Когда сотрудники работают удаленно, контролировать их эффективность и загруженность становится серьезным управленческим вызовом. По данным ВЦИОМ, в России 25 % работающих трудятся полностью или частично из дома.
Массовое внедрение программ мониторинга или обязательных удаленных рабочих столов часто воспринимается как давление и подрыв доверия внутри команды. Решение — современные таск-трекинговые системы, такие как «Битрикс24», позволяющие контролировать процессы без жесткого надзора.
В этой статье вместе с компанией «Проксима» мы покажем, как автоматизация с помощью сервиса «Битрикс24» делает удаленку системной. А также объясним, как быстро внедрить сервис в работу.
Что такое «Битрикс24»
«Битрикс24» — это система «все в одном» для бизнеса: онлайн-офис, CRM-система, задачи и проекты, чаты и видеосвязь, электронный документооборот, сайты и интернет-магазины. Программа входит в реестр отечественного ПО и подойдет компаниям любого размера.
Для работы доступно две версии: облачная и из коробки, с установкой на собственный сервер. Тариф и сборка влияют на возможности и себестоимость внедрения.
- Бесплатный — подходит для ознакомления.
- Базовый — для небольших команд до 5 человек.
- Стандартный — до 50 пользователей, больше функций и пространства на диске.
- Профессиональный — до 100 пользователей, есть аналитика и автоматизация, еще больше места.
- Энтерпрайз — для компаний с большим штатом и филиальной структурой.
Какие типичные проблемы удаленки решает «Битрикс24»
Основные боли удаленки: непрозрачная коммуникация, контроль дедлайнов и разрозненность процессов. Инструменты в «Битрикс24» помогают решить их, не прибегая к разным программам.
Сложности в коммуникации
Когда команда работает из разных городов или даже часовых поясов, общение часто рассеивается между мессенджерами, личными чатами, звонками и письмами. Информация теряется, задачи дублируются, сотрудники не всегда понимают, кто чем занят и где обсуждать рабочие вопросы.
С сервисом «Битрикс24» все общение собрано в одном месте.
- Есть чаты, видеозвонки, комментарии к задачам и проектам, корпоративная «лента» — как соцсеть компании.
- Можно обсуждать проекты, обмениваться файлами, назначать встречи, делать видеоконференции без перехода между приложениями.
- Встроенные уведомления помогают не пропускать важное, а история сообщений и файлов сохраняется в едином пространстве.
Контроль и дедлайны
С удаленной командой руководителю бывает сложно понять, кто чем занят и как продвигаются задачи. Часто процессы держатся на ручных отчетах или сообщениях в чате. В итоге дедлайны горят, задачи срываются, а ответственность размывается.
«Битрикс24» избавляет бизнес от необходимости перегружать команду микроменеджментом.
- Каждая задача имеет исполнителя, сроки, приоритет и статус.
- Руководитель видит работу наглядно: в диаграмме Ганта или канбан-доске, отслеживает загруженность команды и прогресс.
- Есть автоматические отчеты по задачам и времени, напоминания о дедлайнах и инструменты оценки эффективности.
- «Роботы» и шаблоны процессов помогают автоматически ставить задачи, уведомлять о просрочках, запускать согласования.
Разрозненные процессы
С этой проблемой сталкиваются даже команды без удаленных сотрудников. Типовая картина: отдел продаж работает в CRM, маркетинг ведет Excel-таблицы, бухгалтерия общается по e-mail, HR хранит документы в облаке. Информация разбросана по сервисам, и, чтобы собрать отчет или запустить процесс, нужно объединять данные вручную.
«Битрикс24» позволяет всем отделам компании работать в одном месте. Для этого в нем есть все необходимые инструменты.
- CRM, задачи, чаты, документы, календарь, автоматизация — все в едином интерфейсе.
- Сотрудники видят взаимосвязи: из сделки можно сразу создать задачу, назначить встречу, отправить письмо клиенту или согласовать документ.
- Есть инструменты бизнес-процессов: например, согласование счетов, отпусков, командировок или отчетов проходит автоматически по цепочке.
- Можно интегрировать «Битрикс24» с 1С, телефонией, почтой и другими системами, чтобы данные не дублировались.
Как «Битрикс24» повышает мотивацию и вовлеченность команды
Кроме технических нюансов в организации работы, удаленка часто тянет за собой отчужденность сотрудников. Они не чувствуют себя частью коллектива, не понимают целей компании. Становятся пассивными и неинициативными.
Ощущение изоляции и потеря командного духа
На удаленке сотрудники часто чувствуют себя «один на один» со своими задачами. Нет ощущения команды, нет привычных разговоров у кофемашины, а любые новости компании теряются в личных чатах. Люди начинают отдаляться, вовлеченность падает.
«Битрикс24» становится единым цифровым рабочим пространством. Встроенные чаты, реакции, комментарии создают атмосферу внутренней социальной сети.
А «Живая лента» выполняет функцию полноценного корпоративного новостного потока внутри платформы. Там можно публиковать анонсы, поздравления, опросы, достижения.
Непрозрачность целей и результатов
Часто удаленные сотрудники видят только задачи, но не видят общую цель работы и не ощущают своего вклада в нее. Из-за этого теряется мотивация и ощущение смысла.
«Битрикс24» делает результаты работы наглядными, а главное — измеримыми.
- В модуле «Задачи и проекты» можно задавать цели, этапы, приоритеты и видеть, кто за что отвечает.
- Руководитель может отслеживать выполнение по показателям (KPI) и отмечать достижения прямо в интерфейсе.
- Сотрудники видят, как их вклад влияет на общий результат, что повышает чувство значимости.
Отсутствие признания и обратной связи
Когда сотрудник работает вне офиса, его старания часто остаются «за кадром»: руководитель не видит успехов, коллеги не знают, чем человек занимается. Отсюда появляется ощущение, что труд не замечают.
С сервисом «Битрикс24» механику признания можно встроить в рутину.
- В ленте можно публично благодарить коллег, отмечать успехи и завершенные проекты.
- В отчетах и задачах видны выполненные объемы — руководителю проще давать обратную связь.
- Функция «лайков» и комментариев создает простую, но действенную культуру признания.
Отсутствие развития и инициатив
Когда работа превращается в поток однотипных задач, а связи с коллегами слабы, у сотрудников пропадает инициатива. Идеи не доходят до руководства, а развитие останавливается.
Платформа «Битрикс24» помогает развивать внутреннюю активность и самоорганизацию, формирует среду, где каждый чувствует возможность влиять, предлагать и развиваться.
- Сотрудники могут ставить задачи сами, предлагать идеи, участвовать в обсуждениях.
- Через группы и проекты можно организовывать обмен опытом, внутренние тренинги и обучение.
- Система позволяет фиксировать и делиться знаниями — база знаний становится «внутренней Википедией» компании.
Как внедрить «Битрикс24» и не погрязнуть в настройках
«Битрикс24» — мультиинструментальная платформа, и это влечет за собой определенные сложности с интеграцией. Выбрать тариф, настроить модули и интеграцию с другими сервисами, перенести данные, обучить сотрудников — все это требует времени и навыков.
Чтобы переехать на сервис «Битрикс24» безболезненно или внедрить его с нуля, следуйте пяти принципам:
- Определитесь, зачем вам платформа «Битрикс24» и что вы хотите ей закрыть.
- Внедряйте инструменты поэтапно. Это уменьшит сопротивление сотрудников и снизит риск ошибок.
- Включите сотрудников в процесс. Покажите, как платформа «Битрикс24» облегчит их работу, проверьте, что интерфейс удобен, наставьте «лидеров» в команде, которые будут помогать коллегам.
- Доверьте внедрение профессиональному интегратору, как «Проксима». Он знает типичные «подводные камни» платформы, может быстро настроить типовые шаблоны, обеспечит интеграцию с 1С или сайтами, обучит сотрудников и поддержит компанию на старте.
- Запустите пилот-проект на одном отделе или группе пользователей, оптимизируйте процессы, соберите обратную связь, затем масштабируйте на всю компанию. Это уменьшает риск сбоев и снижает стресс.
«Проксима» оказывает полный спектр услуг по автоматизации управления и учета на базе 1С, а также помогает компаниям настроить работу с сервисом «Битрикс24».
- Внедрение — от установки до настройки начальных конфигураций.
- Техническая поддержка — сопровождение уже работающей системы, помощь пользователям, устранение неполадок.
- Интеграция с другими системами — например, с сайтом, с 1С и другими учетными/управленческими системами.
- Обучение и адаптация — помогут сотрудникам освоить сервис «Битрикс24» и объяснят, как пользоваться инструментами для конкретных задач.
Как «Проксима» помогает начать работать с платформой «Битрикс24»
«Проксима» берет на себя все сложности по интеграции платформы «Битрикс24».
Шаг 1. Если у вас нет четкого ТЗ, «Проксима» проведет аудит существующей ситуации в компании и напишет техническое задание под ваши запросы.
Шаг 2. По техзаданию для вас подготовят поэтапную оценку внедрения платформы «Битрикс24».
Шаг 3. На основании этой оценки вы сможете расставить приоритеты и внедрить сервис «Битрикс24», начав с необходимых блоков. Это дает возможность снизить финансовую нагрузку и распределить ее на определенный период.
После «Проксима» возьмет на себя постпроектное сопровождение: начиная с презентации продукта команде и обучения, чтобы снизить сопротивление, заканчивая ежемесячной техподдержкой.
Оставить заявку можно на сайте компании «Проксима».
Реклама. ООО «ПРОКСИМА». ИНН 6453169920 erid: 2W5zFGAhWjz