Разработка ИТ-системы: как организовать процесс и избежать основных ошибок

ИТ-инфраструктура – ключевой компонент для многих видов бизнеса. От нее зависит эффективность бизнес-процессов, безопасность данных и качество клиентского сервиса. Диджитализация – это сложный процесс со множеством нюансов. Сегодня мы вместе с экспертами из студии веб-разработки «Аспирити» расскажем, что нужно знать о разработке и внедрении ИТ-систем и как организовать этот процесс.

Задайте себе главные вопросы

Прежде, чем бежать к разработчикам и заказывать сервис, которого точно нет у ваших конкурентов, задумайтесь – действительно ли вам нужен персональный продукт? Для каких целей вы его приобретаете? К какому результату хотите прийти? Возможно, у вашего бизнеса нет процессов, которые будет обеспечивать кастомная информационная система, и вам выгоднее приобрести продукт «из коробки». Например, вы можете ограничиться стандартной CRM, где будете собирать необходимую информацию о клиентах.

Если же ваше предприятие включает уникальные рабочие процессы, и вы нуждаетесь в сервисе, который соберет все задачи бизнеса в одном пространстве и обеспечит его стабильную работу – то в разработку ИТ-системы вложиться все же стоит. Но делать это нужно вдумчиво и поэтапно.

Эксперты компании «Аспирити»: Безусловно, стоит определиться с вопросом «а нужен ли сервис?», чтобы не делать цифровизацию и диджитализацию в угоду модным веяниям. По нашему опыту, разработка ИТ-системы – далеко не первая мысль которая приходит руководству компании. Сначала они предпочитают искать коробочное решение и, в большинстве случаев, находят его.

Если говорить о том, какие именно задачи должна закрывать система, то на нашей практике были проекты, которые начинались как сервис для поиска работы, а превращались, например, в соцсети. Или, допустим, распространенная ситуация – к нам пришел клиент с целью перевести всё общение во внутреннюю систему компании. Он просил мобильное приложение для сотрудников, в котором должны были быть чаты с клиентами и диспетчерами.  Однако в ходе беседы мы выяснили, что сейчас у них всё общение происходит в мессенджерах и никаких проблем с этим нет. А, значит, никакого бизнес-влияния этот модуль не принесет. В обоих случаях деньги на эти проекты можно потратить более рационально.

Также нужно понять, есть ли у компании запас прочности, чтобы пройти этот путь. Зачастую не важно, «коробка» у вас или кастомная разработка – это всё равно затратное занятие, включающее в себя дорогие побочные задачи: работа с бизнес-процессами, внедрение, обучение сотрудников и огромное вовлечение на стороне заказчика.

Не допускайте основных ошибок

Часто руководители бизнеса допускают ошибки, которые тормозят разработку, ведут к потере бюджетов и уводят конечный продукт все дальше от того, что планировалось на старте. Эксперты «Аспирити» перечислили главные из них:

• Нанимают своих разработчиков и делают всё на своей стороне. Разработка ИТ-системы – это специфический процесс, который сложно наладить вне ИТ-компании. Даже если вы готовы платить рыночную зарплату разработчикам, есть большая вероятность, что лучшие из них не пойдут к вам. Разработчику нужны сложные задачи, ИТ-окружение в котором он будет расти как профессионал и многое другое. Это делает поиск кандидатов еще сложнее.
• Но даже если вам удастся нанять хороших специалистов, это не гарантирует качества, – у несработанной команды часто не получается четко оценить сроки и попасть в них. Разработка – это всегда процесс наполненный неопределенностями и трудностями. В ИТ-компании, как правило, есть накопленный опыт, чтобы справляться с такими вызовами.
• Отдают проект подрядчикам. Это очевидное решение, выходящее из первой ошибки. Однако оно может привести к трудностям, если у вас нет опыта разработки ИТ-систем. Не бывает так, что вы дали задачу подрядчику – и через полгода получили идеальную рабочую ИТ-систему. С вашей стороны должна быть команда, которая будет контролировать процесс: ставить задачи, помогать в анализе, организовывать тестирования на пользователях и запуск в эксплуатацию.
• Ставят ответственным незаинтересованного человека. Часто ответственный за разработку со стороны бизнеса — это не тот, кто принимает решение о разработке системы. Незаинтересованные работники иногда перекладывают ответственность друг на друга, из-за чего происходит путаница, вносится большое количество правок, растягиваются сроки, и проект отходит от намеченных целей. В таких ситуациях наблюдается слабое вовлечение бизнеса в процесс разработки и допущение ошибок в внедрении системы.

Четко выстройте архитектуру бизнес-процессов

Очень сложно автоматизировать то, что и без технологий является хаосом. Поэтому прежде, чем заказывать разработку ИТ-системы, необходимо понять внутренние процессы и определиться, какой функционал вы ждете от сервиса. Для этого выявите актуальные потребности своей компании: обозначьте бизнес-логику, оцените объем информации, который будет отражаться в системе, выясните, какие компоненты должны в нее входить, какие программы необходимы сотрудникам, как будет происходить коммуникация между отделами, какие ресурсы вы готовы заложить в проект.

Отразите эту информацию в схематическом плане работы вашего предприятия – это может быть модель или текстовое описание, в котором будут зафиксированы автоматизируемые бизнес-процессы компании. Она поможет компании-разработчику понять, что творится внутри вашего бизнеса, и подготовить проект, который будет отвечать его индивидуальным потребностям.

Эксперты компании «Аспирити»: Прежде, чем автоматизировать свою работу, мы тоже рисовали схемы процессов. Благодаря им мы могли понять бизнес-процесс и оценить его слабые места. Очень часто такие схемы дают понять, где автоматизация принесет выгоду бизнесу, а где она не нужна.

Например, в одном из наших кейсов мы поняли, что основной затык был в процессе выставления счетов. Поэтому приняли решение о разработке системы, которая, в первую очередь, научится выставлять счета.

Не забывайте, что разработка ИТ-системы – работа двух компаний

Качественная ИТ-система – это обоюдная ответственность вашей компании и команды разработчиков. Перед вами стоит совместная задача – разработать удобный в повседневном применении сервис. И, хотя на команде разработчиков лежит большая ответственность, никто лучше вас не понимает логику ваших бизнес-процессов и тот результат, который вы хотите получить: поэтому важно объединить усилия в работе над будущим продуктом и максимально вовлекаться в процесс.

Лучше, если разработка сервиса будет проводиться итеративно – по частям. Так вы сможете отследить, как протекает работа, внести свои правки в подходящий момент и наладить диалог с разработчиком.

Важно поддерживать связь с командой разработки на протяжении всего процесса.  Например, в компании «Аспирити» придерживаются открытого подхода к разработке. Клиент может связаться с любым членом команды, проверить текущие статусы по разным задачам – для него открыты доступы ко всей необходимой информации по проекту. Это помогает поддерживать оперативную коммуникацию, вовремя находить недоработки и вносить правки. Заказчик погружен в процесс, а значит на выходе получится тот продукт, который он ожидает увидеть. Всё это положительно влияет и на скорость разработки и на итоговый бюджет проекта.

Как внедрить ИТ-систему в бизнес

Процесс внедрения нового сервиса стоит на том же уровне сложности, что и его разработка. Его можно провести максимально безболезненно для работников компании и ее бизнес-процессов, если соблюдать некоторые рекомендации. Однако помните, – чтобы интегрировать в работающий механизм что-то новое, потребуется много усилий и времени.

• Привлеките команду разработки и проведите обучение сотрудников. Попросите у разработчиков инструкцию для персонала, которая облегчит использование нового сервиса. Проведите обучение для каждого подразделения – познакомьте сотрудников с системой «в поле», продемонстрируйте, как все функционирует, и объясните, что изменится в их ежедневном рабочем процессе. Пригласите для проведения обучения представителя команды разработки, чтобы он ответил на все вопросы вашего коллектива.
• Подкрепляйте технические правила административными. Люди всегда неохотно принимают что-то новое, а это значит, что в вашей компании не все захотят мириться с нововведениями. Чтобы не возникало недовольства внутри предприятия, важно выделить сотрудникам время для принятия новых правил. Необходимо  закрепить за процессом внедрения ответственного менеджера, который будет общаться с коллективом, помогать в использовании нового ПО  и доносить ценности нового подхода к работе. Наблюдая за коллективом, он выработает административные правила использованию новой информационной системы, которые облегчат и упорядочат корпоративный процесс.
• Начните работу с реальными данными. После обучения персонала, вы можете приступить к использованию сервиса с реальными данными. Используйте информацию из интегрированных систем, следите за тем, чтобы сотрудники не забывали о новом способе коммуникации, собирайте внутри системы индивидуальную базу знаний компании. Сообщайте о любых неполадках и проблемах разработчику.
• Развивайте систему совместно с бизнесом. Не забывайте, что ИТ-система, как и ваш бизнес, не постоянна – она растет, пополняется и имеет возможность развиваться. Поэтому вместе с движением вашего бизнеса, не забывайте про совершенствование внутренних механизмов. Ведь ваши задачи могут выполняться гораздо быстрее и эффективнее благодаря правильной информационной системе.
• Планируйте внедрение на старте разработки. Команда должна понимать, как будет происходить внедрение. Это поможет в работе над роадмапом проекта: разработчики будут знать, какие модули передаются на внедрение в первую очередь, а, значит, разработают и протестируют их вначале. Кроме того, это облегчит разработку требований и поможет в создании пользовательской инструкции.

Однако нужно понимать, что разные ИТ-системы внедряются по-разному. Представленный рецепт работает, но не является универсальным для каждого случая. Поэтому разработку и внедрение ИТ-системы для вашего бизнеса лучше доверить профессионалам.