Инвентаризация в бизнесе: правильно организовать и не задолжать

Чтобы понять, насколько данные бухгалтерской отчетности совпадают с реальностью, компании проводят инвентаризацию — процедуру проверки ее материальных активов и финансового состояния. Для кого-то она является обязательной, кто-то может проводить ее по желанию, но в любом случае подойти к ней нужно комплексно, чтобы полученные данные можно было действительно применить с пользой для организации. Подготовили для вас подробную инструкцию о том, как сделать инвентаризацию в проекте.

Что такое инвентаризация и кому она нужна

По правилам, процедуру раз в год обязаны проводить все компании для подготовки бухгалтерской отчетности — она позволяет понять, насколько данные, которые содержатся в бухгалтерских документах, соответствуют действительности, а также в каком состоянии находятся активы компании и ее финансовые обязательства. ИП могут делать это при желании.
В ходе проверки можно найти расхождения, допустим, обнаружить, что в бизнесе есть излишки продукции, которая не учитывается в отчетности, или наоборот — чего-то не хватает, а это означает, что существует недостача, которую также важно отразить. Если этого не сделать, скорее всего, будут недочеты в бухгалтерском учете, за которые уже могут быть предусмотрены взыскания и штрафы.

Инвентаризация бывает разная:

• Обязательная — как уже было указано выше, к ней относится ежегодная проверка активов согласно действующему законодательству.
• Инициативная — проводится в соответствии с указанием начальника в связи с какой-то необходимостью, допустим, в компании сменился кадровый состав.
• Плановая — она утверждается заранее отдельным приказом, составленным руководителем в начале отчетного периода, сотрудники знают о нем и заранее готовятся.
• Внеплановая — обычно вызвана каким-то неожиданным событием, например сменился менеджер отдела и необходимо установить, не произошло ли каких-то инцидентов во время его работы.

Еще она может быть сплошная и выборочная — в первом случае изучают абсолютно все позиции, во втором — какие-то определенные.

Что подлежит проверке во время инвентаризации:

• Материальные активы компании и основные средства — например оборудование, здания, отдельные помещения, рабочие инструменты, топливо, товар, который реализует предприятие, складские остатки. По сути, все имущество, которое позволяет фирме осуществлять свою деятельность, имеет свою стоимость, которая обычно вносится в бухгалтерскую отчетность.
• Нематериальные активы — скажем, товарные знаки, объекты интеллектуальной собственности, патенты, клиентские базы данных, документы, касающиеся технологии производства уникальных товаров и услуг. Несмотря на то что их стоимость сложно измерить так же точно, как у материальных активов, они влияют на «рыночную» цену компании.
• Продукция организации — товары, которые идут на реализацию.
• Финансовые вложения, например ценные бумаги предприятия, а также деньги и денежные документы.
• Существующая задолженность фирмы — допустим, кредиторская (собственные долги компании) и дебиторская (напротив, средства, которые она еще не получила, своевременно выполнив все обязательства).
• Производственные запасы — то, что потребуется для изготовления товаров, а также та продукция, которая на текущий момент находится на этапе создания.

Раз в три года необходимо проверять основные средства компании, это утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998, пункт 27.

Помимо того что в обязательном порядке инвентаризацию проводят для подготовки ежегодной бухгалтерской отчетности, она также необходима, если:

• Фирма планирует сдавать свое имущество в аренду или выставлять на продажу.
• В компании происходит смена материально ответственных сотрудников — к ним относятся кассиры, продавцы, курьеры, кладовщики, руководители и их заместители, управленческий и администраторский состав.
• Выявляются случаи хищения каких-то ценностей компании.
• Фирма по какой-то причине закрывается, попадает под стихийное бедствие, случается пожар и т. д.

Пошаговый план проведения инвентаризации

Шаг первый — подготовка: руководитель издает приказ о грядущей проверке, после чего создается комиссия, ответственная за ее реализацию. Обычно в нее входят представитель управляющего звена, сотрудники бухгалтерии и кто-то из рядовых членов команды. Лица, несущие материальную ответственность, обычно в нее не входят, кроме того, в некоторых случаях они могут совершать манипуляции, призванные скрыть недостачу. Например, по несколько раз учитывать один и тот же товар или «списывать» недостающие продукты.

Шаг второй — проведение проверки, в ходе которой осуществляется буквальный пересчет и учет необходимых активов, а полученные данные вносятся в специальные описи по итогам инвентаризации. Задача — сравнить результат с цифрами, которые ранее были указаны в бухгалтерской отчетности, если будут выявлены какие-то расхождения — например в компании окажется большее количество товаров или обнаружится недостача — потребуется составить специальные ведомости по форме ИНВ-19.

Шаг третий — подготовка приказа о проведенной процедуре, а по результатам проверки бухгалтер готовит ведомость ИНВ-26, куда вносит информацию по излишкам, недостаче, пересортице, убыткам. На данном этапе также происходит работа с расхождениями.

Например, если выяснилось, что кто-то из сотрудников, несущих материальную ответственность, допустил большую недостачу, он будет вынужден ее возместить. В тех случаях, когда она не очень большая, ее можно списать, так как она может быть следствием нерадивых покупателей или ошибок, допущенных при учете. Излишки продукции необходимо поставить на приход.

На самом деле небольшие расхождения являются вполне нормальными, а вот как компенсировать существенные издержки, решает руководитель — обычно сумму вычитают из заработной платы материально ответственных лиц, а полученные в ходе инвентаризации данные вносятся в отчетность.

ЭДО в компании: кому нужен и как внедрить с нуля

Почему каждый бизнес должен знать и высчитывать свои траты