Специфика работы и развития в сфере ивента и организации мероприятий
Представим, вы хотите открыть свой бизнес, но стартовый капитал совсем небольшой или его вовсе нет. Как быть в этом случае?
Ранее мы писали о нескольких вариантах, которые помогут вам уйти из найма и открыть свое дело. Но сегодня мы подробнее поговорим об организации мероприятий и праздников. На старте легко обойтись небольшими вложениями, однако в перспективе есть все шансы вырасти до крупной компании с масштабными проектами.
Как открыть свое event-агентство? С чего начать? И к каким событиям стоит стремиться? Давайте разбираться.
С чего начать
Любой бизнес, в том числе связанный с организацией праздников, можно запустить «по-крупному»: снять помещение, нанять персонал, вложить деньги в привлечение клиентов, закупить оборудование и инвентарь. Чтобы добиться успеха, понадобится бизнес-план и пошаговая стратегия развития. Но в таком случае собственник должен инвестировать значительную сумму в рост проекта.
Если бюджет ограничен, можно начать с минимальных финансовых вливаний и без штатной команды сотрудников. Тогда вам либо придется на себя взять функцию организатора и привлекать других специалистов под конкретный проект, либо выбрать направление, в рамках которого вы будете предоставлять определенные услуги. Например, музыкальное сопровождение событий, декорирование, услуги аниматоров и т.д.
Чаще всего в данную сферу деятельности приходят те, у кого есть опыт или необходимые способности для организации мероприятий. Например, кто раньше работал ведущим, занимался видео- или фотосъемкой, организовывал корпоративные праздники. Также важен опыт работы ивент-менеджером, который позволит вам углубиться в структуру организации мероприятий до того, как вы начнете рисковать уже своими деньгами.
Если вы из числа таких специалистов, то можете найти партнеров, вместе с которыми реально предлагать клиентам более комплексные решения. Например, вы можете заключить договор о сотрудничестве со свадебными организаторами и взять на себя обязанность отвечать за музыкальное сопровождение торжеств. Либо начать продвигать свои услуги самостоятельно и постепенно найти заказчиков. В таком случае к вам, скорее всего, будут обращаться частные клиенты, которые сами организуют свои праздники: юбилеи, дни рождения, детские утренники.
От формата работы будет зависеть и то, в каком статусе вы будете заниматься своей деятельностью: как самозанятый, индивидуальный предприниматель или ООО. Например, если вы планируете трудиться в одиночку, потому что выполняете конкретный функционал (занимаетесь вокалом и выступаете на частных мероприятиях), можно быть самозанятым. Когда планируете собрать команду сотрудников, нужно как минимум зарегистрироваться в качестве ИП.
Так нужен ли опыт работы перед открытием?
Если вы хотите сделать всё правильно, то однозначно да. Во-первых, вы увидите работу изнутри, узнаете о «скелете» мероприятия, секретах его грамотного продюсирования. Опыт работы в ивент-агентстве, желательно на позиции менеджера, позволит обзавестись связями, которые в будущем дадут возможность создавать лучшие праздники.
С одной стороны, ведущие, кавер-бэнды, аниматоры, фокусники и иные представители творческих профессий размещают данные о себе в интернете. Но лишь работа бок о бок даст понимание, на кого из них можно положиться.
Бонусом вы ответите на свой же вопрос о рациональности приобретения музыкального, светового и иного оборудования в собственность. С одной стороны, отличный способ дополнительного заработка — это сдача подобной техники в аренду. С другой — не всем агентствам данный вариант подходит, а порой он и вовсе нерационален.
5 шагов к созданию event-агентства
- Определитесь, хотите вы заниматься организацией событий или выбрать конкретное направление, относящееся к event-сфере. Например, вы неплохо пишете и можете разрабатывать сценарии для праздников. Или сфера декора вам гораздо ближе, а оформление помещений для мероприятий — услуга крайне востребованная. Бывает так, что ведущие начинают продвигать свой собственный бренд и со временем вокруг себя образуют команду, которая постепенно перерастает в полноценное агентство по созданию праздников. Ваша деятельность в первом случае будет относиться преимущественно к сфере менеджмента, во втором — к выполнению конкретного функционала.
- Подумайте, хотите ли вы выбрать конкретное направление или готовы организовывать мероприятия «под ключ»? Например, вы можете заниматься проведением свадеб и выездных регистраций, работать с крупными клиентами над корпоративными событиями, специализироваться на проведении детских праздников. Принимая данное решение, имейте в виду, что в некоторых сферах есть фактор сезонности. Например, летом у «свадебников» горячая пора во всех смыслах, а зимой спрос на их услуги обычно сильно снижается. Не помешает проанализировать рынок event-услуг в вашем городе: возможно, вы обнаружите, что в какой-то нише специалистов довольно много, а где-то их не хватает. В эту сферу вы и направите свои силы.
- Ищите партнеров и подрядчиков: сеть контактов — важный фактор успешной работы в event-сфере. Нетворкинг помогает искать классные площадки для мероприятий, привлекать к своим проектам лучших фотографов, видеографов, стилистов, координаторов, ведущих, декораторов. Помните фильм «Война невест», где главные героини с детства мечтали о свадьбе в июне в отеле Plaza, которую по силам было организовать только Марион Сент-Клэр, потому что, по ее словам, ни один другой организатор не сумел бы найти свободное время в данной локации в нужные даты? Такая репутация и контакты формируются постепенно, но «строить сеть» лучше с самого начала.
- Подумайте, нужен ли вам штат сотрудников и офис, или вы сможете привлекать специалистов под конкретные проекты, а встречи с клиентами проводить на нейтральной территории, например, в кофейнях?
Начнем с персонала: на старте, как правило, достаточно нанять менеджера для обработки входящих обращений, обзвонов, поиска клиентов и выполнения небольших поручений. По мере роста проекта вам могут потребоваться дополнительные сотрудники: менеджеры, ассистенты и т.д.
Многое зависит от вашей загрузки и количества клиентов. Если у вас большой спрос на услуги, то наличие собственного штата «творческих» специалистов повышает вероятность того, что вы всегда сможете предоставить заказчикам ресурсы команды профессионалов. Когда вы привлекаете их со стороны, есть риск, что в нужные даты они окажутся заняты, а в сезон высокого спроса вам будет нечего предложить клиентам.
Теперь про офис: он необходим тогда, когда вы часто проводите встречи и переговоры с заказчиками, а кроме того, вам нужно где-то хранить инвентарь. В таком случае понадобится помещение, в котором есть склад. Или же можете снять складское помещение с учетом, что его местонахождение не будет препятствовать организации грамотной логистики перевозок оборудования. - Не экономьте на продвижении и инвестируйте время и финансы в поиск клиентов. Разместите свои контакты в онлайн-картах и на досках объявлений, потому что часто клиенты ищут подрядчиков для организации мероприятий таким способом. А также уделите время ведению социальных сетей и работе с инфлюенсерами: совместные проекты и коллаборации будут повышать узнаваемость вашего бренда, помогать формировать профессиональную репутацию и приносить заявки.
