Техники тайм-менеджмента, которые действительно работают
Многие бизнесмены живут в режиме многозадачности, так как в течение дня приходится держать в голове массу дел. И далеко не всегда получается решить их в запланированные сроки. Вот почему искусство управлять своим временем — навык, который пригодится большинству предпринимателей. Обсуждаем популярные техники тайм-менеджмента, способные помочь эффективнее планировать свой день и реализовывать намеченные планы вовремя.
Для чего нужен тайм-менеджмент
Предположим, вы хотите открыть свое дело и предполагаете, что благодаря этому сможете оставлять больше возможностей для общения с семьей, хобби. Однако порой бывает, что начинающий собственник бизнеса сталкивается с таким количеством задач, что временной ресурс быстро иссякает. И для остальных сфер жизни его просто не хватает. Даже те дела, которыми необходимо заниматься для развития проекта, не всегда удается успеть выполнить. Пытаясь справиться с огромным количеством рутины, предприниматель что-то не успевает, многое упускает и вовсе может столкнуться с выгоранием.
Проблема чаще всего связана с неумением планировать свой день правильно. И в таких случаях на помощь приходит как раз тайм-менеджмент.
Навык управлять своим временем является полезным, а в бизнесе — одним из наиболее важных. И вот почему:
- Получается распределять дела на приоритетные и менее важные. А как известно, согласно принципу Парето: 20% усилий дают 80% результата. Если научиться понимать, что относится к числу важных задач, а что можно делегировать или отложить, проще достигать желаемого.
- Удается сохранять баланс между бизнесом и личной жизнью. Часто предприниматели жертвуют спортом, отдыхом, общением с семьей в пользу работы. Однако благодаря тайм-менеджменту можно найти время для разных задач.
- Повышаются продуктивность и уровень мотивации. Мысли о том, что часть планов регулярно остается в списке невыполненных, могут угнетать. Тогда как перечень завершенных дел сильно поднимает энтузиазм и желание трудиться.
4 техники тайм-менеджмента, которые работают
- Матрица Эйзенхауэра. Считается, что ее придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, чья продуктивность была широко известна.
Согласно методике, все задачи следует распределить по определённым категориям. Необходимо нарисовать квадрат и разделить его еще на четыре. По верхней границе нужно отметить критерии «срочно» и «не срочно», по левой — «важно» и «неважно». Далее дела из списка задач будут распределяться по квадратам в категориях «важные и срочные», «важные и несрочные», «неважные срочные» и «неважные несрочные». Те, которые окажутся в первом квадрате, будут в приоритете. Во втором — можно поручить кому-то другому. Важные несрочные дела можно отложить на потом, а те, которые неважные и несрочные, не выполнять вообще. Такой подход помогает расставить приоритеты и заняться тем, что действительно имеет значение. - Техника Pomodoro. Одна из наиболее распространенных методик была придумана Франческо Чирилло. Согласно ей, на выполнение задачи необходимо выделить полчаса. 25 минут будут посвящены непосредственно ее выполнению, а 5 останутся на отдых.
- Техника временных блоков может пригодиться предпринимателям, привыкшим записывать в свой перечень дел большое количество задач, а потом обнаруживать, что часть из них переносится на следующий день.
Очень часто такая проблема возникает потому, что бизнесмен не учитывает, какое количество времени важно затратить на выполнение каждого занятия. Чтобы избежать ошибок, рекомендуется взять листок бумаги и обозначить каждый час рабочего дня, выделив под него пару строчек. Затем не просто выписать задачи, а разделить время на блоки, определив, сколько потребуется на то или иное дело. Например, интервал с 12.00 до 13.00 будет посвящен совещанию с сотрудниками. С 14.00 до 15.30 запланирован разговор с поставщиками и подписание договора о сотрудничестве. Необходимо реалистично оценить время на запланированное событие и учесть его при составлении графика дел. - Техника Fresh or Fried строится на идее о том, что в начале дня наш мозг еще «свежий». А затем постепенно становится «поджаренным». И выполнять запланированное становится сложнее. Поэтому, если у вас постоянно не получается справиться с задачами, возможно, дело в их неправильном распределении.
Согласно данной методике, составляя график, стоит на первое место ставить самые важные и трудные вопросы. А более простые переносить на вторую половину дня.
Если техники тайм-менеджмента не помогают, возможно, какая-то часть времени вами тратится непродуктивно из-за прокрастинации. Еще одной причиной, по которой не удается придерживаться желаемой эффективности, может быть состояние выгорания. В таком случае придется искать первоисточник проблемы и обратиться к специалисту, который поможет с ней справиться.
Почему всё больше компаний отказываются от удаленного формата работы
