Любой бизнес однажды сталкивается с тем, что прибыль фиксируется на определенном уровне и перестает расти. Как правило, такое происходит, когда формируется база регулярных клиентов и поставщиков. Директора и руководители отделов обычно видят только два пути выхода из этого положения: увеличивать объем продаж или повышать цены на товары.
Однако есть и третий вариант, который чаще всего остается без внимания: сокращение закупочных издержек. Добиться этого без оптимизации всего процесса закупки невозможно. Поэтому к достижению этой задачи нужен комплексный подход. О том, почему это самый оптимальный вариант и какие бизнес-инструменты для этого нужны, нам рассказал генеральный директор компании Mertago — Константин Байдали.
Константин Байдали
Генеральный директор компании Mertago
Почему повышение объемов продаж и цен не работает
Чтобы понять, почему сокращение закупочных затрат — самый оптимальный способ увеличения прибыли бизнесмена, мы рассмотрим все три варианта.
1. Искусственное завышение цен
Такая мера приведет к нарушению баланса на рынке. Если проанализировать стоимость любого товара, то мы увидим, что большая часть компаний устанавливает практически одинаковые прайсы. Выходя за такой негласный предел, предложение автоматически начинает уступать в конкурентной борьбе, что неминуемо влечет сокращение объемов продаж. Клиент замечает, что цены в других магазинах и на площадках ниже, и начинает покупать там. В итоге вместо роста прибыли в лучшем случае компания сохранит имеющийся уровень дохода, а в худшем — растеряет всю клиентскую базу.
2. Увеличение объема продаж
Этот вариант сопряжен с увеличением издержек: это и расширение штата сотрудников, и увеличение фонда заработной платы, и покупка дополнительного оборудования, и аренда посадочных мест. Если капитала для всего этого недостаточно, то добиться поставленной цели будет сложнее. К тому же не стоит ожидать моментального прироста: сохраняется риск того, что увеличенного объема продаж будет недостаточно, чтобы окупить вложения и выйти в плюс.
3. Сокращение закупочных затрат
Представим, что компания закупает товар на 100 тысяч рублей, а реализует за 120 тысяч, получая таким образом 20 тысяч прибыли. Но если она изучит существующие предложения на рынке, найдет нового поставщика или договорится с постоянным о скидке всего в 5% (то есть 95 тысяч) и будет сбывать его за все те же 120 тысяч, то прибыль возрастет до 25 тысяч — а это на целых 25% больше от первоначальной. Ощутимо, не правда ли?
Кратко резюмируя все три способа, мы можем обозначить их как рискованный, дорогостоящий и оптимальный. Сокращение закупочных издержек не требует больших ресурсов, не заставляет вступать в конфронтацию с рыночными ценами или расширять штат отдела продаж, провоцируя новые издержки. Этого уже достаточно, чтобы вырваться в лидеры среди всех имеющихся вариантов.
Какие проблемы могут помешать сократить затраты на закупку
Вместе с Константином Байдали мы сформулировали несколько основных проблем, снижающих эффективность и ведущих к росту закупочных издержек:
- Отсутствие консолидации закупок: разные подразделения покупают одну и ту же номенклатуру разных поставщиков. Это увеличивает логистические и транспортные издержки, тем самым увеличивая себестоимость товаров и снижая уровень прибыли.
- Излишняя бюрократизация закупочного процесса. Сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством бумажной работы и рутинными, «ручными» операциями. Это снижает их эффективность и увеличивает нагрузку, не оставляя сил на поиск более выгодных предложений.
- Отсутствие единой базы поставщиков, контрактов, прайс-листов, что делает процесс закупки непрозрачным. Все контакты поставщиков находятся в «блокнотах» и файлах закупщиков. Если кто-то из таких сотрудников уволится или заболеет, это может парализовать бизнес, сорвать согласованные в договоре сроки поставок или резко повысить затраты на их выполнение. Все это из-за потери данных о проведенной специалистом подготовительной работе.
- Отсутствие мотивации сотрудников. Помимо того, что у них не остается сил и времени, они в целом не заинтересованы в экономии средств компании. Это усиливается тем, что у них нет удобных инструментов для анализа рынка и организации конкурентных закупок.
- Недостаточный контроль со стороны руководства. Его пассивность будет аккумулировать пассивность сотрудников. Чтобы этого не произошло, оно должно проверять, насколько хорошо подчиненные справляются с постоянными задачами. Помочь в этом может введение отчетности и kpi, которые дадут возможность отслеживать эффективность отдела закупок и сделают рабочий процесс более прозрачным.
- Неготовность модернизации рабочего процесса. Многие руководители не знают о существовании готовых решений для систематизации и оптимизации закупок, считая их слишком сложными, а само внедрение — неподъемным для малого и среднего бизнеса. В результате этого сотрудники вынуждены работать по-старинке, что усложняет процесс закупок и делает его менее выгодным с финансовой точки зрения.
Как оптимизировать работу с закупками и увеличить прибыль
Так как решить все эти проблемы? С точки зрения компаний, не готовых тратить большие средства на разработку собственных систем управления, ищущих простое и доступное решение, оптимальным вариантом может стать облачный сервис Mertago.
С его помощью бизнес может создать единую базу поставщиков и систематизированный каталог товаров, в котором будет храниться вся необходимая информация по сделкам. Как это работает на деле: специалист отдела закупок один раз формирует базу поставщиков с нужными для компании товарами, и она автоматически рассчитывает стоимость заказа, формирует сводные таблицы для анализа и выбора самого выгодного предложения.
Закупщику не придется вручную искать поставщиков в разрозненных источниках и базах, обзванивать их и запрашивать прайс-листы, сводить всю информацию в Excel-таблицы, а затем формировать заказ и отправлять его на почту. С Mertago весь процесс займет всего пару кликов. Благодаря тому, что на платформе собрано порядка 3 151 компаний-поставщиков и более 10 миллионов товаров и услуг. Достаточно просто отсортировать их согласно целям и задачам бизнеса, и Mertago сопоставит цены и поможет найти наиболее оптимальный вариант. Это позволит снизить закупочные издержки и без увеличения количества продаж и цены для конечных покупателей повысить прибыль компании. Сервис обеспечит прозрачность работы сотрудников, поможет с организацией и проведением конкурентных закупок, а также позволит планировать и контролировать их основные этапы.
Аудит кейсов компаний, выбравших решение от Mertago, демонстрирует впечатляющие результаты внедрения:- снижение расходов на закупки в среднем на 8%;
- повышение производительности сотрудников на 30-40%;
- сокращение времени на подготовку закупки в среднем на 80%.
Отдельно хотим отметить, что в разработке проекта Mertago участвовали специалисты с внушительным опытом: 23 года на рынке снабжения и коммерческих закупок, 20 лет в разработке собственных ERP и BPM-систем, 13 лет участия в госзакупках и тендерных ставках. Это позволило предусмотреть все актуальные для сферы нюансы и сделать сервис максимально удобным.
Узнать больше о платформе Mertago