Чек-лист бухгалтерского учета
Вне зависимости от того, занимаются ли предприниматели подготовкой бухгалтерской отчетности самостоятельно, используют для этого какие-то сервисы или нанимают профессионального специалиста, у многих компаний периодически возникает неразбериха с документацией. Например, из-за несвоевременного выполнения текущих задач не получается вовремя собрать необходимые данные для подачи в налоговую, что в свою очередь может привести к штрафам и другим взысканиям. Подготовили для вас чек-лист действий, которые необходимо совершать в сфере бухучета ежедневно и ежемесячно, чтобы не возникло проблем с отчетностью и вы могли контролировать работу подотчетных вам специалистов.
Для чего бизнесу бухгалтер
Когда специалисты в области работы с персоналом рассуждают о том, что благодаря ИИ некоторые профессии в скором времени исчезнут с рынка труда, в списке прочих упоминают и бухгалтера, потому что большинство процессов можно будет автоматизировать. Более того, уже сегодня существует ПО, которое позволяет формировать документы, проводить расчеты, синхронизировать данные, получать готовые файлы и даже отправлять их в нужные инстанции.
Однако несмотря на то, что сервисы могут существенно облегчить жизнь предпринимателя, помощь профессионала все равно необходима: как минимум чтобы проверить результаты работы, найти возможные ошибки (как правило, они встречаются довольно часто).
Кроме того, в сфере бухучета регулярно происходят изменения, которые специалисту приходится учитывать для того, чтобы качественно выполнять свою работу: обновляется законодательная база, требования со стороны различных инстанций, и важно быть в курсе всех новшеств. Помимо постоянного обучения, деятельность бухгалтера требует внимания к деталям и скрупулезного подхода к работе с документами, которую необходимо проводить на постоянной основе.
Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, специалисту необходимо придерживаться следующих правил:
- Не откладывать работу на последний момент, поскольку в процессе подготовки отчетности могут возникнуть непредвиденные трудности, которые намного проще устранить заранее.
- Устанавливать здоровые отношения со всеми сотрудниками, а не только с руководящим составом, потому что для выполнения своих обязанностей с ними придется коммуницировать на постоянной основе.
- Постоянно учиться и обновлять знания и навыки. Это позволит не только хорошо делать свою работу, но и подниматься по карьерной лестнице гораздо более стремительно.
Что делать бухгалтеру в компании на регулярной основе
Если верить экспертам в данной сфере, рекомендуется систематизировать работу, разделив задачи на несколько категорий: те, которые нужно выполнять ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно.
Что нужно делать каждый день
- Проверять транзакции — вместо ожидания выписки из банка имеет смысл посмотреть, какие операции проходили в течение дня, были ли в них допущены ошибки и т. д.
- Сверять чеки, расходы и объем денежных средств на счетах и в кассе, чтобы своевременно можно было обнаружить недостачу или излишки.
- Вносить данные о поступлении товара в систему в тот же день, когда они приходят, регулярно отслеживая запасы.
Что нужно делать еженедельно
- Выставлять счета и проверять оплаты по ним — это позволит обеспечить своевременное поступление денежных средств на счета компании, управлять дебиторской задолженностью и избежать кассового разрыва.
- «Подбивать» чеки, платежи, акты оказанных услуг, договоры и другую документацию, чтобы убедиться, что они систематизированы, помещены в нужное место и к ним без труда можно найти доступ при необходимости.
- Проверять табели учета рабочего времени сотрудников, особенно в крупных компаниях с большим штатом, — полученные данные позволят следить за начислением заработной платы, избежать ошибок в расчетах, обнаружить сверхурочные, недоработку и т. д.
Что нужно делать ежемесячно
- Планировать график оплаты счетов контрагентам и поставщикам, а также осуществлять ее — это позволит управлять бюджетом и распределять его с учетом обязательств, получая бонусы, предусмотренные за преждевременный расчет. Кроме того, так проще избежать просрочек или обнаружить, что какой-то счет на оплату давно ждет своего часа и денег в кассе нет.
- Мониторить бюджет компании и выявлять какие-либо отклонения — например то, что компания выходит за рамки установленных расходов. Такая работа позволит оптимизировать расходы в будущем.
- Проверять комплектность документов, выявлять недостающие и контролировать вопрос размещения бумаг на своих местах для быстрого доступа к ним.
Что нужно делать ежегодно
- На постоянной основе вести бухучет и готовить бухгалтерский баланс (содержит информацию о том, какие у компании активы, обязательства и капитал), отчет о финансовых результатах (точнее, доходах и расходах фирмы) и пояснения к ним, отчеты о движении денежных средств (данные о поступлениях и тратах организации), о целевом использовании средств и изменениях капитала. Сдавать документы необходимо не позже чем через три месяца после завершения отчетного периода.
- Подготовить аудиторское заключение, если организация обязана проводить аудит согласно статье 5, 307-ФЗ.
Кроме того, бухгалтер должен готовить и сдавать налоговую отчетность, но вот начисление и уплата платежей, а также сроки подачи документов зависят от налогового режима компании.
Почему малый бизнес не должен игнорировать построение финансовой модели
