Аутсорсинг — это отказ компании от самостоятельного выполнения ряда функций и передача их стороннему подрядчику. Его главный принцип заключается в том, чтобы оставить за организацией только то, что ее команда делает лучше других. Всем остальным могут заниматься приглашенные специалисты. По данным «Российской газеты», в нашей стране рынок аутсорсинга в среднем ежегодно растет на 20%. Это связано в том числе и с увеличением количества работников, занятых вне офиса: как отмечает HeadHunter, в начале 2019 года в РФ было зафиксировано 14% фрилансеров, а также 17% удаленных сотрудников в штате компаний, которые при этом могли брать сторонние заказы.
По мнению директора по продукту Workful Денниса О’Кифа, делегирование части функций и задач предоставляет большие возможности малому бизнесу. Главное — суметь понять, от чего компания готова отказаться и как выстроить эффективные отношения с подрядчиком.
Когда вашему бизнесу может понадобиться аутсорсинг
Небольшие организации в разное время и по разным причинам могут прибегнуть к помощи аутсорсинговой компании.
Вы не справляетесь с возросшей нагрузкой. Увеличение задач зачастую приводит к расширению компании, но на поиск специалистов требуется время. Чтобы его не терять, можно привлечь сторонних профессионалов, которые впоследствии способны войти в ваш штат.
Вам необходим сотрудник на короткий период. Для участия в краткосрочном проекте (например, проведение рекламной кампании или настройка новой системы торговых точек) есть смысл нанять компетентного работника на заранее оговоренный срок.
Ваша работа зависит от сезонности. Если ваш бизнес тесно связан с сезонностью (к примеру, улов рыбы или сбор овощей), то для выполнения этих задач можно нанять необходимое количество сотрудников. Благодаря этому работа не будет простаивать, а вы затем по обоюдному согласию расстанетесь с нанятым на время персоналом.
Вам не хватает знаний. Необязательно тратить время на освоение того, что выходит за рамки ваших привычных обязанностей. Если вы не разбираетесь в веб-дизайне или бухгалтерском учете — наймите соответствующего специалиста, а сами сосредоточьтесь на том, что умеете делать.
Вам не хватает времени. В сутках всего 24 часа, а это значит, что их нужно тратить максимально эффективно. Как и в предыдущем случае, передайте часть функций подрядчику и освободите время для поступательного и спокойного развития бизнеса.
Что чаще всего делегирует малый бизнес
Деннис О’Киф подчеркивает: «Не отдавайте на аутсорсинг основные сферы деятельности вашего бизнеса. Делегируйте то, в чем вы хуже разбираетесь и с чем могут справиться сторонние сотрудники». Вот что, по мнению эксперта, предприниматели могут переложить на плечи подрядчика.
Маркетинг. Руководителям на него зачастую не хватает времени. О’Киф советует нанять специалиста, который удаленно будет разрабатывать рекламные и маркетинговые стратегии, создавать интересный контент и работать над имиджем компании в социальных сетях.
Бухгалтерия. При составлении финансовых отчетов любая ошибка может дорого стоить предпринимателю. Чтобы избежать этого, лучше прибегнуть к помощи подрядчика, который грамотно подсчитает доходы и расходы и вовремя подаст документы в налоговую.
Планирование. Переговоры, собеседования, командировки, корпоративы — все события трудно встроить в рабочий график и держать в голове. Планированием вашего расписания может заняться удаленный сотрудник, который проследит, чтобы вы везде успели.
Информационные технологии. Чаще всего компании не нуждаются в ежедневном присутствии IT-специалиста. Он может установить программное обеспечение, подключить интернет, настроить работу офисной техники, а затем приходить по вызову в случае необходимости.
Логистика. Сотрудники логистических компаний возьмут на себя обязанности по своевременной и надежной доставке грузов в любую точку мира.
Преимущества аутсорсинга
Делегирование полномочий предоставляет ряд преимуществ малому бизнесу.
Экономия трудозатрат. Взять сотрудника на краткосрочный проект — означает освобождение от дополнительных налогов и расходов, которые повлек бы за собой найм в штат.
Фокусирование на главных целях. Фрилансеры могут разгрузить коллектив, который сосредоточится на более важных задачах.
Повышение эффективности. Если команде не хватает навыков для выполнения какого-либо проекта, бизнес может нести убытки в то время, пока персонал будет восполнять недостающие знания. Сотрудничество с подготовленным специалистом позволит сэкономить время и, возможно, финансовые средства. Более того, подрядчик может предложить решение, которое превзойдет ваши ожидания.
Привлечение талантливых специалистов. Малому бизнесу трудно конкурировать с корпорациями в сфере привлечения талантливых сотрудников. Задача усложняется, если в вашем городе или регионе не такой большой выбор кандидатов. Поиск фрилансера позволяет нанять профессионала из любой точки мира.
Недостатки аутсорсинга
Перед делегированием полномочий Деннис О’Киф советует познакомиться с недостатками аутсорсинга, с которыми может столкнуться любая компания. Их стоит принять во внимание прежде, чем заключать договора с подрядчиками.
Изменение оплаты. Краткосрочный контракт с фрилансером подразумевает регулярный пересмотр условий договора и оплаты. При заключении нового соглашения существует риск, что сотрудник повысит цену за свои услуги.
Несоблюдение сроков. С учетом того, что подрядчик, скорее всего, работает не только с вами, он может срывать дедлайны. Чтобы подстраховать себя, необходимо в договоре указать все возможные последствия (вплоть до штрафов и расторжения соглашения) несоблюдения сроков.
Утечка данных. Деннис О’Киф советует подумать над тем, готовы ли вы предоставить доступ к данным вашей компании стороннему человеку. Перед стартом проекта убедитесь в том, что защищены от взломов и утечки информации.
Неправильный выбор подрядчика. Найм фрилансера сопряжен с серьезным риском: с учетом сжатых сроков вы можете принять на работу сотрудника с низкой квалификацией. Это может повлечь за собой дополнительный контроль подрядчика и непредвиденные расходы, связанные с плохим выполнением обязанностей.
Снижение контроля. Сотрудник в штате постоянно находится под вашим присмотром. С подрядчиком складывается иная ситуация: вы оговариваете с ним основные этапы проекта и конечный результат, а рабочий процесс он выстраивает по собственному усмотрению.
Как приступить к аутсорсингу
По мнению О’Кифа, в бизнесе не стоит доводить ситуацию до критической, когда вам буквально завтра необходимы приглашенные специалисты. Перед наймом фрилансеров эксперт советует пройтись по следующим пунктам.
Определите свои потребности. Приглашение сотрудника уместно лишь после того, как вы очертите круг его обязанностей. Будь то один человек или организация, они должны четко понимать, чем будут заниматься, на каких условиях и в какие временные рамки.
Установите бюджет. Во время составления сметы узнайте, сколько другие компании платят подрядчикам за аналогичную работу. Благодаря этой информации вы сможете выйти на рынок с конкурентным и справедливым предложением.
Опишите свои ожидания. Перед стартом проекта необходимо пройтись по всем его пунктам, чтобы подрядчик смог соотнести ваши ожидания со своими возможностями. Например, если вы готовы потратить на редизайн сайта две недели и ни днем больше, дайте это понять специалисту во избежание возможных конфликтов.
Выберите подрядчика с хорошей репутацией. В этом вопросе важную роль играют рекомендации: пусть руководители других компаний посоветуют вам надежных исполнителей. Кроме того, работника можно найти среди своих бывших сотрудников, которые решили работать на себя. Что касается сайтов фрилансеров, то при подборе на таких ресурсах нужно быть осторожным: во-первых, стоит внимательно ознакомиться с портфолио кандидата; во-вторых — тщательно проверить отзывы о его работе, чтобы не попасть в ловушку мошенника.
Что нельзя делегировать своим подчиненным