Как правильно вести бухгалтерию, если подрядчики — физлица
Ведение учета и составление бухгалтерских отчетов даже в привычном формате — непростая и очень ответственная задача. А если речь о сотрудничестве, например, с самозанятыми, то здесь нужно учитывать специфику подобных отношений между физлицом и компанией.
Как уменьшить нагрузку на персонал и снизить трудоемкость процесса, своевременно выполнять расчеты по каждой сделке и отражать всю важную информацию в документации — разбираемся во всех тонкостях вместе с платформой «Рокет Ворк».
Автоматизировать документооборот
Нанимать сотрудников в штат — это далеко не всегда выгодный вариант и единственный способ достигнуть стоящей перед бизнесом цели. Если не хватает человеческих ресурсов для реализации проекта или просто требуется выполнить единоразовую задачу, то часто компании обращаются к самозанятым подрядчикам. Но, заключая договор о выполнении работ или оказании услуг с физлицом, вы не избавляетесь от необходимости вести документацию о сотрудничестве.
Раньше все сделки оформлялись вручную с каждым отдельным исполнителем. Конечно, это отнимало много времени и сил, ведь бюрократический процесс затягивался. Сегодня благодаря технологиям ваш бухгалтер может вести электронный документооборот на всех этапах взаимодействия с физлицом. Это существенно экономит время, поскольку все аспекты от постановки задачи до формирования закрывающих отчетов автоматизированы. Снижается риск совершения ошибок, а общая эффективность при этом возрастает.
Все эти преимущества доступны при использовании платформы для взаимодействия с самозанятыми «Рокет Ворк». Подписание всех актов и договоров на ней происходит в электронном виде. Для исполнителей есть специальное приложение, для удобства выполнения задач и отслеживания оплаты. Так, вы увеличиваете шансы найти грамотного и наиболее ответственного подрядчика за счет комфортного сотрудничества. Кстати, система сама проверит статус самозанятого и избавит вас от потенциальных проблем с оформлением договоров. Безопасность, скорость и надежность — то, что дают современные сервисы.
Узнать больше о платформе «Рокет Ворк»
Отражать суммы выплат
Ведение бухгалтерского учета при сотрудничестве с физлицами предполагает обязательное указание суммы выплат за каждую отдельную выполненную работу или предоставленную услугу. Если договоров подряда у вас всего несколько, то даже формирование платежек по каждому из них не вызовет проблем. Однако в случаях, когда исполнителей много, запутаться и допустить неточность в заполнении документов намного проще. Именно поэтому процесс также стоит автоматизировать.
Сегодня все платежи получится осуществить онлайн. У вас появляется возможность делать массовые выплаты в кратчайшие сроки с минимальной нагрузкой на бухгалтерию. Сотрудники будут концентрироваться на основных обязанностях, а исполнители вовремя получат деньги за свои услуги. При этом достаточно знать только номер телефона физлица, чтобы произвести расчет. Вся отчетность, включая чеки, сразу будет сформирована и отображена в вашем личном кабинете. Так что с налоговой проблем не будет, а в случае возникновения спорных ситуаций с исполнителем все документы для доказательства своей правоты будут у вас в личном кабинете.
Уплачивать НДФЛ
Денежное вознаграждение, полученное за выполнение работ или оказание услуг, облагается налогом по стандартной ставке 13%, поскольку является доходом от источников в РФ. Любая компания является налоговым агентом и тем самым обязуется исчислять и уплачивать НДФЛ в бюджет. Попытки обмануть систему обычно ни к чему конструктивному не приводят, а могут лишь повлечь крупные штрафы. Например, не получится обязать физлицо самостоятельно заплатить налог, так как это противоречит закону. Поэтому при ведении бухгалтерии этот аспект обязательно нужно учитывать.
Платформа «Рокет Ворк» выручает и в этом случае, поскольку она автоматизирует уплату налогов. Система рассчитывает их по заданному алгоритму и перечисляет в бюджет, а вы спокойно продолжаете вести бизнес, не переживая насчет формальностей. Кстати, если захотите внедрить сервис в свою IT-инфраструктуру, то специалисты помогут с интеграцией по API, для чего будет разработана индивидуальная схема с учетом особенностей и специфики деятельности компании. Эксперты настроят платформу и обучат работе с ней ответственных за бухучет сотрудников, так что адаптация к использованию нового инструмента пройдет очень быстро.
Интегрировать платформу для бизнеса
Начислять страховые взносы
Да, НДФЛ — это не единственные отчисления, которые необходимо делать при сотрудничестве по договорам ГПХ и в рамках штата. Бухгалтерам также нужно брать во внимание страховые взносы в пользу физических лиц. Конечно, есть внушительный список исключений: например, авторские заказы или договор об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности. Но мы рассматриваем стандартные варианты сотрудничества, поэтому в большинстве случаев взносы в ПФР (Пенсионный фонд России) и ФФОМС (Федеральный фонд обязательного медицинского страхования) делать придется.
Несмотря на то, что формальностей при работе с подрядчиками в виде физических лиц довольно много, они все перестают быть проблемой благодаря современным технологичным решениям. Приобретение статуса самозанятости подрядчиком, автоматизация и оптимизация процессов за счет платформы для работы с самозанятыми позволят сократить издержки, повысить продуктивность компании, а также облегчат коммуникацию.
