Работа с государственными закупками — это не только дополнительный источник дохода, но и дополнительная ответственность и риски. Однако, наладив деятельность в этой нише, можно вывести свой бизнес на качественно новый уровень. Вместе с Александром Павловым, директором по развитию компании «Тендерплан», разбираемся, на что нужно обращать внимание при работе с тендерами, какие технологии использовать и как благодаря этому зарабатывать больше.
Павлов Александр Петрович
директор по развитию
Какие основные сложности возникают при работе с госзакупками?
Сложна сама процедура проведения таких закупок. Поставщики сталкиваются с наличием жестких требований к ним со стороны заказчика, строгим регламентом проведения тендера, оплатой по факту поставки товара или выполнения работ, высокими требованиями к оформлению документации, особенно в части подготовки формы технических характеристик, и многими другими тонкостями.
Участвуя в госзаказе, необходимо быть готовым к тому, что такой канал сбыта потребует много внимания к мелочам. Также для получения хорошего и прибыльного заказа необходимо пройти действительно сложный процесс отбора, так как именно в таких закупках конкуренция будет ниже, а наценка — выше. Государственные закупки — это бюрократия, жесткий регламент и контроль. Но заказы у государства будут всегда, и если освоить этот рынок, наработать опыт, выстроить бизнес-процессы, то можно получить стабильный канал сбыта своей продукции и обрести постоянных заказчиков.
На что нужно обращать внимание при просмотре заявок?
Прежде всего стоит внимательно изучать условия проведения тендера (сроки, ограничения) и его документацию: требования к поставщику, техническое задание, контракт. Важно верно оценить свои возможности: проходите ли вы по требованиям, сможете ли исполнить контракт или обеспечить его исполнение.
Обратите внимание на площадку проведения закупки, есть ли у вас аккредитация на ней и успеете ли вы ее пройти при необходимости. Часть площадок не бесплатны для участников, это также стоит учитывать.
Очень важно проводить анализ потенциального заказчика: кто и как участвовал в его тендерах ранее, нет ли у него «своих» поставщиков под этот вид деятельности, насколько в среднем снижается цена, как часто на заказчика жалуются в ФАС и были ли судебные разбирательства в области торгов, не задерживал ли он оплаты по тендерам. Такой анализ может сберечь средства и время.
Какие ошибки при поиске тендеров допускают предприниматели?
Пожалуй, главная ошибка — отсутствие понимания важности данного процесса. Некоторые поставщики выделяют на поиск очень мало времени или не занимаются им постоянно: просматривают новые тендеры один-два раза в неделю, не уделяют должного внимания поисковым критериям и фильтрам, не стремятся найти самые выгодные закупки.
Порой тендеры, которые сложно найти и в которых сложно поучаствовать, — и есть самые выгодные. Если мы ставим для себя целью найти все закупки по нашему направлению и принять участие в наиболее выгодных, то необходимо использовать различные настройки и варианты поиска: по ключевым словам, по кодам ОКПД2, по документации, по потенциальным заказчикам.
Пусть это будет несколько регулярно используемых фильтров, через которые будет просеиваться весь поток извещений, оставляя в поле нашего внимания все потенциально интересные закупки. Это даст больше вариантов выбора, когда на самом первом этапе отбираются для участия те закупки, которые обеспечат наилучший результат.
Какие способы оптимизации работы с закупками сейчас существуют?
Настроить эффективный поиск тендеров, выработать методику оценки тендера и вероятности победы, постоянно проводить анализ заказчиков и конкурентов, внимательно просчитывать себестоимость, грамотно подготавливать документацию, проводить анализ проделанной работы. Отдельную роль здесь стоит отвести автоматизации данных процессов, которая позволит существенно увеличить производительность труда практически на каждом этапе.
Процесс тендерных продаж требует очень внимательной работы, так как каждая запятая при подготовке документации может стоить допуска к участию — и тогда все усилия окажутся напрасными. Одним из самых важных критериев оценки всей работы является конверсия: из участий — в допуски, из допусков — в победы.
Достичь 95-100% допусков вполне реально за счет грамотного юриста. А в победах стоит опираться на цифру 30%. Выше процент побед — хорошо, ниже — нужно что-то менять в организации процессов. И, конечно же, необходимо максимально исключить банальное «не успел», «забыл», «проглядел».
Оптимизировать работу с закупками
Зачем нужны агрегаторы тендеров, если есть сайт госзакупок?
ЕИС периодически закрывают на проведение регламентных работ, что исключает возможность обращения к нему, когда необходимо срочно посмотреть информацию по тендеру. В то время как агрегаторы хранят информацию по опубликованным закупкам и документацию на своих серверах, и они доступны 24/7.
Системы располагают большими критериями для поиска тендеров (логические операторы, поиск по документам, категориям и др.) и, значит, позволяют находить больше потенциально интересных закупок. Также они обеспечивают сбор с так называемых «коммерческих» площадок, на которых размещаются частные объявления.
Таким образом, все публикуемые закупки можно отслеживать в одном месте, не затрачивая время на поиск на сотнях различных сайтов. Используя агрегаторы, можно прорабатывать гораздо больше тендеров, отбирая для участия наиболее выгодные.
Агрегаторы торгов часто не только обеспечивают поиск закупок, но и предоставляют дополнительный функционал, позволяющий автоматизировать процессы и существенно повысить эффективность участия среднего тендерного отдела. Это тендерная CRM, различные сортировки и выгрузки, уведомления по значимым событиям, а также анализ тендеров; у вас появляется возможность быстро анализировать и просматривать необходимую информацию о заказчиках и поставщиках, рынке в целом, используя автоматизированные аналитические отчеты.
На сегодняшний день отдельные агрегаторы тендеров предоставляют полный спектр информационной и организационной поддержки тендерному отделу, полностью окупая себя в самые короткие сроки.
В чем отличие вашего сервиса от конкурентов?
Удобный, привычный всем интерфейс, скорость работы сервиса, отсутствие любых ограничений (пользователи, количество поисковых запросов, аналитических отчеты), действительно работающая и бесплатная техническая поддержка, готовая помочь по любому вопросу.
Мы постарались реализовать простую в использовании и понятную всем систему, позволяющую одновременно выстроить практически любые процессы в работе тендерного отдела. «Тендерплан» является эффективным инструментом как для одного пользователя, так и для всего отдела в целом.
Система включает различные полезные инструменты: многопользовательский режим работы и функции CRM-системы, обмен сообщениями и файлами, совместное взаимодействие с документами, настраиваемые уведомления и календарь торгов, автоматическое отслеживание своих заказчиков и конкурентов.
Сервис также обладает широкими возможностями в области аналитики, дает возможность построения практически любых интерактивных аналитических отчетов по рынкам, заказчикам, поставщикам — как в автоматизированном режиме, так и отбирая закупки для анализа вручную. «Тендерплан» позволит автоматизировать все процессы тендерного отдела — от поиска до совместной работы и анализа участия — забрав на себя львиную часть рутинных действий.
Подробнее о системе «Тендерплан»