Как масштабировать бизнес:

4 основных фактора, которые нужно учесть

Во вселенной все подчиняется одному общему принципу — движению вперед. И бизнес не исключение: остановиться — значит проиграть в конкурентной борьбе и выбыть из гонки за потребителей. Любая компания в какой-то момент доходит до точки, когда без внедрения инноваций, оптимизации процессов и масштабирования просто не может дальше развиваться.

Но как все это сделать? На какие нюансы обратить внимание, чтобы не прогореть, пытаясь сделать компанию более успешной? В этих и многих других вопросах нам помогли разобраться специалисты IT-студии CubeCamp, специализирующейся на цифровой трансформации бизнеса.

CubeCamp является частью международной группы IT-компаний, и ее специалисты, занимаясь разработкой инструментов для бизнеса, накопили значительный багаж знаний в этой сфере, что позволяет считать их полноценными экспертами, ко мнению которых можно и даже нужно прислушиваться.

01 Внедрение баз данных и систем управления — первый шаг к масштабированию

Основная проблема роста бизнеса — скорость коммуникации и доступность информации. Чем больше сотрудников, тем длиннее цепочка процессов. А без правильно построенной сети взаимодействия коммуникация придет в хаос. Грамотное внедрение IT-решений позволит построить «конвейер», где каждый сотрудник будет отвечать только за часть процесса, что повысит производительность труда и снизит вероятность возникновения проблем.

И речь идет не о стандартных решениях в виде примитивных баз данных в Excel, а о более сложных, с точки зрения реализации, процессах: внедрении IT-систем, которые помогут существенно упростить процесс взаимодействия между структурными подразделениями, партнёрами и клиентами. Среди этих систем специалисты из CubeCamp выделяют следующие:

CRM

Это программное обеспечение предназначено для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами. Его внедрение поможет оптимизировать маркетинг и улучшить качество обслуживания путем сохранения точных данных по сделкам. Грамотно настроенная CRM-система практически исключает человеческий фактор, связанный с потерей информации о клиенте и, следовательно, самого клиента. Кроме того, внедрение CRM-системы дает еще одно преимущество: доступность информации для каждого менеджера. С масштабированием бизнеса неизбежны кадровые перестановки. И если раньше менеджерам, уходящим на более высокие должности, приходилось передавать все документы по каждому клиенту, то теперь достаточно добавить нового сотрудника в систему — и он сможет за несколько секунд ознакомиться с информационной карточкой.

ERP

Это программное обеспечение служит информационной системой, как и CRM. Но, в отличие от последней, хранит и обрабатывает данные, важные именно для работы компании, то есть внутренней ее части. Причем в ERP хранятся критически важные данные, без которых работа компании будет невозможна: производственные, управленческие и другие. Внедрение этой системы поможет получить преимущества в виде единой базы данных, в которой можно осуществлять не только контроль, но и управление всеми аспектами бизнеса. Преимуществом является и единая база, когда данные после внесения в нее становятся доступными всем сотрудникам, подключенным к системе. Это повышает оперативность исполнения задач и снижает до минимума вероятность отсутствия их выполнения из-за накладок, человеческого фактора и других причин.

Task manager

Это различные сервисы и ПО, позволяющие создавать проекты, задачи и чек-листы, назначать исполнителей, дедлайны, контролировать процесс выполнения и получать отчеты. Кроме того, таск-менеджер поможет планировать задачи на длительное время, что позволит разработать подробную, пошаговую стратегию компании на неделю, месяц и даже год вперед с распределением ролей и задач.

Helpdesk

Это информационная система технической поддержки, которая помогает оптимизировать и автоматизировать коммуникацию между сотрудниками компании и клиентами, ускоряя процесс решения возникающих проблем и вопросов у последних. Достигается это с помощью различных шаблонов, макросов, сортировки заявок и рассылки уведомлений сотрудникам. Также Helpdesk служит для формирования подробной отчетности по работе.

И это лишь часть инструментов, направленных на усиление контроля и делегирование полномочий. Нужно учитывать, что необходимость внедрения данного программного обеспечения на ранних этапах существования бизнеса лишена смысла, так как это приведет к лишним тратам. Но если процесс масштабирования бизнеса запущен, то следует грамотно настроить уже существующее ПО, а лучше разработать собственное, которое будет полностью заточено под задачи конкретной компании, особенно если речь идет о специфической сфере.

PORTFOLIO

Здесь на сцену выходит студия CubeCamp, которая имеет большой опыт как во внедрении существующего ПО с его доработкой, так и в разработке систем с нуля. Возьмем в качестве примера кейс для SaulkalneS — латвийской компании, занимающейся добычей и переработкой доломита. Специфическая сфера данного бизнеса хоть и позволяла внедрить существующие ERP, но не давала полноценного контроля за всеми производственными отделами. Студия разработала систему ERP для управления полным циклом жизни заказов и задач, которая полностью соответствует потребностям производственной компании. Помимо основной функции хранения и доступа к базам данных, был реализован бэкофис и мобильные приложения для водителей и работников компании, что сделало процесс взаимодействия между офисом и производством более удобным и эффективным.

Другой наглядный пример: Wood Religion — один из первых барбершопов в Латвии. Компания пыталась самостоятельно внедрить систему управления записями, но существующие не удовлетворяли потребностям быстро растущего бизнеса. В данном случае CubeCamp также реализовала индивидуальное решение, которое совместило в себе функционал как ERP, так и CRM-системы, что позволило улучшить взаимодействие с клиентами и упорядочить работу склада и других внутренних задач барбершопа.

Посмотреть портфолио

02 Использование мобильных приложений — возможность еще большего охвата задач

Сейчас, когда мобильные устройства есть практически у каждого жителя нашей планеты, информацию можно регистрировать и передавать гораздо быстрее и удобнее за счет использования мобильных приложений. Они станут продолжением стационарных CRM- и ERP-систем, а также таск-менеджеров, что, безусловно, ускорит процесс обработки и усилит контроль за бизнесом и сотрудниками. Внедрение мобильных приложений для бизнеса позволит:

Ставить и получать задачи в удобном и понятном формате напрямую из системы-клиента — то есть эффективнее взаимодействовать с удаленными сотрудниками и быть более оперативным и мобильным в своих решениях.

Составлять более подробную отчетность. В функционал можно внедрить и медиаконтент, что позволит прикреплять фото, видео, различные графики и таблицы прямо к документам.

Снизить до минимума бюрократию. Внедрение информационных систем, синхронизированных с мобильным приложением, позволит практически полностью избавиться от необходимости использования бумажного документооборота, лишних связей в цепочках бизнес-процессов и связанных с этим проблем.

Что касается приложений для клиентов, то, масштабируя бизнес в современных реалиях, без этого инструмента просто не обойтись. И такие решения должны быть удобными и интуитивно понятными, чтобы среднестатистический пользователь не испытывал сложностей при работе с ними.

Также в настоящий момент трендом являются электронные акты. Как пример кейса на эту тему: система электронных актов для компании Controlit, производящей покрытия для крыш. Своим клиентам (строителям) компания предоставляет приложение, при помощи которого те производят проверку качества покрытия, что упрощает взаимодействие между обеими сторонами. Подобное приложение CubeCamp также делала для охранного предприятия (используется в 4-х странах: Латвия, Литва, Грузия и Болгария) и для еще нескольких клиентов.

03 Защита данных — первоочередная задача

Как только бизнес начнет выходить на более высокий уровень, интерес к нему будет расти, причем со стороны не только конкурентов, но и злоумышленников. Корпоративный шпионаж, слив баз данных — обо всем этом мы постоянно слышим в громких скандалах. Такие действия приводят к потере конкурентного преимущества, поэтому необходимо озаботиться созданием непроходимого барьера для разного вида вторжений.

Именно поэтому хранить базы данных, являющиеся главным ассетом предприятия, в Excel и других простейших инструментах просто опасно, так как они не дают никакой значимой защиты. Лучше всего внедрять самостоятельные решения, разработанные с нуля или написанные на базе уже существующего, так как готовые нередко содержат опасные «дыры», известные широкому кругу лиц. Что сделать, чтобы при масштабировании бизнеса не наступить на те же грабли, что и многие другие бизнесмены, которые не озаботились безопасностью данных:

  • Провести аудит

    CubeCamp проводит экспертный осмотр кода, инфраструктуры и системной архитектуры и создает руководство по улучшению качества проекта или продукта. Следуя ему, можно если не полностью, то почти целиком избавиться даже от небольших уязвимостей, через которые может произойти утечка данных.

  • Создать барьер безопасности

    Эксперты из CubeCamp имеют многолетний опыт в различных областях, связанных с IT, в том числе и в работе с банковскими и финансовыми системами с высокой степенью защиты, и могут проверить всю информационную цепочку на предмет безопасности данных.

После аудита и создания систем безопасности, благодаря высокому уровню компетенции сотрудников студии в области IT-управления, удастся защитить компанию от нападок извне, а также снизить вероятность утечки данных по вине собственных работников.

04 Контроль всех процессов — верный путь к повышению эффективности

При масштабировании бизнеса, когда работников становится больше, чем может охватить вниманием владелец компании, появляется необходимость в строгом и упорядоченном наблюдении за выполнением обязанностей. В таком случае вводится специальное ПО, направленное на контроль сразу нескольких вещей:

Программы высчитывают время, проведенное в CRM, ERP и других системах, и учитывают соотношение полезных действий к простою.

Также ПО делает снимки экрана через определенное время, что позволяет избежать имитации бурной деятельности или посещения сторонних ресурсов.

Высчитывая среднюю производительность сотрудников, можно максимально точно определить оптимальный план работы.

Разумеется, меры, направленные на слежение за сотрудниками, должны отображаться в трудовом договоре и соответствовать законодательству.

Что касается мобильных приложений, то они позволяют максимально отслеживать действия сотрудников, работа которых связана с разъездными мероприятиями. Внедрение подобных систем слежения позволит исключить потерю времени на рабочем месте и повысить эффективность работы. Одним из таких решений является проект OPG ERP от CubeCamp. IT-студия реализовала в ERP-системе компании возможности по отслеживанию рабочего времени, что позволило сделать взаимодействие с удаленными сотрудниками более удобным.

Используя IT-решения, предлагаемые IT-студией, можно добиться более эффективных результатов при масштабировании бизнеса и повысить конкурентоспособность компании, выведя ее, по крайней мере по информационной безопасности, на международный уровень.

Подробнее об услугах