Как система бронирования рабочих мест помогает наладить процессы в команде

Чем больше компания, тем сложнее выстраивать здоровую коммуникацию и бизнес-процессы. Проблему решают по-разному: одни вводят бесконечные созвоны и стратегические сессии, а другие применяют современные технологии. Команда Simple Office рассказала, как приложение для бронирования рабочих мест помогает сотрудникам и бизнесу общаться и эффективно выполнять рабочие задачи.

Что такое Simple Office

Это система бронирования рабочих мест, которую разработала компания ЛИИС. Она реализует комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов, создает инженерные системы и мобильные приложения.

Компания делает пространства умными и комфортными. Создатели протестировали приложение на фокус-группах, чтобы сделать UX-friendly интерфейс, понятный пользователю, поэтому Simple Office простой и легкий в использовании.

Преимущества приложения:

• упрощает процессы коммуникации;
• дает возможность выбирать удобный формат работы;
• отображает занятость помещений;
• формирует отчеты посещаемости.

Приложение доступно в двух вариантах — облачный сервис SAAS и персональная коробочная версия ON-PREMISE. В первом случае достаточно скачать и зарегистрироваться в сервисе. Во втором варианте система устанавливается на корпоративный сервер компании. Также есть возможность протестировать приложение бесплатно в течение 30 дней.

Систему бронирования рабочих мест Simple Office оценили на выставке Business & Design Dialogue, которая проходила в 2021 году в Санкт-Петербурге. Жюри отбирало актуальные и необычные решения среди различных разработок. Simple Office получил премию Next Products SPb 2021.

Разработчики представят свой продукт в качестве авторского видения офиса будущего на московской выставке Business & Design Dialogue, которая состоится 26 мая 2022 года.

Делает коммуникацию между коллегами эффективной

Simple Office помогает сотрудникам выбрать, где и с кем они хотят работать, а предпринимателю — управлять офисами и налаживать внутренние процессы в компании.

В приложении человек получает необходимую информацию о коллегах, что помогает эффективнее общаться. Например, он может подписаться на их профили и отслеживать статус; узнавать, когда конкретный специалист будет в офисе, за каким местом, есть ли у него текущие задачи. Сотрудникам на удаленке система поможет быстрее найти нужного человека и заранее представить, как он выглядит.

Можно также подписаться на уведомления о посещениях коллег, чтобы подобрать нужный день для встречи. Особенно когда сотрудники совмещают удаленный и офисный формат работы и не всегда бывают на месте. Также это возможность быстро найти нужного коллегу, если компания занимает несколько этажей или целое здание.

Для командной работы специалисты могут забронировать места рядом друг с другом. К примеру, если срочно нужно сделать продающий сайт. Чтобы ускорить работу и этапы согласования, разработчика, верстальщика, дизайнера и копирайтера можно посадить в отдельную рабочую зону.

Забронировать место можно через приложение на смартфоне, ноутбуке или ПК. В нем отображается, какие места свободны на данный момент. Пользователь может использовать фильтры выбора: «техническая оснащенность», «рядом с переговорной комнатой» и другие. Система сама предложит подходящие варианты.

Когда человек приходит в офис, он подтверждает бронь в приложении и тем самым отмечается. При опоздании более чем на 15 минут резерв аннулируется — место снова становится доступным другим сотрудникам.

Польза приложения для предпринимателя — экономия расходов на содержание офиса. В системе легко отслеживать эффективность использования мест. Если офисное пространство заполняется только частично, компания может выбрать офис поменьше или сдать это пространство в аренду. Вряд ли это возможно в «классическом» офисе.

Позволяет использовать разные форматы работы

С введением локдауна удаленка позволила сотрудникам выполнять работу вне стен офиса. И сейчас эта тенденция сохранилась: специалисты часто выходят на удаленный или гибридный форматы.

Такой подход позволяет соблюдать work-life balance и не быть ограниченным лишь рабочим местом в офисе. Например, сотрудник видит: нужные места заняты, и понимает, что может поработать из дома, сохранить время и деньги, которые могли быть потрачены на дорогу до офиса.

Получается, что система бронирования рабочих мест помогает предпринимателю выстроить пространство так, чтобы поддерживать разнообразные форматы работы для своих сотрудников.

Показывает занятость переговорных комнат

Если планируется масштабное совещание, сотрудники могут забронировать и конференц-зал, и переговорку в свободное время с планшета или смартфона. При этом компании, которые пользуются Outlook, могут интегрироваться с Exchange. В таком случае бронирования будут отображаться во всех системах — и в Outlook, и в Simple Office.

В приложении легко отслеживать сотрудников: система формирует отчеты посещаемости. Предприниматель может посмотреть бронирование всех специалистов и отдельных групп пользователей.

Помогает удобно распределить время

Через приложение легко определить, когда лучше отправиться в столовую, фитнес-зал или переговорную, — в режиме реального времени можно увидеть свободные места.

Кроме того, директор может добавить в приложение даже оборудование, например, компьютеры, телефоны, принтеры, кофемашины и другие устройства. Сотрудникам не придется переписываться в мессенджерах, чтобы договориться о совместной работе на 3D-принтере или сделать перерыв на кофе-брейк.