Простые инструменты, которые помогут автоматизировать бизнес-процессы
Открывая бизнес, особенно небольшой, зачастую предприниматель выполняет многие задачи «на коленке». Однако по мере того, как масштаб его дела растет, такой подход приводит к беспорядку в рабочих процессах. Заказов становится больше, поступлений и расходов тоже. Увеличивается и число задач. Если не управлять проектом правильно, есть риск появления значительных трудностей в дальнейшем ведении бизнеса. Чем может помочь автоматизация бизнес-процессов и какие виды инструментов будут полезны, расскажем в нашей статье.
Что такое автоматизация
Про автоматизацию бизнес-процессов мы говорим в тот момент, когда организация начинает использовать технологические решения, чтобы оптимизировать и упростить повторяющиеся задачи, которые прежде выполнялись вручную. Например, прием и обработку заказов, коммуникацию между сотрудниками, работу со входящими заявками или даже производственные процессы.
Как можно понять, что пора?
- Масштаб проекта вырос до такого уровня, что сотрудники не успевают решать ряд задач, в делах постепенно наступает беспорядок: не всегда получается найти информацию о клиентах, какие-то данные теряются или долго ждут согласования.
- Определенный функционал сотрудников отнимает слишком много времени. И вы понимаете, что автоматизация части рабочего процесса может решить эту проблему.
Какие преимущества несет в себе автоматизация?
- Экономия временных и финансовых затрат: внедряя подобные решения, предприниматель минимизирует расходы на сотрудников, которые раньше занимались решением конкретного спектра вопросов. Например, если сейчас в компании рутинные ежедневные задачи ложатся на плечи определенного работника (скажем, он занимается организацией коммуникации между участниками проекта, берет на себя обязанности по их «стыковке», подготовке общих встреч), то автоматизация управления проектами значительно ускорит процесс и снимет нагрузку с того, кто занимался ей раньше. Если на текущий момент на каждый вопрос потенциального клиента отвечает менеджер, то благодаря чат-ботам обратную связь по самым распространенным проблемам люди могут получать быстрее и без лишних усилий со стороны представителей компании.
- Порядок в документообороте и рабочем процессе, централизованный доступ к необходимым данным для всех сотрудников и повышение скорости решения операционных задач. Например, менеджерам не придется долго искать «потерявшийся» заказ, уточнять детали, выявлять ответственного за него человека, вручную собирать данные о клиентах. Вся информация будет храниться в одном месте, а необходимый функционал для работы с данными окажется доступен всем участникам процесса. Работа будет идти быстрее, а ошибок станет меньше.
- Прозрачность и безопасность: благодаря тому, что деятельность каждого специалиста становится открытой для других коллег и руководителя, снижаются риски «случайных» оплошностей.
С чего начать
Несмотря на то что автоматизация призвана упростить и ускорить рабочие процессы, внедрение инструментов требует времени и подготовки.
- Сначала проанализируйте деятельность вашей компании: какие задачи сейчас требуют больших временных затрат и нуждаются в ускорении? Где случается неразбериха и можно упростить «операционку»? Например, работа с клиентами, маркетинговые задачи или что-то еще.
- Расставьте приоритеты: с чего вы хотите начать автоматизацию и в каком порядке будете ее выполнять. Допустим, вы понимаете, что сейчас у вас в проекте неэффективно выстроена работа с маркетинговыми коммуникациями: есть клиентская база, но взаимодействие с ней ведется вручную, и сервис рассылок упростил бы данный процесс. Или прием заявок на оказание услуг осуществляет менеджер, на что уходит большое количество времени, а программа онлайн-записи сэкономила бы ваше время, да и клиентам будет удобнее записываться самостоятельно.
- Выберите инструменты, которые позволят решить поставленные задачи, и привлеките сотрудников, способных внедрить их в деятельность компании: синхронизировать с вашими задачами, обучить остальных членов команды и отследить процесс дальнейшего взаимодействия.
После того как вы приступили к процессу инновации, будьте готовы, что не всё сразу пойдет гладко и потребуются корректировки.
Инструменты автоматизации, с которых можно начать
- CRM-системы, которые позволяют автоматизировать работу с клиентами: собирать контакты, данные о продажах, историю обращений покупателей. Эта информация пригодится впоследствии для построения воронок продаж и работы над сервисом. Как правило, разные платформы подходят для разных задач: какие-то более удобны для интернет-магазинов, другие — для компаний в сфере оказания услуг. Кроме того, они интегрируются с другими сервисами. У многих есть тестовый период, который позволяет понять, подходит ли платформа для вашего проекта или нужно поискать другую.
- Чат-боты, которые упрощают и ускоряют процесс взаимодействия с клиентами, могут отвечать на самые популярные вопросы покупателей, заниматься обработкой заказов, предоставлять им справочную информацию, помогать быстро узнавать детали совершенных покупок, рассказывать о новых продуктах и услугах компании, позволять проводить опросы, быть элементом программы лояльности. Чат-боты берут на себя ту рутину, которая до этого лежала на сотрудниках, и ускоряют многие рабочие процессы.
- Сервисы автоматизации онлайн-записи клиентов для сферы услуг позволяют посетителям самостоятельно подбирать удобное время и специалиста, узнавать стоимость, получать напоминания о посещении. Они снижают нагрузку ваших сотрудников, а еще помогают вести аналитику, финансовый учет и собирать клиентскую базу.
- Сервисы автоматизации финансовых процессов для налогового и бухгалтерского учета, расчета заработной платы сотрудников, финансового планирования. Очень многие предприниматели ведут подобные расчеты более простыми способами. Например, в Excel-табличках с минимальным функционалом. Но впоследствии такой подход может привести к беспорядку в документообороте, ошибкам, штрафам.
- Системы управления проектами позволяют всем участникам процесса оперативно получать информацию о текущих задачах, обмениваться информацией, не тратить лишнее время на коммуникацию и быть в курсе изменений.
Не забывайте о том, что после внедрения любых инструментов важно отслеживать показатели эффективности и узнавать у сотрудников, насколько комфортно им работать с новыми инструментами. Так вы повышаете вероятность того, что автоматизация бизнес-процессов позволит компании выйти на новый, более высокий уровень эффективности.
Как информационная безопасность помогает бизнесу
Что такое HRTech и как он поможет бизнесу выиграть конкурентную гонку
