Как русскоязычной компании работать за рубежом и платить своим сотрудникам

Студия Red Barn и бизнес-журнал Hussle.ru выпускают совместный проект — подкаст Hussle. В каждом выпуске мы будем говорить о новостях из мира бизнеса, управления и финансов, разбираться в самых актуальных и важных событиях, анализировать тренды и тенденции, выявлять лучшие практики и делиться опытом успешных предпринимателей и руководителей на территории России.

Расскажем, как начать свое дело с нуля, привлекать клиентов, продвигать свой бренд, управлять финансами и многое другое. Сегодня все больше и больше актуализируется тренд глобальной мобильности, когда сотрудник или даже, бывает, целая компания переезжают из одной страны в другую. Как и в случае с любой миграцией, глобальная мобильность — это довольно гибкая концепция, и в ней требования и законы постоянно меняются. Хочется разобраться, что же происходит именно сейчас, насколько тренд актуален в первую очередь для русскоязычных компаний и конкретно для тех, кто работает за рубежом. Обсуждать этот вопрос мы будем вместе с Виталием Михайловым, основателем и СЕО EasyStaff — международной компании, предлагающей сервисы для заказчиков и фрилансеров по всему миру.

Виталий, ты представляешь русскоязычную компанию за рубежом. Можешь поделиться своими личными наблюдениями, как сейчас вообще выглядит глобальная мобильность? Какие есть тенденции, какие есть тренды?

Да, действительно, мы — компания международная, у нас несколько юрлиц, при этом мы все русскоговорящие, в большей части русские. Сейчас у нас команда распределенная, всего нас несколько десятков человек, и мы раскиданы абсолютно по разным странам. И это реальный тренд, норма современной жизни, современного бизнеса, когда компания не фокусируется на каких-то локальных зонах, исключительно где она оперирует. Собственники больше не ограничиваются тем выбором, который у них есть, а позволяют себе нанимать лучших специалистов в тех зонах, где комфортно обеим сторонам рабочих отношений.

Но есть и нюансы, например международная русскоязычная компания все равно будет нанимать русскоязычный персонал из-за менталитета — более простые коммуникации, выстроенные механизмы взаимодействия. Ментальность играет большую роль. Соответственно, значительно проще собирать команду в том социуме, в котором ты понимаешь, как нанимать, кого нанимать и как менеджерить этот персонал. И современный мир позволяет делать это довольно эффективно. Уверен, что таким образом рассуждаем не только мы в EasyStaff, а любой другой бизнес: и американские, и европейские компании, которые тоже стремятся при глобальном расширении своего бизнеса работать с понятным для себя персоналом.

Многие организации ожидают новых переездов или назначений сотрудников сейчас, в 2024-м. В чем плюсы такого распределения команд? И в чем минусы?

Плюсы для сотрудников очевидны. Например, если говорить о релокантах, когда компания расширяет свой бизнес и релоцирует своих сотрудников в другие страны — это такой новый стиль жизни: work and travel. У нас несколько перевезенных сотрудников, это касается в основном ключевого персонала. По собственному опыту могу сказать, что такой подход к работе позволяет специалисту шире взглянуть на мир, совмещать работу и отпуск. Можно сказать, что для современных диджитал-компаний это уже некий стандарт, когда сотрудник не привязан к месту.

Сегодня для ценного работника компания старается дать такие возможности, чтобы он не был ограничен в перемещениях по миру. Плюс ковид позволил компаниям взглянуть иначе на устройство трудовых отношений и понять, что удаленка — это не проблема.
Если переходить к плюсам для компаний, то это, с одной стороны, способ удержать ценного спеца как один из элементов его мотивации. С другой, есть еще косвенные выгоды: раньше ты платил за этого человека налоги, соц. взносы, все сопутствующие расходы, оплачивал офис, канцелярию, парковку, сейчас все иначе.

Если сотрудник уезжает в другое место, у тебя появляются альтернативы. Например, работник меняет налоговую резидентность, а это уже механизм оптимизации налогов. Это немаловажно, и это абсолютно легально. Для компании появляется такой важный косвенный эффект: помимо того, что она позволяет своему человеку работать по всему миру либо в какой-то интересной для него локации, дополнительно еще и экономит на расходах.

Компании-релоканты, которые полностью всем офисом встали и переехали, и компании с сотрудниками, которые просто распределены по всему миру, всегда же сталкиваются с какими-то сложностями. Давай разберем проблемы: с чем может столкнуться организация, которая полностью всем офисом переехала куда-то, либо компания с сотрудниками, которые разбрелись по всему миру. Какие самые частые, топ-5, топ-10 проблем, которые на берегу сначала не видны, а потом как-то всплывают?

Это очень разные кейсы. Когда переезжает вся компания или большая часть штата, то здесь все проблемы ложатся на плечи фирмы. В данном случае требуется релокация всего бизнеса. Компания, которая переезжает, должна суметь перенастроить свои кэшфлоу, начать генерить выручку по-другому, на новые банковские счета в другой стране, получить новый substance — это привязка к месту, в котором ты занимаешься бизнесом, — открыть новые банковские счета, наладить бухгалтерский и налоговый учет.

Соответственно, ты должен договориться со своими заказчиками и клиентами о том, что у тебя новое юрлицо, новые юрисдикции. И здесь сотрудник сталкивается только с бытовыми проблемами. Он остается частью компании, к тому же, скорее всего, организация еще и обеспечит его минимальным пакетом соц. гарантий, страховкой и ВНЖ. Так что, с точки зрения практичности, для него это самая лучшая форма релокации.

Бизнес же в этой ситуации значительно рискует. Если управленцы неграмотно спроектируют переезд своего бизнеса, то можно лишиться части клиентов, части бизнеса, связанного не с клиентами, а с денежными потоками, с банковскими счетами, с бухучетом, с налогами. Это все нужно просчитывать, и это очень сложно. Это первый кейс, который в пользу сотрудника.

А второй кейс, наоборот, он в пользу работодателя. Когда ты как сотрудник уезжаешь куда-либо, то у компании вообще нет никаких проблем. Фактически ты, переезжая в другую страну, просто открываешь, например, какой-то банковский счет, карточку. Единственная проблема работодателя — это каким-то образом суметь тебе перечислить зарплату. И у нас было много таких клиентов, которые обращались к нам из России, так как не могли перевести деньги релацированным сотрудникам. И если для работодателя это глобальная проблема, то для нас — одноуровневая задача, которая решается довольно быстро. При этом все риски и проблемы ложатся на плечи самого сотрудника, ведь он становится вольнонаемным фрилансером. Никто не контролирует, как он работает, когда и во сколько, есть способы отследить качество, но в любом случае здесь очень сильно видна сепарация сотрудника от работодателя.

Есть ли какие-то вещи, которые характерны для всех компаний? Может быть, мелочи, которые постоянно все упускают?

Я не могу сказать, что есть какой-то супернезаметный и значимый фактор — все индивидуально. Во-первых, очень сильно зависит от рода деятельности, если говорить о Дурове и о его бизнесе, то очевидно, что это высокомаржинальный, высокоэффективный и богатый проект, который себе может позволить огромное количество ошибок сделать и не пострадать. А если говорить о каком-то очень сложном проекте, который на самом деле привязан и поставщиками, и заказчиками к месту, к тому же он, например, еще и низкомаржинальный и настолько зажат в обстоятельствах, что невозможно никуда выбраться, то это уже совсем иной кейс. Таких примеров тоже довольно много: любые офлайновые бизнесы или даже онлайновые, которые привязаны к юрисдикции, например, налоговой системой, разного рода агентские бизнесы, маркетплейсы, которые не могут себе сменить налоговую систему, потому что у них ломается юнит-экономика. Это нормально. В таких случаях собственники могут сами перебраться в другую страну, а бизнес оставляют «заземленным».

Я хочу сказать, что нет какого-то единого знаменателя, под который можно все подвести и сказать, что вот это — золотой стандарт, будете его придерживаться — и вы избежите большинства проблем. Нет, все абсолютно индивидуально. Необходимо анализировать каждый конкретный кейс, и каждый собственник сам взвешивает риски перед тем, как принять решение. И это мы еще с вами не учитываем направление. То есть те же Эмираты — это на самом деле понятный выбор, но далеко не для всех бизнесов подходящий, потому что Эмираты, например, находятся в сером списке ФАК. Если у тебя клиенты в Европе, то ты их потеряешь, потому что они не смогут заплатить в ОАЭ.

Давай вот обсудим глобальную мобильность на примере EasyStaff. Много ли сотрудников у вас в компании на удаленке сейчас?

Все. Да, у нас много компаний, но на самом деле у нас нет ни одного офиса, в котором бы реально сидели сотрудники. Есть несколько помещений, которые формально предоставляют адрес. Имеется центральный офис в Литве, куда хожу работать я, потому что предпочитаю работать в нормальной рабочей обстановке: с кофемашиной, с нормальным столом, за которым удобно сидеть, с хорошим стулом, а не дома на коленке либо в парке, либо где-то еще. Все сотрудники раскиданы по Европе, есть в Финляндии, и в Хорватии, и в Испании, в Италии, в Литве, на Кипре, плюс в СНГ. Мы исключительно мобильны. Я и никто из команды не контролирует, где и откуда трудится специалист. Мы работаем в совершенно разных часовых поясах, и это не является преградой.

Как вы внутри компании вообще поняли, что есть потребность в межграничных переводах и работе через посредника?

До того, как я придумал EasyStaff, создал этот бизнес, я был финансовым директором KiwiTaxi. Это онлайн-платформа, которая позволяет бронировать такси-трансферы из аэропортов в отели, на ж/д вокзалы по всему миру и была доступна в больше чем 100 странах. Я как финансовый директор обеспечивал финансовую структуру компании, и на этой должности я понял, что есть спрос, рынок, и это касается не только трансферов.
В принципе весь фриланс глобально требует платформы, через которую можно объединять заказчиков и фрилансеров по всему миру. Обеспечивать не только денежные потоки, но еще и документальное сопровождение. Мы обеспечиваем электронным документооборотом обе стороны — и заказчика, и фрилансера. Соответственно, сделали MVP, потестили, получили первых клиентов и поняли, что на этот продукт есть спрос. Потом обнаружили, что это большой рынок и на нем уже есть пионеры, и пионеры вовсе не мы, честно говоря. Это для меня тоже было открытием. Ну вот, и с тех пор активно развиваемся несколько лет, растем, растем и только растем. И развиваем новые продукты: у нас на самом деле несколько направлений.

Расскажешь о них подробнее?

У нас три продукта. EasyStaff — пионер, первый созданный нами продукт. Мы предоставляем компаниям по всему миру единое окно, то есть единый интерфейс, где заказчик может добавлять своих фрилансеров и удаленных сотрудников на платформу (приглашать по e-mail) и потом им платить, ставить задачи, менеджерить, осуществлять документооборот. Таким образом, заказчик платит деньги через нас и от нас (не от исполнителя) получает закрывающие документы для себя как юридического лица. Это немаловажный фактор, ведь для прозрачного белого бухгалтерского учета требуются закрывающие документы. Причем в разных юрисдикциях — разные, одно дело для Америки, другое дело для Европы. Плюсом закрывающие документы формируются и для фрилансеров, для того чтобы они могли отчитываться в своих юрисдикциях, там, где они являются налоговыми резидентами. Не только перед налоговой, но перед собственными банками, на которые они получают деньги.

Второй продукт, который сейчас успешно развивается, EasyStart — это платформа для фрилансеров, здесь мы развернули проект на 180 градусов лицом к фрилансеру, подарили механизм, где он может зарегистрироваться и выставить инвойс заказчику по всему миру. Сервис позволяет генерировать счета на имя исполнителя, который в свою очередь имеет отношения с юридическим лицом EasyStaff. После получения платформой денег, мы идентифицируем внутри нашего сервиса, от какого фрилансера был выставлен инвойс по номеру, и на баланс исполнителя падают деньги. Заказчик при этом получает качественный инвойс в PDF, со всеми необходимыми атрибутами первичного документа.

Он его берет в бухгалтерский учет, закрывает себе расходы. А фрилансер, видя деньги на балансе, платит нам комиссию и выводит любым удобным ему способом. Это может быть крипта, PayPal, любая карточка по всему миру или банковский счет. Резюмируя, фрилaнсер дает юридическому лицу, заказчику, тот метод, который ему нужен, например банковский перевод, а сам выводит, куда хочет, в зависимости от собственных предпочтений.

Третий продукт мы запустили в этом году — маркетплейс фрилансеров EasyBusy. Специалисты размещают свои портфолио, описывают свои скиллы, а заказчики могут находить сотрудников, способных закрыть их задачи. То есть это уже полноценная биржа фриланса, которую мы сейчас активно развиваем. У нас уже несколько сотен завершенных задач, а мы запустились только два месяца назад. Соответственно, мы хотим через такой тройной продукт обеспечить для заказчика и фрилансера полную экосистему взаимодействия по всем фронтам. Найти друг друга, обеспечить денежным потоком, документами.

Меня заинтересовал такой факт: 68% опрошенных компаний заявили, что их программа переезда сталкивается с внутренним давлением. То есть руководство требует сокращать затраты на мобильных сотрудников. Правильно понимаю, что с помощью EasyBusy, EasyStart, EasyStaff, всего этого комплекса, эту проблему можно решить очень спокойно? Какие сложности вы помогаете решать компаниям, которые переехали?

Экосистема EasyStaff может решить проблему компаний, которые хотят минимизировать расходы. Понимаешь, это очень дорогая история. Здесь компания берет из себя максимум затрат, облегчая переезд сотрудникам. И это нормально. Через такие платформы, как мы, а мы не единственные на самом деле, это можно делать легко и просто, потому что мы здесь «развязываем» прямые отношения заказчика и фрилансера. Но в тот же момент не все так просто: с одной стороны, действительно, через нас заказчик может не платить налоги, его сотрудник — резидент другой юрисдикции — стал самостоятельно налогообязанным в той стране, в которую он релоцировался. Работодатель же, который дал ему возможность переехать, перестает платить налоги за этого человека, перестает выплачивать релокационные пакеты. Он платит ему зарплату уже в ту страну, в которую он переехал. И это снижает расходы именно для компании.

Обратная сторона медали связана с тем, что сотруднику это невыгодно. Всегда кто-то теряет, а кто-то приобретает. В данном случае работодатель приобрел, но сотрудник потерял. У него теперь нет релокационного пакета — все бытовые вопросы, все вопросы ассимиляции в новой стране, в новом городе, открытие банковских счетов — это все ляжет на его плечи. Все зависит от отношений работодателя и сотрудника. Можно и так и так делать.

Очень хорошо, что ты упомянул, что вы не единственные такие. Какие вообще продукты, аналогичные вашему, есть на рынке? И какие различия с вашей платформой? Поговорим про конкурентов.

Ну, нельзя не упомянуть космического конкурента, который просто на три головы впереди всех остальных вместе взятых. Это компания Deel. Они — пионеры этого рынка, создали его и привлекли в последний раунд инвестиций около 380 миллионов долларов. Соответственно, за их плечами стоят серьезные гиганты-венчуры. Они позволяют заказчикам по всему миру нанимать фрилансеров в разных юрисдикциях. Да, они захватили весь рынок, но одновременно с этим они создали его. То есть на самом деле до того, как я начал этим заниматься, я даже не знал о существовании таких платформ. Мы находимся и базируемся в Литве, поэтому европейский рынок нам ближе, понятнее, и здесь мы успешно работаем.
Есть компания русская — Solar Staff. Конкуренты базируются на Кипре. Но у них максимальное присутствие в России, то есть они сильно сфокусированы на российском рынке, тогда как мы — нет, мы не фокусируемся на российском рынке вообще, мы фокусируемся в основном на Европе. В детали опускаться не буду, очень большая сравнительная табличка, много нюансов.Но у них максимальное присутствие в России, то есть они сильно сфокусированы на российском рынке, тогда как мы — нет, мы не фокусируемся на российском рынке вообще, мы фокусируемся в основном на Европе. В детали опускаться не буду, очень большая сравнительная табличка, много нюансов.

Представим или возьмем какой-нибудь реальный пример. Русскоязычная компания работает за рубежом, недавно открывает бизнес. Топ-5 первых сложностей и нюансов в отчетности и налогах, которые лучше передать посреднику.

Топ-1 – это паспорта бенефициаров. Очень важно понимать, что отношения банков — это действительно имеет значение, откуда вы. Первым делом необходимо обеспечить себе вид на жительство. Если мы говорим о русском паспорте, раз у нас русские читатели, то в первую очередь нужно четко понимать, что необходимо резидентство, ВНЖ, без него просто 80% возможностей вам будут недоступны. Это касается сейчас на самом деле любой юрисдикции.

Как только вы обзавелись ВНЖ, то получаете возможность открыть личные счета, корпоративные счета, зарегистрировать компанию. Элементарные вещи. На самом деле они настолько неочевидны, потому что компания, которая привыкла работать в финансово развитом российском рынке, она не представляет, какие есть сложности на мировом рынке, потому что российский финансовый рынок — он на две головы впереди европейского, да и даже американского.

После регистрации компании собственник должен четко понимать, как платить налоги. Налоговая система в Европе другая, там совершенно другой подход к НДС, точнее, иные ставки. Плюс немаловажно выбрать юрисдикцию, значит, надо понимать разницу в ведении бизнеса в разных зонах. Юрисдикция — это что? Это страна, в которой вы получаете ВНЖ, регистрируете компанию, платите налоги, коммуницируете с госорганами.

Язык важен. Проникновение английского языка в Европе на самом деле невысокое. Если вы думаете, что можно вести бизнес, полагаясь исключительно на английский язык, то в Италии это невозможно, абсолютно невозможно. В Венгрии очень сложно вести бизнес — увязните в бюрократии. По моему опыту, наибольшее проникновение английского языка плюс цифровизация государственных услуг, где ты можешь все сделать в онлайне, есть в Эстонии и Литве. Но там не получить ВНЖ русскому.

Предприниматель должен сесть и очень четко перед релокацией бизнеса понимать все свои возможности, начиная с ВНЖ, заканчивая цифровизацией, коммуникацией и уровнем государственных услуг, потому что придется ежегодно подавать отчетность, ежемесячно подавать налоговую отчетность, выстраивать отношения с бухгалтером. Либо ты будешь это делать сам, как малый бизнес. Такая возможность тоже существует, но тогда все придется освоить с нуля. Если предпринимателю сложно вести бизнес в России, то за ее пределами будет в 10 раз сложнее.

Есть пример, как ты помог русскоязычной компании наладить работу за рубежом?

Было дело в 2017 году, я запускал бизнес для компании, она сейчас продана в G-Core Labs, люксембургская компания, а изначально была российская, пермская. CDN — это Content Delivery Network, в общем, это диджитал-компания, которая базировалась в Перми. Я им запускал бизнес в Великобритании. Соответственно, мы полностью организовали всю финансовую структуру, переключали клиентов, поставщиков. Затем компания была продана.

Очень важно нанять компетентного специалиста, который на своем личном опыте реально понимает, что необходимо делать, и осознает существующие риски. В том числе, в последующем, продажа компании в Люксембург была столь успешна, потому что, помимо продукта, имелась выстроенная финансовая и юридическая составляющая в европейской части бизнеса.

Также KiwiTaxi, где я был финансовым директором, о котором я рассказывал. Компания ижевская, собственник нанял меня для того, чтобы я запустил именно иностранную составляющую продукта. Мы должны были вынести из России ядро из-за валютного контроля и сложностей разного рода, в том числе юридических и финансовых. Необходимо было все локализовать за рубежом. И как раз это был один из главных моих продуктов первых, которые успешно запустились и живут по сей день. Но я к ним уже отношения, конечно, не имею.

Слушай подкаст Hussle на платформах «Яндекс Музыка», Apple Podcasts, Castbox, Spotify, Soundcloud, Podcasts и Telegram.