерии.

Сегодня Hussle разбирается в сложностях, с которыми ежедневно сталкиваются руководители автопарков, и знакомится с услугами, позволяющими сделать управление автопарком проще и прозрачнее на примере сервисов компании «ППР» («Передовые платежные решения»).

1. Единый счёт для оплаты расходов компании

Клиентам «ППР» не нужно выдавать водителям наличные и постоянно отслеживать, куда расходуются деньги. Вместо этого клиент пополняет свой счёт в системе «ППР», а уже с него может оплачивать расходы напрямую или переводить деньги на топливные карты сотрудников. Таким образом можно рассчитаться за:

• топливо, шиномонтаж и мойки (эти расходы водитель оплачивает топливной картой — она работает как привычная банковская: происходит расчет, и руководитель автопарка видит все транзакции);
• парковки (когда водитель оставляет машину на парковке, он просто отмечает это в мобильном приложении «Паркоматика» — оплата списывается с единого счёта, а руководитель может просмотреть все расходы в режиме онлайн и скачать отчётные документы в личном кабинете);
• командировки (благодаря сервису можно оплатить билеты и гостиницу — это можно сделать онлайн всего за несколько минут, а после получить отчётные документы для бухгалтерии).

2. Личный кабинет и приложение для управления расходами водителей

В личном кабинете и мобильном приложении «Мой “ППР”» руководитель может в режиме реального времени контролировать расходы водителей. Программа дает возможность:

• просматривать историю транзакций: в истории покупок доступна подробная информация — что, когда и на какую сумму приобрел водитель;
• устанавливать лимиты на расходы: можно разрешить водителю заливать не больше определённого количества литров или только конкретные виды бензина (благодаря этой функции вам не придётся сверять по чекам, какое топливо и на какую сумму было куплено), а если установленный лимит будет превышен — транзакция по карте просто не пройдёт;
• задавать рабочее время карты: для этого в личном кабинете указывается, когда водителю разрешено оплачивать топливо картой (например, только в будни), — эта функция заблокирует возможность заправиться за счет компании в личных целях;
• настраивать предупреждения о подозрительных операциях: если водитель заправится дорогим топливом или проведёт много транзакций подряд, руководитель сразу получит уведомление — это позволит вовремя узнать о недобросовестности сотрудника и исключить мошенничество с топливом в дальнейшем.

3. Электронный документооборот для закрывающих документов

На все расходы, которые клиенты оплачивают с единого счёта «ППР», компания присылает закрывающие документы. При этом расходы на топливо, парковки, шиномонтаж и мойки можно подтвердить в налоговой и оформить возврат НДС 20 %.

«ППР» работает через электронный документооборот. Благодаря этому можно не собирать закрывающие документы в бумажном виде и не отправлять их в налоговую заказным письмом. Клиенты получают электронные версии с такой же юридической силой, как и у бумажных. Их можно просто переслать контролирующим органам на электронную почту.

4. Чат-бот — помощник для водителей

Когда водители рассчитываются топливными картами, они периодически сталкиваются с типичными проблемами. Они могут забыть, какие лимиты выставил им руководитель, или не знать, смогут ли оплатить следующую заправку. Иногда сотрудники не помнят ПИН-код карты, теряют её или хотят заблокировать.

Чтобы не отвлекаться на решение таких вопросов, руководители автопарков и водители могут пользоваться виртуальным помощником — чат-ботом. Он работает в Telegram, WhatsApp и Viber. С его поддержкой можно за пару секунд узнать о величине лимитов, найти ближайшую АЗС, выстроив маршрут до неё, и получить ответы на часто задаваемые вопросы по карте. 

Руководителю достаточно один раз рассказать сотрудникам, как пользоваться чат-ботом, и те смогут самостоятельно решать все подобные вопросы.

5. PPR Pay для оплаты топлива без карты

У мобильного приложения «Мой “ППР”» есть две версии: для руководителей и для водителей. В последней реализована функция бесконтактной оплаты — PPR Pay. Водитель в пару кликов генерирует штрихкод и рассчитывается на заправке смартфоном даже без топливной карты на руках.

Это удобно и для начальства, ведь необходимости выдавать сотрудникам карты на руки просто нет. При этом вся отчётность по транзакциям через PPR Pay также приходит в личный кабинет. Неважно, как было оплачено топливо: картой или смартфоном, — руководитель в любом случае получит полную информацию об этом платеже.