В каждой организации есть работники, которые напрямую общаются с клиентами, — продавцы, менеджеры, операторы службы поддержки, специалисты и т. д. А еще существую те, чей труд не столь заметен, но от него зависит целый ряд процессов в организации, и порой собственники организуют для их комфорта и работы отдельное пространство — бэк-офис. Сегодня решили поговорить о том, как понять, нужен ли он вашему бизнесу и как его при необходимости организовать.
Что такое бэк-офис и для чего он может понадобиться
Представьте, что вы владелец магазина, который занимается продажей одежды, — у вас есть торговый зал, где размещаются изделия, находятся продавцы-консультанты, можно примерить каждую вещь, выпить кофе и провести приятно время за шопингом. Здесь работают сотрудники, которые общаются с клиентами каждый день.
А еще вам регулярно нужно вести налоговую отчетность, работать с базой покупателей, делать рассылки, готовить контент для социальных сетей и публиковать его, следить за сайтом и обработкой онлайн-заказов — для решения данных задач существуют отделы бухгалтерии, маркетинга и SMM, IT-решений и так далее. Нужно ли, чтобы все эти сотрудники находились там же, где продавцы-консультанты, в торговом зале? Маловероятно.
Поэтому куда логичнее предложить данным специалистам трудиться на отдельной территории — их обычно называют бэк-офисами, потому что там работают те сотрудники, чей вклад в общий результат достаточно весомый, однако они не общаются с клиентами напрямую.
Почему компании может потребоваться офис подобного формата?
- Экономия средств — не обязательно делать такой же ремонт и искать помещение в центре, можно подобрать вариант в другом районе или даже городе, а это значит, что размер вложений в помещение и арендную плату можно будет значительно сократить. Какие-то организации вообще переводят сотрудников бэк-офиса на удаленный формат и экономят в том числе на оборудовании и аренде. Подходящее решение каждая фирма ищет для себя сама.
- Возможность привлечь профессионалов из других регионов, где ниже уровень заработной платы, — это также сокращает расходы компании и дает большую вариативность с точки зрения формирования кадрового резерва.
- Проще создать привлекательный и стильный фронт-офис, где сотрудники будут работать напрямую с клиентами, — его можно сделать в центре города, так как для этого не понадобится столь большое помещение.
Чаще всего в бэк-офисе размещают юристов, бухгалтеров, экономистов, IT-специалистов, отдел по работе с персоналом, техподдержку, службу маркетинга, складские помещения и т. д. Как правило, их организуют компании, которые работают в сфере торговли, производства, цифровых технологий, финансовые и страховые организации.
Как открыть бэк-офис для вашего бизнеса
Шаг первый — определите, для какой цели вам необходимо подобное помещение. Выводить сотрудников на удаленку или в отдельную локацию имеет смысл в том случае, когда эти люди не нужны на непосредственном месте реализации товара и их деятельность не требует привязки к конкретному месту.
Шаг второй — решите, в каком формате будет ваш бэк-офис. Возможно, более целесообразно открыть его в другом городе, например если у вас большая компания с широкой сетью торговых площадок и в ней трудится множество сотрудников. Или вы решите вывести их на «удаленку» — тогда можно нанимать специалистов из разных городов страны, планируя бюджет и подбирая персонал, отталкиваясь от необходимых компетенций. Некоторые компании открывают бэк-офис в основном здании, просто выделяя под него отдельное помещение, — это тоже вариант. Отталкиваясь от подходящего решения, найдите нужную вам площадь и продумайте планировку и концепцию.
Шаг третий — подготовьте офис к работе, сделав его удобным и функциональным для сотрудников. Обеспечьте их качественным оборудованием, хорошим светом, зонами отдыха и общения, пространством для встреч с клиентами и проведения совещаний.
Шаг четвертый — позаботьтесь о том, чтобы все конфиденциальные сведения, касающиеся деятельности компании, находились в безопасности. Вашим подчиненным необходимо подписать соглашение о неразглашении, а программное обеспечение фирмы должно гарантировать сохранность данных.
Шаг пятый — автоматизируйте рабочие процессы: когда персонал работает в разных помещениях, особенно важно убедиться в том, что все сотрудники имеют доступ к необходимым файлам и им не приходится тратить массу времени на согласование и утверждение отдельных документов. Как правило, автоматизируют документооборот, устанавливая отдельные решения вроде 1C, «Битрикс24» и т. д., а также процессы коммуникации между работниками — с помощью приложений и сервисов для планирования задач, онлайн-встреч и совещаний, установки рабочих чатов и организации корпоративных мероприятий для всех членов команды в нерабочее время.
Простые инструменты, которые помогут автоматизировать бизнес-процессы
10 приложений для бизнеса, которые сделают вашу работу проще