Как настроенные «1С»-процессы позволяют бизнесу сэкономить миллионы в год

Почему, даже внедрив «1С», малый и крупный бизнес может терять деньги? На самом деле ответ проще, чем кажется: чтобы инструмент приносил пользу, нужно оптимизировать его под нужды компании и активно использовать, не ограничиваясь минимумом возможностей и не откладывая в пользу более знакомого Excel. Тогда можно сэкономить от сотни тысяч до миллионов рублей в год и автоматизировать работу не только на словах, но и на деле.

Где возникают финансовые потери и как начать экономить — рассказываем вместе с компанией «Проксима». Кейс в статье — реальный, но название компании мы изменили, чтобы соблюсти право на конфиденциальность. За персональной консультацией для вашего бизнеса можно обратиться к разработчикам напрямую.

С какими проблемами сталкивается бизнес

Для начала перечислим типовые боли бизнеса среднего и крупного сегмента. В кейсе компания столкнулась с некоторыми из них, но во всех этих случаях причина проблем — ненастроенные «1С»-процессы.

1. Плохо автоматизированная аналитика для руководства компании. Из-за этого тяжело контролировать себестоимость, рентабельность, конверсию, доход и выстраивать прибыльную стратегию.
2. Расхождение с клиентами по актам сверок, потеря документов при доставке, не подписанные вовремя договора, которые приводили к проблемам с клиентами и налоговой.
3. Дебиторские задолженности в случаях, когда заказ отгружали без детальной проверки клиента из-за таймингов или других причин.
4. Расхождения по складам — самые большие чистые убытки.
5. Отсутствие прозрачного контроля за работой и зарплатами сотрудников — раздутый штат и перерасходы на его содержание.
6. Простой машин, переплаты и недовольные клиенты из-за ненастроенной логистики.
7. Несистемные ТО оборудования — ведут к простою, задержке выпуска продукции, потере денег и репутации.
8. Не налажен процесс производства — перерасход финансов компании и трудозатрат сотрудников, нарушение технологического процесса.
9. Трата времени на внесение авансовых затрат, заполнение договоров, командировок — снижает КПД сотрудников.

Кейс: компания «Много вещей»

«Много вещей» (название изменено) занимается производством мягкой и корпусной мебели. У них есть цех, большой склад хранения и офис продаж. После изготовления продукция развозится по магазинам.

Во «Много вещей» 300 сотрудников. Они задействованы в отделах закупок, продаж, производства, на складе и в бухгалтерии. В ближайшее время планируется открытие финансового отдела. Программой «1С» пользуется только бухгалтерия — для сдачи отчетов и отдел продаж — для выставления счетов клиентам.

С каким запросом компания пришла к «Проксиме»

Из-за человеческого фактора сотрудники периодически теряют документы или ошибаются, заполняя их. По той же причине договоры и счета иногда долго согласовываются между отделами.

Чтобы обработать заказ, нужно много времени, ведь процессы в компании не автоматизированы. Так как заявки и ответы клиентов часто теряются в потоке сообщений и писем, в итоге страдает коммуникация с покупателями.

Бухгалтерия тонет в документах и часто не может отправить деньги поставщикам вовремя. Из-за этого растет дебиторская задолженность, а когда «Много вещей» наконец платит долг и неустойку, возникает кассовый разрыв. Сотрудники ждут зарплат, а у компании появляются все новые и новые проблемы.

Происходит постоянная путаница с базой данных склада: товар то залеживается, занимая место, то отсутствует в нужный момент. Иногда новые диваны не вносятся на остаток, и менеджеры по продажам сообщают клиентам, что их нет.

Или наоборот, заведующий складом не обозначил в таблице, что кресел «Гармония» больше не осталось, хотя продали целую партию и получили за это деньги по предоплате.

Во всем этом хаосе невозможно анализировать ни продажи, ни расходы, ни эффективность работы каждого из отделов, а значит — оптимизировать бюджет и штат.

Генеральный директор понял, что дальше так продолжаться не может, и попросил компанию «Проксима» помочь с автоматизацией всех процессов компании.

Какие проблемы удалось решить, настроив работу с «1С»

При этом не просто наладить работу, а начать экономить и зарабатывать сверхприбыль там, где раньше были потери.

Перед началом работы на производство приехали представители компании «Проксима», проанализировали существующие процессы, нашли слабые зоны, сделали проект автоматизации, который после успешно реализовали.

За 12 месяцев активной совместной работы команды «Много вещей» и разработчиков «Проксимы» удалось настроить эффективную работу с «1С». Теперь компания экономит около 40,7 миллиона рублей в год, а дополнительная прибыль выросла на 35%.

За счет чего получилось достичь таких результатов

1. Теперь отчет о важных показателях компании формируется нажатием одной кнопки в любой момент, когда понадобится генеральному директору. Этот контроль улучшил КПД всех отделов, дал 35% прироста оборотов компании и +18% прибыли.
2. Благодаря подключению «1С:Сверка 2.0» бухгалтерия в фоновом режиме сравнивает документы компании и контрагентов, в итоге сократилось количество ошибок, снизился риск сдачи декларации по НДС с искажениями и упростилась сверка взаиморасчетов. Теперь менеджеры не собирают акты, а занимаются продажами и закупками, приносящими прибыль.
3. Благодаря установке «1С:Контрагент» компания отказала в отгрузке трем контрагентам-банкротам и сохранила 38 миллионов рублей. Теперь закупки производятся только у проверенных поставщиков.
4. Расхождения по складам ежегодно давали более 57 миллионов недостачи. С помощью «1С:WMS Логистика» «Проксима» полностью описала и автоматизировала процессы, сократила затраты на складское хранение и ошибки в работе, исключила потери из-за сроков реализации товара, снизила затраты на зарплату работников склада. При первой же инвентаризации расхождение по складу составило всего 300 тысяч рублей с учетом периода внедрения и обучения.
5. Настроили автоматическую систему расчета премий в соответствии с показателями KPI и программу, фиксирующую активность за рабочим местом. Это помогло выявить «дешевые» трудозатраты и перераспределить задачи, убрав с «дорогих» сотрудников рутину.
6. Настроили интеграцию ERP с «Яндекс Маршрутизацией», сократили время на поиск и простой машин.
7. Настроили графики проведения ТО оборудования и планового заказа запчастей, чем сократили простой производственных мощностей и вероятные срывы поставок.

Теперь все процессы отображаются в программе и последовательно вытекают один из другого. Такая связь обеспечивает высокую точность планирования и позволяет автоматизировать ключевые участки деятельности предприятия; клиенты оперативно получают информацию о сроках исполнения заказов и узких местах при их отгрузке; планирует процесс производства и эффективно управляет им на межцеховом и внутрицеховом уровне; контролирует и прогнозирует изменения себестоимости продукции.