От электронной почты до групповых чатов с задачами: как изменился подход к общению с клиентами
Чтобы задачи выполнялись вовремя, важно наладить бесперебойную коммуникацию на всех этапах подготовки проекта. Традиционно бизнес использует электронную почту и мессенджеры, а работу приходится отслеживать в специальных приложениях. В статье вместе вместе со студией-разработчиком корпоративного мессенджера Teletask разберемся, как изменился подход к рабочей коммуникации и как одно приложение может закрыть все потребности менеджмента.
Электронная почта — традиционный канал общения с клиентами
Большинство организаций до сих пор использует электронную почту как основной инструмент рабочей коммуникации. Почтовый клиент можно открыть на любом компьютере независимо от операционной системы, и даже если переписка была три года назад, вы все равно сможете найти нужную информацию.
Главная проблема всех электронных ящиков — у вас нет уверенности, что адресат получил сообщение. Спам-фильтр не всегда работает корректно, и письмо может потеряться из-за прикрепленных ссылок или случайного слова «реклама». Кроме того, в почте нет адекватных статусов о прочтении, а если адрес личный — диалог с клиентом или коллегой может и вовсе потеряться под массовыми рассылками.
Почтовый ящик можно адаптировать под себя, например, создать систему ярлыков и настроить правила отправки сообщений в спам, но это требует усидчивости и большого количества времени. Согласно исследованиям, сотрудники могут тратить до трети времени в течение дня, чтобы разобрать завалы электронных писем. А это треть времени, которое можно было потратить на реальную работу над проектом.
Мессенджеры как способ быстрой коммуникации
С приходом мессенджеров многие компании стали отказываться от электронной почты в пользу более быстрой и неформальной коммуникации. В чате всегда видно, прочел ли собеседник сообщение, и весь диалог находится в одной ветке — важные мысли точно не потеряются, и можно посмотреть, как шло обсуждение. Сторонники более формального общения совмещают почту и чаты, работает так: отправил письмо — позвонил или написал, чтобы проверить, точно ли все получили. Да, так ваше письмо точно не пропустят, но этот способ все еще отнимает очень много времени. А время — один из главных ресурсов вашего бизнеса. Полный переход на мессенджеры ускоряет общий темп общения, но даже с ними корпоративная коммуникация остается далека от идеала.
В первую очередь, мессенджеров очень много, и все клиенты или подрядчики пользуются разными приложениями. Очень тяжело одновременно следить за чатами в WhatsApp, Telegram или Viber, и всегда остается риск, что диалог может «расползтись» на несколько приложений одновременно. Тогда найти нужную информацию станет ещё сложнее — для начала придется вспомнить, где конкретно шла переписка.
Для общения внутри команды мессенджеры тоже не очень подходят. Далеко не все сотрудники имеют выделенный номер телефона, и рабочую переписку приходится вести с личных аккаунтов — в результате сообщения точно так же могут теряться в потоке новостных каналов, неформальной переписки или спам-рассылок. Можно, конечно, уйти в специальные приложения — там нет спама, но с клиентами все равно придется общаться в мессенджерах. К тому же остается проблема трекинга задач — параллельно с чатами нужно вести одну или несколько рабочих досок. Задача может потеряться просто потому, что вы забыли ее перенести или не изменили срок дедлайна.
В результате вашим сотрудникам приходится осваивать много программ сразу, тратить время на мониторинг всех каналов коммуникации, и при этом не отвлекаться на лишнюю информацию, которую нельзя поставить на паузу. Чтобы работа шла эффективнее, рекомендуем присмотреться к комплексным и лаконичным решениям — приложениям, которые совмещают в себе простоту чатов и удобство приложений для управления проектами.
Одно приложение для общения и контроля задач
Единая рабочая среда экономит время вашей команде и ускоряет общую работу над проектом. В таком приложении не будет ничего лишнего, только рабочие чаты с актуальными дедлайнами — вести диалог и отслеживать статус работы можно одновременно.
Оптимальным решением может стать таск-месседжер, например Teletask. Зарегистрироваться в приложении можно без привязки к конкретной задаче, и объединяться в команды уже по необходимости. В такой чат можно будет добавить даже клиента — так он сможет ставить вам задачи напрямую, работа над проектом будет прозрачной и наглядной.
Интерфейс Teletask выглядит одинаково и для клиентов, и для исполнителей. Например, если вы добавите в диалог подрядчика, он увидит общую беседу «Потока» и все задачи — в форме отдельных чатов — внутри нее. В чатах, где вы укажите его как «Исполнителя», подрядчик будет получать уведомления. Так все участники проекта видят задачи друг друга, но не отвлекаются и работают только со своими. Чтобы вы точно не пропустили уведомления, у Teletask есть интеграция с Telegram — бот будет дублировать вам актуальные оповещения.
В ближайших планах разработчики планируют добавить возможность скрывать задачи в зависимости от «роли» участника — если вы добавите в поток клиента, он не увидит внутренних и еще сырых задач по проекту.
Сейчас в приложении нет лимитов на хранение данных — все ваши сообщения и файлы будут храниться «вечно». Ограничений по форматам тоже нет, внутри потоков есть поиск по чату каждой задаче — вам будет легко найти информацию или прикрепленный документ.
Teletask даст вам возможность гибко оценивать трудозатраты на конкретный проект — в приложении есть раздел отчетов с детализацией времени по каждой задаче, клиенту или проекту. Аналитику можно собрать на конкретного пользователя или по типу работы. В самом чате аналитика тоже есть — вы сможете увидеть, какой пользователь начал работу над задачей и сколько времени ушло на ее выполнение. Реализована функция очень просто — сотруднику нужно включить таймер, и вся информация подтянется в отчет автоматически.
Как убедить клиента начать работать в таск-месседжере?
Клиенты могут капризничать и отказываться уходить из привычных приложений. Однако в том же Telegram удобно обсуждать маленькие проекты. Как только количество сотрудников и задач увеличивается, вся коммуникация быстро превращается в хаос.
Teletask совмещает в себе привычный интерфейс, при этом обсуждение задач будет предметным, клиент сможет увидеть исполнителя, сроки и статус каждой из них и отслеживать каждый из параметров. В общий чат ему писать не потребуется — клиент сможет поставить задачу сразу, буквально в один клик. Приложение кроссплатформенное — сейчас работает браузерная версия, на десктопе и мобильных устройствах, проводится альфа-тестирование для macOS, iOS и Android, и скоро появится версия программы для Windows.
