Сокращение числа процессов, выполняемых в компании вручную, может привести к экономии времени на решение ряда задач, снижению расходов и увеличению эффективности предприятия. Автоматизация требуется бизнесу любого масштаба, чтобы оставаться конкурентоспособным.
Один из способов облегчить работу персонала и оптимизировать ведение учета и обмен данными в целом — внедрение программы 1С. Ее инструменты действительно помогают добиться более высоких результатов, но многие фирмы терпят неудачу уже на этапе интеграции системы. Сегодня вместе с CEO IT-компании ERP Band (группа компаний Axiont ERP Band) Соловьевым Романом Евгеньевичем разберемся, как не допустить подобного провала.
Как владельцам бизнеса понять, что их компании требуется автоматизация и внедрение ERP-системы?
Если информация, которая не помещается в рамки бухгалтерского учета, ведется в десятках Excel таблиц — сроки удлиняются, достоверность данных подвергается сомнению, их актуальность снижается каждый день ожидания. Решить проблему можно ежедневным вводом оперативной информации каждым сотрудником, вовлеченным в бизнес-процесс компании. С этой целью мы внедряем «1С: ERP Управление предприятием 2» как продукт комплексной автоматизации, либо устанавливаем ряд программ, покрывающих разные процессы, и связываем их обменом.
В электронный формат переводятся не только цифры для управленческого учета, но и весь бумажный оборот — договоры, процессы их согласования, взаимодействие с клиентами, интеграции в мессенджеры, сайты и прочие онлайн-сервисы. Если ваша компания прошла этап бурного роста, и выручка преодолела планку в миллиард рублей — надо особенно внимательно отнестись к ведению учета, так как каждая ошибка может очень дорого стоить.
Почему заказчику стоит обратиться к профильной организации, а не попытаться внедрить 1С самостоятельно?
Если компания созрела для цифровизации своих процессов, то есть два варианта действий:
а) создать центр компетенций по внедрению на базе собственного IT-отдела;
б) обратиться в профильную IT-компанию.
Вариант А обычно выбирают, если в организации уже есть опыт самостоятельных интеграций сложных программных продуктов. Поднимать с нуля такую компетенцию долго и дорого.
Рациональнее обращать внимание на конкретные инструменты 1С или на те задачи, которые она может решить?
Всегда надо отталкиваться от бизнес-задач. IT-услуги стоят дорого. Если вы не ставите четких целей и не постараетесь заранее оценить результат, то инвестиции не будут эффективны. Обратите внимание, регламентированы ли ваши процессы по отделам. В продукт вы будете закладывать определенную логику — для этого вы должны ее изложить на бумаге. Это может сделать и подрядчик, но сотрудникам компании нужно ясно и четко транслировать суть процессов. Контрагент, который дорожит своей репутацией, не будет ставить программу, не подходящую поставленным целям. Он сначала изучит потребности бизнеса, а потом предложит продукт, который их закроет.
Как компании выбрать надежного подрядчика на рынке IT-услуг?
Представим, что наша компания выбирает подрядчика и начинает цифровизацию процессов. Многие представители заказчика считают эту процедуру ключевой и самой сложной, а также думают, что после нее уже половина дела сделана. Почему это не так — мы разберем далее.
Безусловно, выбор профильного исполнителя важен. У меня есть любимая поговорка, что IT-команды делятся на три типа.
1) супермены заканчивают задачу за две недели;
2) крепкие профессионалы заканчивают задачу за два месяца;
3) новички не могут выполнить задачу за любой срок.
Смотрите на профильный и подтвержденный опыт компании. Например, по нашему профилю у фирмы 1С есть рейтинг Центров ERP, где по Москве мы находимся на 10 месте (группа компаний Axiont ERP Band).
Просите референсы с предыдущих внедрений. Познакомьтесь с ключевыми сотрудниками компании — руководителем отдела автоматизации, потенциальным руководителем проекта, основателем компании (или топ-менеджером). Если в процессах взаимодействия с клиентами участвует собственник или топ-менеджер — это хороший знак для проектной компании. Значит, им важно, что происходит «в полях».
Ознакомиться с проектами ERP Band
Кого из штата заказчика важнее привлечь к внедрению 1С: топ-менеджеров и собственников или рядовой персонал?
В процессе первого этапа проекта исполнитель обследует процессы компании. Ваша задача — мотивировать сотрудников все подробно изложить. Подход «давайте сделаем, а потом разберемся» может стоить значительных средств. Важно поставить точную задачу на старте, иначе придется все переделывать уже на запущенной в эксплуатацию системе.
Необходимо назначить руководителя проекта со своей стороны. Подрядчик не работает внутри вашей компании и не имеет организационных рычагов управления внутренними ресурсами. Если сотрудники не будут участвовать в процессе с точки зрения принятия решений по их функциональным задачам и приемке работ — это будет затягивать срок проекта и нести риски для старта. Поэтому руководителю следует быть в контакте с основным заказчиком и спонсором — топ-менеджерами, владельцами бизнеса. Они должны своевременно управлять ресурсами, необходимыми для реализации планов.
Мотивация ключевых функциональных пользователей тоже важна. Надо понимать, что при старте новой системы на них ляжет дополнительная нагрузка — участие в приемке работ, в обучении новому функционалу. Во время привыкания к новой системе некоторые процессы могут оформляться дольше обычного. Возможны переработки сверх выделенных рабочих часов. Желательно внести в бюджет проекта премиальный фонд для ключевых пользователей и поощрять их за достижение конкретных целей.
Если топ-менеджеры компании участвуют в операционной деятельности, то важно участвовать и во внедрении системы. Присмотритесь к готовым кейсам, реализованным в 1С ERP: там собраны лучшие практики на основании внедрений в различных компаниях. Оцените возможность перестройки своих процессов под уже готовую схему автоматизации.
Итог: внедрение системы будет менее эффективным без вашего участия.
Стоит отдать предпочтение типовым конфигурациям системы или максимально кастомизировать ее под индивидуальные отраслевые потребности?
Практически все компании имеют особенности работы, которые не охвачены типовыми программными продуктами. Зачастую именно они составляют конкурентное преимущество бизнеса.
При кастомизации 1С главное грамотно подойти к оценке такой необходимости. Нужно посмотреть типовые реализации программы — возможно, будет рационально перестроить свои процессы под систему. Если кастомизация действительно необходима, то на первый план выходит квалификация исполнителя. Современная версия платформы 1С имеет все возможности для развития без затрагивания архитектуры (например, механизм расширений). Опытный исполнитель подскажет, что не стоит дорабатывать, а что можно сделать без ущерба для поддержки системы.
Минимизируйте запросы на кастомизацию типовой системы. Это сэкономит бюджет проекта и стоимость его сопровождения. Важно сохранить возможность обновлять продукт, получать новые функции от вендора. Возможно, через 5 лет все заказы от клиентов мы будем получать через соцсети и агрегаторы, и в типовой системе эта функция будет реализована. Если вы застрянете на текущем релизе и не получите важной функции — придется ее разрабатывать по заказу (если это будет реализуемо за разумный бюджет).
Можете описать алгоритм вашей работы, кто задействован в процессе?
Мы начинаем со знакомства с потенциальным клиентом: изучения его сферы деятельности, текущего уровня автоматизации и требований к будущей системе. На основании этой информации и опыта реализованных проектов составляем плановый бюджет проекта.
Следующий важный этап — обследование и моделирование. Мы погружаемся в процессы компании, опрашиваем всех ключевых пользователей и составляем вашу учетную картину, «как есть». Затем моделируем ваши процессы в типовой системе и демонстрируем, «как будет». Моделирование — ключевой этап в проекте. Вы на примерах видите, как станет работать система у вас на предприятии. На этом этапе можно заложить изменения своих процессов. Также мы выявляем функциональные разрывы — запросы на кастомизацию.
После этого выполняется кастомизация (с составлением ТЗ и тестированием), настраивается система, и происходит переход к обучению пользователей. Мы также сопровождаем клиента на этапе старта системы.
Узнать больше о компании ERP Band
Можно ли точно спрогнозировать стоимость проекта и его сроки, и есть ли гарантии, что в итоге изначальная цена сильно не увеличится?
Это зависит от опыта подрядчика и того, насколько полно вы сможете донести все требования к будущей системе на этапе первоначальной оценки. Опытный специалист смотрит не только на потребности, но и на будущую команду с вашей стороны. Не секрет, что человеческий фактор является большим риском при реализации проектов. Пообщайтесь с каждым потенциальным исполнителем, представьте им руководителя проекта и ключевых сотрудников со своей стороны. Тогда внедрение 1С останется в рамках бюджета и сроков реализации.