От беспорядка — к структуре: как организовать управление бизнесом, чтобы оно было эффективным
От того, как организовано управление бизнесом, во многом зависят его результаты. Чтобы обеспечить эффективную деятельность компании, важно уметь правильно ставить задачи, распределять нагрузку между сотрудниками, организовывать рабочие процессы, контролировать результат и не только. Сегодня поговорим о том, как наладить управление бизнесом и почему это важно.
Сначала — бизнес-процессы
Когда собственнику бизнеса пора задумываться о том, как руководить своей фирмой? По идее, чем раньше, тем лучше. Потому что работа любой компании с самого начала представляет собой набор различных действий, от эффективности организации и выполнения которых зависит результат.
Например, если вы вместе с двумя-тремя коллегами занимаетесь ремонтом квартир «под ключ» с нуля, то основная деятельность, приносящая прибыль, заключается в том, чтобы обеспечить клиентам подготовку объекта согласно их требованиям. Это один из рабочих процессов вашей небольшой компании. Помимо него вы наверняка ищете клиентов, проводите с ними предварительные переговоры и встречи, размещаете где-то рекламу. Данная активность тоже относится к рабочим процессам. Если постепенно вы начнёте принимать в команду новых строителей, брать больше заказов, скорее всего, компания будет расти. И спустя время вы сможете взять на себя только управленческие функции. Они тоже являются частью рабочего процесса, без которой остальные вряд ли будут эффективно функционировать.
Такую внутреннюю деятельность организации называют бизнес-процессами. Именно их совокупность в итоге приносит прибыль. И от того, насколько правильно они выстроены, зависит результат. Поэтому чем раньше собственник начнет задумываться о том, как их организовать наиболее эффективно, тем проще будет масштабировать проект и развивать команду.
Чтобы управлять бизнесом, важно понимать, какие виды бизнес-процессов существуют вообще и как они выглядят в конкретной компании. Специалисты выделяют несколько категорий, которые мы рассмотрим на примере той же фирмы по ремонту помещений:
- Основные — те, которые и приносят бизнесу деньги. В компании из нашего примера ими являются ремонтные работы. Допустим, если данная организация захочет дополнительно заниматься установкой окон, скорее всего, подобных заказов будет гораздо меньше. Поэтому такой процесс можно считать сопутствующим.
- Вспомогательные помогают компании работать более эффективно. К ним, например, можно отнести деятельность бухгалтерии, службы доставки стройматериалов, клининга после ремонта.
- Управленческие процессы нужны для того, чтобы обеспечить взаимосвязь всех остальных между собой. Допустим, к данной области относится стратегическое планирование деятельности компании.
- Кроме того, важной частью работы организации являются подразделения, задача которых — помогать компании расти и развиваться. Например, маркетинг, работа с клиентами.
Что поможет сделать управление бизнесом более эффективным
- Налаживание бизнес-процессов. Сначала стоит определить, как в вашей компании должен выглядеть каждый из них. Например, одним из процессов работы строительной фирмы является прием заявки и расчет предварительной сметы с последующей продажей услуг и заключением договора. От того, насколько быстро и удобно для клиента организован данный этап, зависит его решение о дальнейшем взаимодействии. Важно продумать, как происходит работа от принятия заявки до отправления расчетов, работы с возражениями и закрытия сделки. Далее необходимо определить, кто именно станет отвечать за реализацию задач. Например, менеджер и прораб. После того как бизнес-процесс будет продуман, нужно следить за качеством его реализации и дорабатывать слабые места.
- Планирование деятельности. Это постановка четких целей, которых реально достичь с учетом возможностей и ресурсов бизнеса, а также специфики бизнес-процессов.
- Выбор подходящей организационной структуры компании, которая позволит ей вести свою деятельность должным образом, поможет наладить систему управления, правильно распределить задачи между сотрудниками и быть уверенным в их исполнении. Среди распространенных типов структур — функциональная, где за каждое направление деятельности отвечает свой руководитель. Ему подчиняются отдельные работники, и с другими подразделениями он напрямую почти не взаимодействует. По сути, это достаточно жесткая иерархия. Она подходит не для всех компаний. Проектная структура более гибкая. В ней команда собирается под проект. Например, для выполнения какого-то заказа привлекаются сотрудники и назначается руководитель, которому они подчиняются. Матричная структура — еще один вид организации деятельности в фирме. В ней каждый сотрудник находится в подчинении у прямого руководителя, а также при необходимости может включаться в работу над проектами других подразделений.
- Автоматизация каких-то бизнес-процессов, которая поможет высвободить часть времени у сотрудников без утери качества. Например, внедрение CRM-системы и чат-ботов для приема заявок клиентов и ответов на частые вопросы. Это самые простые инструменты, с которых можно начать.
- Мониторинг и дальнейшая корректировка при необходимости. Важно регулярно проводить аналитику деятельности компании и совершенствовать те процессы, которые помогут улучшить показатели эффективности.
Ошибки магазинов в сфере онлайн-продаж, из-за которых уходят клиенты
