5 причин, по которым ваша команда нарушает дедлайн

Когда компания срывает сроки сдачи проекта, в этом легко обвинить сотрудников. Однако если вы как руководитель сталкиваетесь с этой проблемой регулярно, то, возможно, вам не удается структурировать задачу и ставить перед персоналом достижимые цели. Проблема многих компаний заключается в том, что они не предоставляют подчиненным благоприятную и организованную для работы среду. Как отмечает стратег по контент-маркетингу Логан Деррик, в коллективе всегда найдутся люди, срывающие дедлайны, даже если большинство сотрудников способны соблюдать сроки. Аналитик указывает причины данной тенденции.

Абстрактные сроки

«Даже когда ваша команда находится в полной боеготовности, сотрудники все равно могут не уложиться в сроки, если не имеют о них ни малейшего представления», — подчеркивает Деррик. Для решения подобной проблемы стратег рекомендует воспользоваться онлайн-сервисами, помогающими в распределении задач и отслеживании потраченного времени, — например, Toggl или «‎Мегаплан». Благодаря им сотрудники будут получать постоянные напоминания о приближающемся дедлайне, что позволит им придерживаться оптимального темпа.

Также эти сервисы помогают разбить масштабный проект на множество небольших задач, определить сроки для каждой и поэтапно контролировать их выполнение. Ваши подчиненные смогут следить за тем, насколько эффективно работают коллеги, и в случае необходимости приходить на помощь. Деррик рекомендует сделать весь бизнес-процесс максимально прозрачным — это необходимо для того, чтобы сотрудники видели, как выполняется работа и насколько они приблизились к конечной цели.

Безответственность

Срыв сроков обычно чреват для рабочей группы санкционными мерами со стороны начальства. Однако если руководитель никак не реагирует на инцидент, то подчиненные могут впоследствии стать безответственными. «Некоторые люди никогда не станут работать лучше, если не будут знать о последствиях своих ошибок», — отмечает Деррик.

Многие управленцы рассчитывают, что члены коллектива по умолчанию понимают важность своевременного выполнения своей работы — из опасения потерять должность или желания добиться повышения. Однако зачастую командные проекты терпят крах, поскольку сотрудники отказываются нести ответственность за свои поступки. «Ответственность играет ключевую роль, когда вы действуете сообща, — подчеркивает Деррик. — Если сотрудники не могут положиться на одного из своих коллег либо вынуждены часто выполнять работу за него, они могут чувствовать себя ущемленными и перестанут прикладывать усилия».

При этом ответственность за проект должна быть не коллективной, а личной. По этой причине руководителю необходимо для каждого подчиненного очертить круг его обязанностей. В этом случае каждый отдельный сотрудник не будет рассчитывать на то, что его работу выполнит кто-то другой. Более того, перед стартом проекта персонал должен узнать о последствиях, которые ожидают коллектив в случае срыва сроков. Вот что по этому поводу говорит Деррик: «Поделитесь этой информацией заранее, чтобы ваше наказание не стало для подчиненных неприятным сюрпризом и они не почувствовали себя обманутыми. Расскажите о своих ожиданиях, установите четкие сроки и следите за их выполнением». Также сотрудники должны знать, что в случае необходимости вы готовы прийти на помощь и, более того, наградить тех, кто идет с опережением графика либо берет на себя дополнительную работу.

Дезорганизация

На срывы сроков в значительной степени влияет дезорганизация, из-за которой сотрудники не могут отследить, какие проекты завершены, а какие предстоит выполнить, кто трудится над той или иной задачей, какие цели выпали из поля зрения. Для структурирования рабочего процесса Деррик также рекомендует пользоваться цифровыми сервисами для бизнеса. С их помощью можно составить обновляемый в режиме онлайн график, демонстрирующий, на каком этапе находится каждый сотрудник. Члены команды смогут наблюдать, насколько быстро продвигается работа и в каком месте единой цепочки возникают затруднения.

Кроме того, благодаря цифровым сервисам руководитель получит возможность вносить корректировки в процесс, расставлять приоритеты, формировать бюджет и получать оперативный отчет по каждой задаче. Аналогичные Toggl или «‎Мегаплан» программы избавляют от лишней бюрократической работы и позволяют держать под контролем все этапы проекта.

Низкая производительность

«Ваша команда будет работать как слаженный механизм, если каждый сотрудник внесет вклад в достижение общей цели. Если хотя бы один подчиненный позволит себе расслабиться, это сразу же отразится на моральном духе коллектива и приведет к снижению производительности», — считает Деррик. Чтобы этого не произошло, стратег рекомендует разъяснять каждому специалисту, в чем заключается его ценность. Если члены коллектива знают, по какой причине важна их работа для общего проекта, они с большей вероятностью выполнят свое дело в срок.

Если кто-либо из сотрудников плохо справляется со своими обязанностями, то в этой ситуации Деррик не рекомендует поступать сгоряча: «Постарайтесь понять, насколько хорошо вы подготовили команду и все ли подчиненные осознают значимость своей работы». Если вы не видите очевидных причин, влияющих на производительность, то пообщайтесь с сотрудниками. Возможно, кто-то из них чрезмерно загружен либо обременен личными проблемами. Кроме того, некоторые люди элементарно не хотят попросить о помощи — они предпочтут не выполнить работу вовсе, чем признаться в своей некомпетентности.

«Бывает такое, что приемлемый для вас объем работы вашим сотрудникам может показаться невыполнимым. Если человеку трудно справиться с поставленной задачей, поделитесь с ним своим опытом и предоставьте ему те инструменты, которые позволят добиться результата. Многие работники терпят неудачу, поскольку у них нет необходимых навыков», — подчеркивает Деррик. Эксперт рекомендует поддерживать нацеленных на успех подчиненных, давать им конструктивную обратную связь и делиться с ними знаниями, которыми они смогут воспользоваться в своей работе.

Нереалистичные сроки

Вы можете работать с лучшей в мире командой, однако все усилия будут напрасны, если вы поставите перед ней невыполнимые сроки. Зная о них, сотрудники могут даже не пытаться приступать к проекту, потому что будут чувствовать себя обреченными. По этой причине Деррик советует рационально подходить к постановке задачи и не уповать на свой оптимизм: «Если команда сталкивается с чем-то изначально недостижимым, она может разочароваться и потерять интерес к работе. При реализации следующего проекта подчиненные будут скептически относиться к дедлайнам, исходя из предыдущего опыта».

Чтобы сохранить боевой настрой коллектива, нужно составить план действий, исходя из возможностей сотрудников. Для этого честно ответьте на вопрос, сколько времени понадобится на каждый этап. Лучше потратить на проект чуть больше времени, чем заставлять своих подчиненных постоянно нервничать.

По мнению Деррика, приведенные выше проблемы характерны для многих компаний, однако активный и ответственный руководитель сможет с ними справиться. «Перед началом проекта убедитесь в том, что поставленные сроки являются реалистичными. После этого расскажите подчиненным о своих ожиданиях и по мере необходимости помогайте им. Если сотрудник не справляется с обязанностями, напомните ему о последствиях плохой работы», — отмечает стратег.

Ваш сотрудник слишком часто лажает? Возможно, проблема в вас самих