Личные и служебные деньги: почему их нужно разграничивать и как это делать
При ведении бизнеса недопустимо смешение личных средств и денег компании. Собственник должен стремиться к разделению этих финансовых потоков для того, чтобы правильно составить налоговую декларацию, грамотно инвестировать в свое предприятие и в случае необходимости подготовить его к продаже. Бизнес-консультант Джаред Проктор рассказывает, как можно провести границу между двумя видами капитала.
Почему нельзя смешивать личные и деловые финансы
По мнению эксперта, существуют три основные причины, по которым необходимо держать отдельно личные и корпоративные средства. В первую очередь это связано с тем, что при смешении потоков вам будет трудно оценить, насколько успешно функционирует предприятие. «Объединение капиталов приводит к некорректной отчетности: вы можете быть уверены, что на балансе компании числится достаточно средств, тогда как на самом деле организация терпит убытки», — отмечает Проктор. Вторая причина связана с правовыми вопросами: если вы задолжаете крупную сумму кредиторам, то они могут добиться замораживания счетов вашей компании. В этом случае вы потеряете не только корпоративные, но и личные средства, вращающиеся внутри организации. Наконец, смешение капиталов создает трудности при составлении налоговой отчетности. По словам Проктора, эту ошибку чаще всего допускают новички, которые забывают о тратах бизнес-финансов в личных целях.
Как разделить личные и корпоративные средства
По словам Проктора, существует несколько способов разделения финансовых потоков, благодаря которым вы сможете избежать серьезных проблем.
Оформление дебетовой и кредитной карты для бизнеса
После регистрации собственного предприятия Проктор рекомендует оформить дебетовую и кредитную карту для бизнеса. Этот шаг позволит провести четкую границу между личными и деловыми расходами. На текущий момент такую услугу предлагают многие банки. Финансовые структуры обеспечивают удобное пользование и управление дебетовыми картами, позволяя контролировать расходы, составлять отчетности и проводить платежи в разной валюте. Основным преимуществом кредитных карт является лимит (до 1-2 млн рублей) и льготный период, предоставляющий возможность погашения долга в течение 50-90 дней. По словам Проктора, банки обращают внимание на финансовое поведение клиента: к примеру, если вы регулярно пользуетесь кредиткой и вовремя рассчитываетесь по займам, то тем самым повышаете свой рейтинг и в дальнейшем можете рассчитывать на более выгодные условия обслуживания.
Начисление зарплаты владельцу компании
«Несмотря на то, что вы являетесь собственником бизнеса, контролирующим все корпоративные средства, вам необходимо установить себе зарплату. Выплачивайте ее себе, как и остальным сотрудникам, 1-2 раза в месяц, переводя деньги на свой личный счет», — рекомендует Проктор. При этом, отмечает консультант, не покушайтесь на деньги компании, если потратили весь оклад: считайте, что вы рядовой наемный работник, живущий от зарплаты к зарплате. Если вам не хватает средств, займите у друзей или воспользуйтесь личной кредиткой, но не трогайте корпоративный бюджет.
Распределение расходов
«Управление небольшим предприятием подразумевает множество мелких расходов, на которые вы можете не обращать внимание, например: на организацию делового ужина с партнерами или проведение офисной вечеринки. Однако каждая подобная трата уменьшает капитал компании», — отмечает Проктор. В данном случае проблема заключается в том, что бизнесмену трудно понять, какие расходы записать в личные, а какие — в корпоративные. Чтобы избежать впоследствии неприятных финансовых сюрпризов, консультант рекомендует все важные для функционирования предприятия траты заносить на счет компании, а остальные — на личный счет предпринимателя. «Например, при покупке оборудования вы можете воспользоваться корпоративными средствами, но обед с бизнес-партнерами оплатите из своего кармана», — отмечает эксперт.
Отказ от инвестирования личных средств в бизнес
По мнению Проктора, с первых дней открытия бизнеса нужно минимизировать вливание собственных денежных средств: «С самого начала проведите границу между личными и корпоративными финансами. Если вам не хватает капитала, займите или оформите кредит в банке». Как отмечает консультант, хорошим вариантом является привлечение сторонних инвесторов, благодаря которым компания будет расти. При этом собственнику нужно составить с ними договор таким образом, чтобы партнеры могли изъять свои деньги только в оговоренные сроки и на определенных условиях.
Грамотное использование корпоративных ресурсов
Активное использование корпоративных ресурсов в личных целях приводит к постепенному опустошению бюджета компании. «Некоторые предприниматели, добившись успеха, летают в отпуск на корпоративном самолете или ездят на семейный пикник на служебной машине. С одной стороны, такие расходы могут показаться незначительными, с другой — они стирают границу между двумя видами капитала», — подчеркивает Проктор. По его словам, когда собственник бизнеса начинает злоупотреблять своим положением, это бьет по бюджету организации. История знает немало примеров, когда владельцы компаний быстро спускали корпоративные средства, оставляя ни с чем сотрудников, акционеров и кредиторов.
Адекватное реагирование на просьбы близких людей
Бизнесмены, как и все обычные люди, окружены родственниками и друзьями. При этом, отмечает Проктор, нередко возникают случаи, когда тот или иной близкий человек обращается за финансовой помощью. Отказать в такой ситуации трудно, поскольку нуждающийся в деньгах искреннее рассчитывает на вашу поддержку. Однако не каждая просьба должна быть удовлетворена. «Ваши родственники могут ошибочно считать, что вы можете как угодно распоряжаться финансами компании. Развейте их иллюзии и расскажите, какая именно часть средств (без оглашения конкретных цифр) принадлежит вам. Дайте им понять, что вы не можете запускать руку в финансы компании, чтобы одолжить им деньги», — советует Проктор.
Обучение сотрудников финансовому поведению
Если вы умеете разграничивать личные и деловые финансы, научите этому своих сотрудников. Чтобы быть убедительным, с помощью отчетности продемонстрируйте, в какую сумму обходятся компании, например, служебная связь и транспорт. После этого расскажите, какие убытки несет организация, если сотрудники начинают злоупотреблять корпоративными ресурсами. По мнению Проктора, бизнесмену свои слова необходимо подкрепить личным примером: «Продемонстрируйте, что вы педантично учитываете все расходы и можете доказать целесообразность каждой покупки». Как отмечает консультант, обучение сотрудников по этой теме поможет компании избавиться от непредвиденных трат и сохранить бюджет на прогнозируемом уровне.
