Если собрания в вашей компании отнимают массу времени у сотрудников, а в результате вы не приходите к общему знаменателю, скорее всего, они организованы неэффективно. Причин тому может быть множество, а результат один: коммуникация непродуктивная. Чем в данном случае может помочь фасилитатор и как его найти, разберем в материале.
Кому и когда нужен фасилитатор
Очень часто совещания в компании проходят по одному сценарию: все сотрудники собираются, чтобы обсудить важную тему или проблему, требующую решения. Подразумевается, что участники должны обменяться идеями, чтобы найти свежий подход к рабочему процессу. По факту они либо по большей части отмалчиваются, а свое мнение высказывают только несколько особо активных сотрудников, либо, наоборот, обмен мыслями превращается в перепалку, коллеги друг друга не слушают. И даже если среди общего шума прозвучит достойная идея, ее с большой вероятностью могут упустить.
Фасилитатор — человек, который помогает сделать процесс обсуждения какого-либо вопроса или проблемы эффективным. Он выполняет функцию организатора и старается, чтобы в коммуникации принял участие каждый, все точки зрения были услышаны, а по итогам переговоров коллектив пришел к результату, обозначенному в самом начале. Само понятие «социальной фасилитации» пришло к нам из психологии, где впервые прозвучало в начале XX века. Широкое распространение оно получило в 80-х годах прошлого столетия в бизнес-среде.
Задачи фасилитатора:
- Обозначить тему собрания: назвать проблему, которая требует решения, представить вводные и поставить задачу.
- Вовлекать в процесс обсуждения всех участников встречи, чтобы не было тех, кто отмалчивается, потому что, например, боится высказывать свою точку зрения. Также важно держать в рамках сотрудников, которые привыкли быть в центре внимания. Данную функцию ему помогают реализовать специальные техники и упражнения, а также умение задавать правильные вопросы.
- Сохранять нейтралитет и объективность. Фасилитатор не вовлекается эмоционально в процесс обсуждения, не поддерживает какую-то из сторон. Его задача — управлять процессом, предоставлять возможность каждому быть услышанным, оценить предложения объективно.
- Следить за таймингом, чтобы обсуждение не выходило за рамки и кто-то из участников не перетягивал одеяло на себя.
Без такого специалиста не обойтись в компаниях, где собрания отнимают массу времени, а в результате не получается прийти к понятному и прозрачному результату. Например, руководитель собрал коллектив, чтобы все обсудили, как повысить уровень продаж в следующем квартале. Совещание продолжалось 3 часа. Текущие рабочие задачи стояли на паузе. Участники активно спорили, делились мыслями, искали причинно-следственные связи имеющейся проблемы. В итоге конкретного плана действий так и не появилось. И если в организации большинство деловых встреч проходит примерно по такому же принципу, фасилитатор способен исправить ситуацию и сделать совещания продуктивными.
Это не означает, что помощь специалиста нужна на каждой планерке. Однако если вам предстоит важное собрание или мозговой штурм, который имеет стратегическое значение для развития компании, возможно, стоит поискать профессионала в данном вопросе.
Как выбрать фасилитатора
Данную функцию может выполнять как специалист со стороны, так и ваш штатный сотрудник, если он обладает необходимыми компетенциями. Научиться фасилитации вполне реально как на специальных курсах, так и с помощью соответствующей литературы. Поэтому, если кто-то из менеджеров вашей компании кажется перспективным кандидатом, который способен вывести совещания на новый уровень, можно рассмотреть такой вариант.
Если вы ищете фасилитатора «на стороне», стоит обратить внимание на следующие моменты:
- Компетенции и образование: есть ли у него соответствующая подготовка, состоит ли он в профессиональных сообществах, проходил ли аттестацию.
- Включённость в рабочий процесс. Постарайтесь понять, хорошо ли специалист понимает потребности и специфику вашей компании. Безусловно, фасилитатор не обязан быть экспертом в той области знаний, в которой вы работаете. Однако для него важно говорить с вашими сотрудниками на одном языке и обращать внимание на ключевые аспекты обсуждения. То есть погружение в вашу сферу деятельности так или иначе потребуется.
- Как специалист строит рабочий процесс. Прежде чем провести совещание с сотрудниками, фасилитатору требуется время на подготовку. Обычно на данном этапе он общается с участниками, проводит с ними предварительные переговоры, чтобы выявить их ожидания, сомнения, опасения, собрать обратную связь и определить перечень трудностей, которые могут возникнуть. Затем он готовит примерный план встречи и рабочие инструменты, призванные достичь поставленной цели. Кстати, важно обсудить, насколько верно специалист понимает итоговую задачу совещания и уверен, что сможет ее решить.
- Отзывы и рекомендации — еще один важный аспект, помогающий принять решение при поиске фасилитатора. Если вы подбираете специалиста с помощью агрегаторов, не игнорируйте рейтинг и отзывы. И, конечно, не бойтесь обращаться за рекомендациями к другим предпринимателям и управленцам, у которых был успешный опыт работы с такими специалистами.
Люди со стороны: каких специалистов можно брать на аутсорсинг