Как контролировать добросовестность сотрудников, не вмешиваясь в рабочий процесс
Каким бы ни был кредит доверия к офисным сотрудникам, однажды может назреть вопрос о добросовестности подчиненных. Хит-парад самых распространенных проблем открывает бурная имитация деятельности, при которой настоящая работа двигается не так быстро.
Далее по списку следует слив важной коммерческой информации. Замыкает тройку скрытый поиск подчиненным новых вакансий с последующим увольнением, и работа на самого себя вместо компании во время трудового дня. Также встречаются спорные случаи в отношениях сотрудник-клиент или сотрудник-начальник и потеря мотивации у работника. Более подробный разбор примеров позволит показать, как при их должном контролировании можно легко разрешить спорные ситуации и принять правильные решения.
Следите за длительностью работы
Вспомним анекдот о том, что занятие ерундой на рабочем месте развивает боковое зрение, слух и бдительность в целом. Доля правды есть в каждой шутке практически всегда: когда в кабинет заходит начальство, начинается бурная деятельность, а на мониторах сотрудников видно, с какой скоростью закрываются соцсети. Такие дела часто не вяжутся с итоговым объемом сделанной работы. Предполагается, что, если сотрудник скроллит ленты новостей, значит, он завершил основные задачи. Подобные ситуации порой вызывают желание провести скрытую проверку, чтобы удостовериться в добросовестности подчиненного.
Установив специальную программу на компьютер подчиненного, можно проследить всю его активность от открытия программ до непосредственного ввода символов. Специалисты LanAgent рассказывают, что один потенциальный клиент таким образом выявил группу недобросовестных сотрудников. Они изо всех сил делали вид, что упорно работали, при этом показатели труда были невероятно низкими. Хватило пары дней, чтобы понять, почему возникло несоответствие. Сотрудники для вида открывали готовые документы, а сами сидели в мессенджерах, оперативно переключая окна в случае опасности. Благодаря программе для скрытого наблюдения подобных работников можно выводить на чистую воду, буквально не выходя из своего кабинета.
Отыскивайте непорядочных сотрудников
Многие считают, что в современном мире все средства хороши. Поэтому порой люди не стесняются избавляться от конкурентов всеми доступными способами, включая корпоративный шпионаж. Особенно это актуально для компаний, в которых многое решает информация. Стараясь разузнать засекреченные данные, шпионы пытаются либо внедрить своего человека в компанию конкурентов, либо подкупить уже работающих там сотрудников.
Действуя аккуратно, «кроты», так обычно называют недоброжелателей, долгое время остаются вне подозрений. Поначалу может казаться, что происходящее — это просто случайное стечение обстоятельств. Сперва конкуренты чуть раньше запустили очень похожий проект. Потом перехватили важного клиента, а специалисты фирмы долго общались с ним и почти пришли к выгодному соглашению. Далее вовсе купили акции, хотя о предстоящей сделке с фирмой, которая должна была повысить их ценность, еще не было объявлено.
Подобные опасения можно проверить, установив на компьютеры сотрудников контролирующий софт. Программа ничем себя не выдает, и рано или поздно «крот» покажется. Сузить круг подозреваемых сотрудников поможет поиск по заданным критериям: посещаемым сайтам, передаваемой информации, контактам с конкретными компаниями или людьми. Более детальный разбор действий работника позволит быстро вычислить виновного. В этом помогут функции просмотра снимков с экрана, перехваченных файлов или восстановление удаленной переписки.
Обращайте внимание на подозрительную переработку
Многие сотрудники ищут новую компанию, оставаясь еще в старой — это нормальное явление. Хуже, когда это происходит непосредственно за счет доверия нынешнего руководства. Так, подчиненный не предупреждает о своих планах, но начинает периодически отпрашиваться «ко врачу», а на рабочем месте начинает заниматься дополнительными делами. Речь идет, конечно, о собеседованиях и рассылке резюме прямо с офисного компьютера.
Софт, отслеживающий активность, поможет и в данном случае. Он, конечно, не проследит за передвижениями человека по городу, но запросто покажет посещаемые сайты и пересылаемые файлы. Поймав сотрудника с поличным, вовсе не обязательно увольнять его и ускорять его переход в новую компанию. Если это действительно хороший кадр, то всегда можно сперва обсудить причины смены обстановки. Возможно, вы сможете найти компромисс, и тогда все останутся довольны.
Другой случай, который полностью исключает договоренности, как объясняют специалисты LanAgent, произошел в одном проектном бюро. Первоначально ситуация выглядела замечательно: несколько сотрудников так усердно работали, что часто сами оставались сверхурочно и даже в выходные. Видя это, руководитель решил выписывать им премии, тем самым поощряя их желание и стимулируя остальных к подобным периодическим активностям. Вот только месячная отчетность практически ничем не отличалась от предыдущих. Была проведена специальная проверка, в ходе которой установили отслеживающую программу. Она и помогла понять причину, найдя эти сверхурочные проекты: они делались для совсем другой компании. Таким образом, сотрудники использовали ресурсы организации для личной выгоды, еще и премию за это получая. Доказательства были неопровержимыми, следящий софт выручил и здесь.
Находите решение в спорных ситуациях
Программы, описанные выше, не ограничиваются лишь одной проверкой активности и запускаемых программ. Многие позволяют контролировать подключаемые устройства, использование принтеров. Также они записывают текстовые и аудиосообщения, сохраняют пересылаемые файлы.
Предположим, в бухгалтерии в очередной раз сломался принтер, потому что один из сотрудников забыл проверить стопку загружаемой бумаги на наличие скрепок. Это повторялось уже не раз, и вы пообещали вычесть стоимость очередного ремонта из зарплаты виновного. В итоге никто не хочет сознаваться или подставлять другого. Здесь на помощь приходит представленная программа, которая быстро покажет, кто последний обращался к сломанной технике и кому нужно было проверить листы.
Бывает и так, что сисадмин получает слишком много вызовов в отдел кадров. Он уверяет, что там сотрудники постоянно подхватывают компьютерные вирусы. Кадровики с ним не согласны — специалист плохо выполняет свою работу, и к нему снова приходится обращаться за помощью. Программа же разрешает спор: она помогает выяснить, что один из сотрудников периодически подключает домашнюю карту памяти, на которой и находятся вирусы.
Наконец, программа помогает в ситуациях, когда один из клиентов жалуется, что ваш консультант всегда ведет себя с ним по-хамски при разговоре. Обычно в таких ситуациях сотрудников необходимо наказывать или даже увольнять. Обвиняемый не согласен с доводами, но доказать это будет сложно: политика компании гласит, что клиент всегда прав. Подобные споры чаще заканчиваются показательным выговором и лишением премии, но с помощью контролирующей программы можно найти и прослушать записи данных разговоров, что позволит вынести справедливое решение.
Работайте с мотивацией сотрудников
Рассмотрим самую безобидную ситуацию из возможных. Видя перед собой все поставленные задачи, сотрудник может усиленно над ними работать в начале, чтобы больше отдыхать в конце: весь запланированный объем выполнен, а значит, этот работник делает все хорошо. Формально здесь не к чему придраться, и такие ситуации встречаются там, где добросовестность измеряется сделанными объемами, а не затраченным временем.
Такой подход позволяет задуматься об увеличении продуктивности за счет дополнительной мотивации. Часто обычных разговоров недостаточно: сотрудник резонно может возразить, что ведь все сделано, он в работе и выполняет ее так, как ему удобнее. Эффективно будет рассмотреть, действительно ли человек выполняет все в срок и не уделяет ли он время бесполезным вещам.
Специальная программа, установленная на рабочий компьютер такого сотрудника, способна подробно и наглядно показать все совершенные им действия. Например, те же переписки в соцсетях или просмотр ленты новостей. Правильно проведя с человеком беседу, можно замотивировать его уделять чуть меньше внимания занятиям, убивающим время, и больше — во благо компании.
Отдельно стоит рассматривать ситуацию, когда может оказаться, что это не один такой продуктивный сотрудник, а весь коллектив выполняет план быстрее, чем следует. Возможно, вам следует повысить планку и без дополнительных мотиваций.
Хорошим примером подобной программы является LanAgent. Ее разработала российская компания, которая занимается программным обеспечением в области систем мониторинга и защиты информации. Все описанные выше примеры и способы их решения — лишь малая часть того функционала, что заложен в данном софте. Помимо широкой сферы применения и разнообразия задач, которые можно решать с его помощью, еще одной отличительной чертой является факт, что организация имеет лицензии ФСТЭК России на разработку средств защиты информации.
