Куда утекают деньги: 6 неочевидных ошибок бухгалтера, которые приводят к финансовым потерям

Еще Наполеон говорил: «Один нечестный бухгалтер страшнее армии неприятеля». Ведь именно этот человек управляет ресурсами, и если он недостаточно умен или недостаточно добросовестен, то быть беде. Причем собственник бизнеса может узнать об этой беде очень поздно, когда она, словно злокачественная опухоль, станет неоперабельной. Чтобы минизировать риски для своего бизнеса, важно быть в курсе даже самых неочевидных проблем. Каких именно — нам рассказали специалисты компании «БухгалтерияПлюс»

1. Невозможность получения кредита

Представим, что предприниматель идет в банк за кредитом для расширения своего бизнеса. Он берет с собой все необходимые документы и, уверенный в результате, подает заявку. И тут оказывается, что на балансе нет никаких активов, потому что их в свое время списали, нет нераспределенной прибыли, растянутые в два конца дебиторка и кредиторка, добрая часть которых нереальные, и вообще уже много лет убыток. В общем, стыдно банку показать. Вердикт: в кредите отказано. Тот же результат будет и в ситуации, если собственник решит продать бизнес или привлечь инвесторов: убытки, задолженность и пустой баланс едва ли кого заинтересуют.

Причина недоразумения кроется в том, что бухгалтер, возможно, думал только о налоговом учете, но никак ни о достоверности бухгалтерского учета, ни о перспективах и планах руководства в отношении бизнеса. И если бы кредит все же удалось получить, то тут начался бы новый квест: ежемесячная и ежеквартальная отчетность, бесконечные таблички и расшифровки для банковского мониторинга, ковенанты и различные другие показатели, которые нужно обязательно соблюдать, если не хочешь получить штрафы от банка и требования досрочного погашения кредита. От бухгалтера требуется очень большое внимание, отслеживание всех показателей после каждой проводки и жонглирование ими — другими словами, ловкость рук, что умеют далеко не все.

2. Пени на пустом месте

Часто бывает, что бухгалтер ошибся в реквизите платежного поручения — и деньги ушли не туда. Если партнер или поставщик может напомнить о том, что средства не поступили вовремя, то инспекция не будет этим заниматься. Когда пройдет уже длительное время, налоговики начислят пени, заблокируют счет и принудительно спишут с него налог повторно. Причина — всего одна неверно указанная цифра в реквизитах.

Примечательно то, что такую ошибку можно легко исправить без последствий, если знать как. Для этого надо понимать отличие между зачетом и уточнением платежей. Большинство бухгалтеров их не знают. Для них все — зачет. Но только последний делается на дату принятия решения, а уточнение — на дату платежа. Как раз по одной из этих дат и определяется, когда налог оплачен. В итоге даже после исправления ошибки пени могут остаться — за счет организации, конечно. 

3. Нарушение методологии учета

Наглядный пример: раздувание показателей дебиторской и кредиторской задолженностей. Бухгалтер не отслеживает зачет авансов в счет поставленного и полученного товара, зачет между субсчетами и не собирает документы от поставщиков. Результат: нереально огромный показатель валюты баланса. Особенно это чувствительно при пороговых его значениях: ошибка в сальдо расчетов с контрагентами всего на 1-2 тысячи рублей может вызывать необходимость проведения обязательного аудита, который обойдется минимум в 50 тысяч рублей. И это без учета корпоративных издержек на проверку и дополнительной нагрузки бухгалтера для взаимодействия с аудиторами. И если раньше штрафов от Росстата за отсутствие аудиторского заключения никто не получал, то системные налоговики точно не упустят такой возможности (с 2020 года аудиторское заключение предоставляется в налоговый орган).

4. Утечка конфиденциальной информации

Как правило, большая часть бухгалтеров не разбираются в налоговом праве и поэтому готовы предоставить любые документы по первому же требованию инспекции. Хотя, как показывает практика «БухгалтерияПлюс», чаще всего такие такие запросы незаконны и могут использоваться против самой организации.

Еще большую угрозу несет то, что инициировать запросы могут конкуренты через знакомых инспекторов для получения конфиденциальной информации о компании. Благодаря этому им становятся известны данные о бизнес-модели, показатели деятельности, данные о кредиторах и так далее. Именно поэтому владение налоговым правом и умение грамотно отказать «хотелкам» инспекции — уже актуальная обязанность бухгалтера, а не дополнительный диплом о «прослушивании» курса под слоем пыли.

5. Отвлечение оборотных средств

Наглядная иллюстрация: расчет ежемесячных авансовых платежей по налогу на прибыль. Это обязательное условие для организаций с выручкой более 15 миллионов рублей в течение 4 кварталов подряд. Мало кто из бухгалтеров научился их правильно считать (в Налоговом кодексе довольно сложно описана формула). Для собственной подстраховки бухгалтер может перечислить в бюджет 1-2 миллиона, считая, что лучше уж переплата, чем неожиданная задолженность, когда инспекция сделает перерасчет авансов. Это выводит живые деньги из оборота организации и приводит к значительным переплатам по налогам и взносам.

Когда этот бухгалтер уйдет, а на его место придет новый, то разбираться в этом вопросе не захочет или не сможет. Да и ушедший специалист вряд ли расскажет о своем лайфхаке, а значит, переплаты могут обнаружиться слишком поздно, когда сроки на возврат пройдут. Переплата «на всякий случай» — очень частое действие среди бухгалтеров. Деньги просто улетают в бюджет.

6. В учете отражаются не все документы

В учете приводятся только документы, которые нужны для подготовки обязательных форм отчетности и которые вручную никак не составить. Например, только счета-фактуры, чтобы сформировать декларацию по НДС, а все остальные документы не отражаются вовсе. Декларация по налогу на прибыль заполняется виртуальными цифрами, не имеющими к действительности никакого отношения, а бухгалтерский баланс и вовсе не сдается.

Как результат налоги платятся в таком размере, чтобы у инспекции «вопросов не было». Такой бухгалтер регулярно получает зарплату, но лишь создает видимость труда. Удивительно, но подобная работа — распространенное явление у «приходящих» бухгалтеров. Равно как и неожиданное для предпринимателя исчезновение такого бухгалтера, если он работал из дома со всеми документами, базой и отчетностью. Чтобы привести все в порядок, потребуется восстановление учета. Процедура достаточно дорогостоящая и не самая простая, а по итогу собственник еще и узнает, что налоги либо существенно переплачены, либо недоплачены.