Для чего нужны локальные нормативные акты компании

В каждой компании существуют внутренние правила, касающиеся графика отпусков, должностных обязанностей, стимулирующих выплат. Порядок их предоставления важно зафиксировать в отдельных документах, которые и называются локальными нормативными актами. Некоторые из них обязательные, другие — нет. Обсудим подробнее, чем они отличаются и что в них можно включать.

От отпуска до коммерческой тайны

Допустим, вы собственник бизнеса, и в вашей компании предусмотрено повышение квалификации для сотрудников. Чтобы применять в таких случаях единые стандарты ко всем членам команды, можно разработать отдельные документы, которые будут их регламентировать: локальные нормативные акты. Они представляют собой внутренние положения компании, которые регулируют ее деятельность с учетом специфики бизнеса, но не выходят за рамки законодательства. Подробную информацию о них можно найти в ТК РФ.

Три ключевых параметра данных документов:

• Они не противоречат нормам трудового законодательства. Например, не могут ограничивать право сотрудника на отпуск в размере, минимально установленном законом.
• Распространяются на всех работников компании или отдельную категорию. То есть представляют собой единые стандарты.
• Каждый сотрудник, пришедший в организацию, должен ознакомиться с действующими локальными нормативными актами и подписаться под каждым из них. Лишь тогда будет считаться, что специалист согласился соблюдать требования работодателя и за нарушение договоренностей будет нести ответственность.

Определённые документы относят к категории обязательных. Часть из данного перечня можно найти в ТК РФ. Среди них:

• Документы, регламентирующие порядок представления сотрудникам компании отпусков. Его работодатель должен составить в обязательном порядке, после чего ознакомить с ним всех членов команды.
• Акты, в которых прописаны правила приема в компанию и увольнения из нее, права и обязанности работодателя и сотрудников, график работы, штатное расписание, документы об оплате труда.
• Инструкции по пожарной безопасности, охране труда.
• Документ, определяющий порядок обработки и хранения персональных данных сотрудников.

Так как указанные акты являются обязательными, то при проверке компании трудовая инспекция вполне может их запросить. А отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства. Соответственно, за него предусмотрен штраф, размер которого может варьироваться.

Существуют также необязательные нормативные акты. Их работодатель может разрабатывать при необходимости, чтобы уделить большее внимание отдельным направлениям деятельности компании.

Допустим, в организации предусмотрена выплата премий за особые достижения сотрудников. Чтобы обозначить данный факт, можно составить отдельный документ. Или компания берет на себя задачу обеспечить членам команды регулярное повышение квалификации. Такое решение также допустимо обозначить в специальном акте.

Что еще можно включить в перечень необязательных документов:

• Положение о командировках, прописывающее расходы, права и обязанности сторон, формат организации такой поездки и отчетности по результатам.
• Должностные инструкции: перечень обязанностей, которые будет выполнять сотрудник, требования к их исполнению и стандарты.
• Акты о стимулирующих выплатах. Например, о порядке их назначения, размерах и других нюансах.
• Документы, в которых содержится информация о коммерческой тайне. Каждый член команды должен понимать, что входит в данную категорию, как обращаться с такими сведениями и что грозит за нарушение данной договоренности. Соглашения о неразглашении нужны не всем организациям. Однако для некоторых являются важными.
• Положение о корпоративной культуре, в котором фиксируют ключевые ценности организации, ее миссию, принципы работы. Это помогает определить общие стандарты коммуникации между коллегами и с клиентами, формировать имидж бренда.

Необязательные локальные нормативные акты, так же как и обязательные, создаются в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Что следует учесть при разработке локального нормативного акта

• Итоговый документ должен определять принципы трудовых взаимоотношений между работодателем и специалистами. Однако он не может нарушать ключевые принципы законодательства, включая ТК РФ.
• Его подготовку допустимо осуществлять при участии работников компании, сфера деятельности которых соотносится с темой документа. Например, при создании акта о стимулирующих выплатах полезно привлечь бухгалтера или экономиста.
• В акте, помимо основного содержания и наименования, указываются реквизиты работодателя и дата оформления документа. Его также необходимо зарегистрировать и подписать, предварительно согласовав с сотрудниками или их представителем. После руководитель выпускает приказ о том, что акт вступает в силу.
• После утверждения документа работники должны его изучить, а затем поставить свою подпись.
• Готовые акты хранятся в компании до тех пор, пока не завершается срок действия или их не заменяют на другие, более актуальные положения. Подобные корректировки также заверяются приказом руководителя.

Трудовой договор: как не упустить важное

Конфиденциальная информация: что нужно знать про NDA в бизнесе