5 частых ошибок при организации корпоратива и как их избежать

Современные ивент-мероприятия — это уже не вечера в ресторанах или клубах. Сейчас можно устроить целое корпоративное событие, которое надолго запомнится его участникам. Но все это легко испортить, если допустить ошибки в организации. Как их избежать, рассказываем вместе с Bubin Events.

1. Формат мероприятия не соответствует его задачам

Каждый корпоратив преследует свои цели, согласно которым и выстраивается тематика встречи. Эти пункты не могут друг другу противоречить. Например, если вы запланировали провести развлекательно-обучающее мероприятие, то формат расслабленного корпоратива перечеркнет все планы.

В то же время новогодний корпоратив, который предполагает веселье, танцы и свободное общение, станет унылым, если провести его в официально-деловом формате.

Важно, чтобы вечер проходил в едином запланированном направлении. Когда сотрудники точно знают тематику мероприятия и дресс-код, они меньше тревожатся из-за неопределенности и чувствуют себя более расслабленно.

Поэтому стоит заранее подготовить сценарий, который будет задавать тон корпоративу. При этом не стоит бояться отступать от него. Всегда можно внести коррективы, если того требует ситуация.

2. Не учитываются особенности и пожелания коллектива

Корпоратив организуется в первую очередь для сотрудников, поэтому важно к ним прислушиваться. Если руководитель знает, что объединяет коллег, то проблем с организацией праздника возникнуть не должно.

Нелишним будет поинтересоваться у сотрудников, чего они ожидают от корпоратива. Это можно выяснить на совместном собрании или запустить анонимный онлайн-опросник. Предложите несколько вариантов формата корпоратива — скажем, отдых на природе, ивент в стиле «Гэтсби» или деловую игру.

Немаловажно учитывать возраст и статус сотрудников. Вряд ли семейные работники с маленькими детьми согласятся отправиться в уикенд на веревочный курс. А молодой неформальный коллектив, скорее всего, будет чувствовать себя неловко на официальном вечере в ресторане.

Чтобы мероприятие не слилось с чередой остальных праздников, стоит подумать над его отличительными особенностями. Может, в вашей компании сложилась определенная традиция или вы хотите дать ей жизнь именно на корпоративе.

3. Выбирается неправильная площадка

В первую очередь стоит учитывать количество гостей, чтобы им не было тесно или, наоборот, слишком просторно. Хорошо, если в зале будет место для welcome-зоны, свободного общения коллег и танцев. Также здорово иметь возможность выходить на улицу. При этом важно понимать, что какой-то процент приглашенных, скорее всего, не придет, а часть площадки останется пустующей.

Еще один значимый критерий при выборе места — его расположение. Сотрудникам должно быть удобно добираться. Например, если корпоратив планируется после работы, стоит найти площадку недалеко от офиса или хотя бы близко к транспорту.

Хорошее место — это средоточие вкусной кухни, отличного сервиса, приветливого персонала. Стоит обратить внимание на зону парковки, если вы, например, собираетесь в нерабочий день.

Не менее важен интерьер. Тот же ивент по фильму «Гэтсби» будет странно смотреться в зале, оформленном в стиле лофт. И, наоборот, шикарно обставленный интерьер может смутить небольшой коллектив сотрудников, которые собирались просто пообщаться и отдохнуть.

4. Задачи корпоратива смещаются на сугубо рабочие

Сплочение коллектива и мотивирование сотрудников — прекрасная задача, с которой хорошо справляется тимбилдинг. Корпоративное мероприятие действительно может помочь выстроить между коллегами более тесные связи и повлиять на качество работы. Но в этом случае легко выйти за границы и превратить корпоратив в совещание.

Ивент-мероприятие должно позволить сотрудникам повеселиться и отвлечься от трудовых задач. Во время его проведения можно решать рабочие вопросы, но в интересной и ненавязчивой форме. Например, с помощью деловой игры и раздачи призов за правильные ответы.

Важно после интеллектуальной деятельности организовать что-нибудь простое и развлекательное, чтобы сотрудники не только продуктивно потрудились, но и не менее хорошо отдохнули.

Организацию неординарного тимбилдинга, который запомнится коллективу и положительно скажется на бизнесе, можно доверить профессиональным агентствам, например, Bubin Events. Компания предлагает такие варианты, как тренинги, конференции, мастер-классы и не только.

Посмотреть последние мероприятия

5. Организацией занимается один человек

Организация корпоратива — это хлопотное занятие, даже если мероприятие планируется в небольшом коллективе. Необходимо продумать концепцию, формат, развлечения, программу. Также решить организационные и финансовые вопросы. Со всем этим сложно справиться одному.

Зачастую ответственность ложится на плечи hr-специалиста или же самого руководителя. Проблема в том, что сотруднику приходится тратить время не на свои основные задачи. В итоге это может привести к срыву дедлайнов или ухудшить качество работы.

Кроме того, организация мероприятий — это узкое направление, которому целенаправленно обучаются. Непрофессионалу в этом деле, скорее всего, будет сложно. Возможно, правильнее и проще доверить все специализированному ивент-агентству, например, Bubin Events.