Как управлять рабочей перепиской
Большинство людей, которые работают в найме или управляют бизнесом, согласится с тем, что переписка с коллегами, клиентами, руководителями, подрядчиками может отнимать массу времени и мешать выполнению других задач. Илон Маск в свое время сказал, что содержательное письмо может быть более эффективным, нежели многочасовое собрание.
Но как не свести переписку к рабочему флуду и оставаться в курсе событий, не тратя много времени на общение с коллегами в мессенджерах? Поговорим об этом в нашей статье.
Пожиратели нашего времени
В мае 2023 года Microsoft опубликовал отчет по результатам опроса на тему ИИ, в ходе которого удалось выяснить, что в приложениях Microsoft 365 у сотрудников 57% времени расходуется на собрания и общение по электронной почте и в чатах. При этом 68% респондентов заявляют о недостатке часов на выполнение текущих дел в течение дня.
Если раньше связаться с коллегой из другого подразделения, с клиентом или поставщиком можно было только по телефону, сегодня появилось куда больше способов. Безусловно, они позволяют ускорить и упростить процесс коммуникации. Но есть и обратная сторона. Довольно сложно сохранять продуктивность, если уведомления в мессенджерах или почте весь день привлекают к себе внимание. Поэтому крайне важно научиться правильно управлять перепиской.
Обычно в ходе рабочего процесса большинство людей использует два вида «электронной корреспонденции».
- Внутренняя — с коллегами, руководителями, другими подразделениями и филиалами компании: такая коммуникация может быть как официальной, так и неформальной.
- Внешняя — с организациями и людьми, которые связаны с деятельностью вашей фирмы: потенциальные и реальные клиенты, контрагенты, банки.
Каждый день специалисту может поступать огромный поток разнообразной информации. Поэтому давайте поговорим о том, как проверять ее таким образом, чтобы не отвлекаться, но в то же время оставаться в курсе всех важных событий.
Организуйте процесс
Обычно на эффективное управление рабочей перепиской влияют два фактора.
- Способ организации времени, которое вы тратите на коммуникацию, и самого процесса.
- Подход к сортировке и хранению входящих и исходящих сообщений.
Начнем разбираться с первым пунктом: если вам не хватает навыков, их можно сформировать. Однако иногда соблазн постоянно реагировать на входящие может говорить о том, что вы прокрастинируете. И важно понять, почему это происходит. Кстати, у нас была публикация на тему прокрастинации, где мы рассказывали о ее причинах и способах с ней справиться.
Что поможет не отвлекаться на уведомления?
1. Выделите фиксированные слоты для проверки рабочей почты и чатов: например, с утра, после обеда или ближе к окончанию дня. С последним пунктом будьте аккуратны: старайтесь оставить время на решение вопросов, о которых будет идти речь в сообщениях. Если у кого-то появится к вам срочный вопрос, они могут позвонить: кстати, об этом вы сразу можете предупредить коллег или клиентов.
2. Разделяйте мессенджеры: когда в каком-то конкретном проекте требуется ваше немедленное включение, ведите чат там, где нет прочих рабочих переписок. При использовании корпоративного мессенджера отключите уведомления других диалогов. Кстати, для важной информации можно использовать хэштег, чтобы ее было проще находить: например, #срочно.
3. Старайтесь не пользоваться в рабочей переписке голосовыми сообщениями и попросите коллег делать то же самое: зачастую текстовый формат содержит больше информации по существу, в отличие от аудио. Тем более его можно быстро просмотреть. Кстати, многих людей «голосовые» раздражают: по данным опроса «Работа.ру» за июль 2022 года, их не любят 43% респондентов, а еще 45% не имеют ничего против, но только когда предупреждены заранее.
4. Если сообщений действительно много, можно пересмотреть процесс организации коммуникаций в компании: возможно, вместо общения в переписке эффективнее будет обсуждать ключевые вопросы на общих собраниях.
5. Большой соблазн прочитать рабочие чаты есть в выходные дни или после окончания рабочего. Делать этого, конечно же, не стоит. Если тянется рука, можно вернуться к первому пункту и напомнить себе: в случае очень срочного вопроса вам всегда могут позвонить.
Сортируйте «входящие»
Когда процесс приема сообщений структурирован и организован эффективно, можно заняться выбором подходящего способа обращения с поступающей информацией. Это также ускорит процесс дальнейшей работы и коммуникации.
- Используйте возможности сортировки, которые предлагает рабочая почта: какие-то сервисы сами распределяют письма по категориям: важные, рекламные, спам. Но также они, как правило, позволяют создавать свои разделы.
- Уделяйте внимание хранению информации на компьютере: не помещайте всё подряд на рабочий стол или в одну папку. Лучше разделить входящие и исходящие сообщения на категории: клиенты, коллеги, подрядчики. Каждую из них внутри также можно организовать по какому-то принципу. Скажем, по типу документов: договоры, презентации, акты оказанных услуг. При этом старайтесь размещать информацию с привязкой к проекту или человеку, к которому она относится.
- Называйте файлы по одному и тому же принципу: в противном случае выше риск запутаться при поиске информации.
Холодные звонки: насколько они эффективны в эпоху соцсетей и стоит ли от них отказываться.
От электронной почты до групповых чатов с задачами: как изменился подход к общению с клиентами.
Время не деньги: почему производительность труда нельзя измерять в часах.
