Как провести бизнес-встречу удаленно без потери эффективности переговоров
Переговоры — всегда ответственное событие. Если они проходят удаленно, то их успех зависит не только от умения слушать собеседника и аргументированно доносить свою мысль, но и от технической составляющей процесса и ряда других факторов. Нужно учесть особенности формата, чтобы не возникло проблем при проведении онлайн-мероприятий.
Мы вместе с брендом Koss подготовили несколько рекомендаций, которые помогут не допустить ошибок в организации бизнес-встречи по сети, сделать ее комфортной для партнеров, добиться взаимопонимания и лучших результатов.
Выберите подходящее место
Ведение бизнеса предполагает постоянную занятость, встречи, поездки. Поэтому иногда, даже несмотря на договоренности по времени, участвовать в переговорах или совещаниях приходится, находясь за рулем или в транспорте. Это не самый лучший вариант, ведь, во-первых, он небезопасен, а во-вторых, уловить суть беседы и четко изложить свою позицию становится сложнее из-за отвлекающих факторов.
Всегда нужно оставаться профессионалом и ответственно подходить к делу, поэтому следует заранее подумать о месте для участия в удаленных переговорах и спланировать все так, чтобы быть там вовремя. Если вы находитесь дома, то на заднем фоне не должно ничего происходить — постарайтесь изолироваться, чтобы члены семьи или животные не попадали в кадр. Конечно, лучше всего для встречи подойдет деловая обстановка офиса, где при необходимости вы сможете незамедлительно обсудить важные вопросы с коллегами или сотрудниками. Слышать их советы и при этом вести продуктивный диалог с партнерами без потери качества звука позволит моно USB-гарнитура открытого типа с одним наушником. Она быстро подключается к компьютеру, обеспечивает шумоподавление и удобство работы в режиме многозадачности.
Кстати, такое устройство подойдет и в том случае, если вы все-таки оказались в дороге. Оставаться включенным во внешний мир и четко слышать своих собеседников с подобными наушниками станет возможно. Но лучше выбрать подходящее место для переговоров, чтобы не портить впечатление о себе.
Подготовьте удобные инструменты для встречи
В первую очередь речь о платформе для проведения онлайн-встреч, которая знакома большинству пользователей. Будет неловко, если вы или ваши партнеры не сразу сможете разобраться, как подключиться к конференции, если придется «перезаходить» по несколько раз и бессмысленно тратить на это время. Работайте с аккаунта, на котором оплачена подписка на услуги площадки, иначе после непродолжительного бесплатного времени использования предстоит подключаться заново, что доставляет неудобства.
Обеспечьте стабильность интернета, чтобы в неподходящий момент не потерять связь с собеседником и не упустить важные моменты разговора. Мобильная сеть иногда даже может оказаться надежнее, чем Wi-Fi, что стоит учитывать. Заранее установите приложение для демонстрации экрана, если такой функции нет на используемой платформе. Так, вы сможете наглядно показать ключевые графики, таблицы, дашборды, цифры и повысите аргументированность своих тезисов.
Подготовьте гарнитуру с хорошими аудио характеристиками, чтобы все сказанное вами точно было услышано. Для переговоров отлично подойдет модель от Koss с гибким электретным микрофоном, обладающим высокой чувствительностью. Устройство практически не искажает звук, так что вы не упустите ни одной детали в обсуждении дел. Также можно сделать запись экрана, чтобы точно сохранить все важные части разговора.
Избавьтесь от посторонних шумов
Если какой-то внешний шум или разговоры других людей слышны при проведении переговоров, то это сильный отвлекающий фактор, который может привести к переносу встречи и вообще негативно сказаться на эффективности. Всегда отключайте микрофон, когда ничего не говорите, чтобы не доставлять дискомфорт своим собеседникам. Постарайтесь избегать людных мест. Выходя на связь дома, обеспечьте спокойную обстановку: никакого лая собак или криков детей не должно быть априори.
Если вы хотите, чтобы вас слышали четко, без помех и не переспрашивали по несколько раз одно и то же, то во время переговоров стоит пользоваться качественной гарнитурой с шумоподавлением. Наушники Koss CS100 даже создают эффект присутствия, обеспечивая максимальное понимание речи. Они представлены в двух модификациях: со стандартным разъемом 3,5 мм, а также с USB-подключением. Можно выбрать более удобную и подходящую именно вам. Оба варианта модели равномерно распределяют звук и не позволяют посторонним голосам и всему прочему мешать разговору. Если вы будете использовать гарнитуру, то позаботьтесь и том, чтобы меньше отвлекать коллег в офисе.
Следите за таймингом
Переговоры в онлайн-формате нравятся далеко не всем, поэтому стоит постараться сократить время на высказывание своих идей и предложений, структурировать речь и донести все мысли лаконично. Это будет полезно и для вас, и для партнеров, ведь у деловых людей каждая минута на счету.
Если планируется продолжительная встреча, то не забывайте о перерывах, кофе-брейках, перекусах и так далее. Не все могут сохранять концентрацию в течение долгого времени, тем более нахождение перед экраном монитора — нагрузка для глаз, так что паузы в переговорах игнорировать нельзя. Однако они не должны отразиться на общем темпе, ведь продуктивность имеет первоочередную важность.
Обеспечьте собственный комфорт
Ничего не должно доставлять вам неудобств и отвлекать от переговоров, поэтому нужно позаботиться о различных аспектах, касающихся комфорта. Необходимо расположиться так, чтобы в любой момент можно было записать важную информацию, сделать пометки. Подумайте об освещении, чтобы оно вас не напрягало излишней или недостаточной яркостью. Подобные нюансы иногда заставляют нервничать, не позволяют сконцентрироваться и воспринимать все, что говорит собеседник.
Также отличным решением для обеспечения комфорта станет использование ультралегкой и эргономичной гарнитуры с одним амбушюром D-формы, которую вы не почувствуете на голове даже после нескольких часов работы. Это идеальный вариант для офисного применения и интернет-конференций, поскольку удобство наушников сопровождается высоким качеством звука и микрофоном с шумоподавлением. С такой техникой никаких проблем на переговорах не должно возникнуть.
