Делегирование обязанностей как признак эффективного управленца
Рано или поздно любой проект выходит на такой уровень, когда становится очевидно: его руководитель не может делать всё только самостоятельно, и пора искать людей, способных разделить с ним часть обязанностей.
Для некоторых управленцев делегирование становится сложной задачей, и они допускают множество ошибок. Поговорим о том, когда необходимо начать сбор команды, почему это столь важно и какие факторы могут помешать созданию «отряда мечты».
Что дает делегирование
Предприниматель не обязан и не в силах делать всё исключительно своими руками. В противном случае, закрывая все задачи самостоятельно, он рискует лишить свой проект будущего. Делегирование — путь к росту и развитию не только за счет распределения задач, но и благодаря помощи нанятых специалистов, компетенции которых дают множество преимуществ.
Распространенная среди опытных управленцев идея о том, что брать на работу стоит тех, кто разбирается в своей сфере лучше, чем руководитель, определенно имеет смысл. Предприниматель получает возможность выдвинуть проект на новый уровень тогда, когда привлекает в него профессионалов, чьи навыки превосходят его собственные и дают бизнесу ощутимые профиты. Например, опытный маркетолог сможет найти решения по продвижению проекта и минимизировать возможные убытки, а компетентный специалист по продажам напрямую повлияет на показатели выручки.
Как понять, что проект вырос и пора делегировать часть обязанностей другим людям?
- У вас постоянно появляются небольшие задачи, которые в совокупности отнимают много времени: проверка рабочей почты, планирование деловых встреч, переписка с потенциальными клиентами, ежедневный постинг. Всё это по отдельности выполнить недолго, но в общей сложности занимает минимум от 4 до 5 часов рабочего времени.
- Операционные процессы мешают вам заниматься тем, чем положено предпринимателю: планировать и принимать стратегические решения по развитию бизнеса. Вместо этого вы занимаетесь, скажем, сборкой и отправкой грузов, коммуникацией с клиентами, контент-маркетингом. Проект не растет, потому что дела, которые могли бы способствовать развитию, остаются на заднем плане.
- Вам не хватает компетенций в какой-то сфере, которая позволит вашему проекту вырасти. Вам нужно найти опытного специалиста, способного взять задачу на себя, вместо того, чтобы пытаться научиться справляться самостоятельно. Как минимум потому, что профессионал способен решить проблему, которая у вас отнимает два часа, за 15 минут.
- Вы уже сформировали определенные навыки ведения рабочего процесса, которые не требуют больших усилий, и им можно обучить других людей. Например, вы знаете, как эффективно организовать прием или отправку заказа, и готовы поручить это кому-то из сотрудников.
- Из-за объема работы начинают сдвигаться сроки реализации проектов, от чего страдают клиенты и падает выручка.
Что мешает делегировать
Казалось бы, поручить задачи другому человеку проще простого. Однако очень многие предприниматели, особенно в начале пути, говорят о сложностях передачи функционала, с которыми сталкиваются в процессе. Довольно часто люди и вовсе отказываются от идеи делегирования, из-за чего проект находится в некой стагнации.
Что им мешает?
- Ощущение, что никто не сделает лучше или хотя бы так же. На самом деле такая точка зрения основана на убеждении, у которого обычно нет реального основания. Зачастую у такого человека за плечами есть совсем небольшой опыт неудачного делегирования, который и влияет на опасения. По факту, довольно часто задачи, которые предприниматель берёт на себя, вполне по силам другим людям, а кто-то может сделать их даже лучше.
- Перепоручать работу неудобно: человеку может казаться, что он не делает ничего, пока остальные трудятся.
- Привычка всё контролировать: кажется, стоит отвлечься, и все результаты труда пойдут прахом. Безусловно, некоторые специалисты действительно допускают ошибки в процессе работы, но маловероятно, что они приведут к краху.
- Отсутствие навыков делегирования: управлять и распределять обязанности на самом деле умеет не каждый предприниматель. Однако тут могут помочь курсы по менеджменту.
- Сложно признать, что какой-то другой специалист может быть более компетентным в той области, задачи из которой предприниматель хочет ему поручить. Тем не менее имеет смысл себе напомнить, что разбираться абсолютно во всём не под силу ни одному человеку: для того и нужна команда, чтобы каждый ее участник мог усилить проект за счет своих компетенций.
Как делегировать правильно
Если вы всё же решили попробовать отдать часть ваших задач кому-то другому, важно сделать это корректно, не забывая о том, что новый опыт так или иначе может быть сопряжен с ошибками.
На что обратить внимание?
- Четко пропишите перечень задач и результат, к которому вы хотите прийти. Это позволит определиться с критериями, по которым вы будете выбирать человека: какими компетенциями ему нужно обладать, какие показатели укажут на эффективность его работы и так далее.
- Пропишите инструкции и проведите обучение: новый сотрудник должен четко понимать, что относится к сфере его ответственности, а что нет. Также будет здорово сохранять возможность для предложений. Ведь одна из целей делегирования — привнести в проект свежие идеи.
- Оставайтесь на связи, чтобы у специалиста, которому вы делегировали задачи, была возможность задать вопросы и поделиться результатами. При этом, когда у него возникают трудности, стоит предоставить возможность найти решение самостоятельно: не забывайте, что перераспределение обязанностей призвано облегчить вашу жизнь и освободить время, а не превратить вас в наставника.
- Договоритесь о разумных рамках контроля: установите сроки, график, объем выполнения работы, чтобы процесс взаимодействия был прозрачным для обеих сторон.
- Будьте готовы к провалам: если вы делегируете впервые, то найти подходящего сотрудника, выбрать корректный и эффективный формат взаимодействия может получиться не сразу. Создание команды мечты — процесс, а не только результат. И на пути к нему многие руководители допускают ошибки.
Держите в голове цель, к которой вы хотите прийти: она способна вас поддерживать и мотивировать.
