Что такое облачные сервисы и как они могут помочь в вашей работе

Хранить данные компании на одном или нескольких компьютерах давно перестало быть функциональным решением для развития бизнеса — на смену привычным способам приходят облачные сервисы. Они позволяют пользователям держать на них информацию, обмениваться ею и вносить корректировки в онлайн-формате, что очень удобно, если вы используете в организации «удаленку» и хотите автоматизировать и ускорить ряд процессов. Сегодня говорим о том, какими бывают облачные сервисы и как применять их в своем проекте.

Что такое облачные сервисы и чем они полезны

Так называют особые серверы, где хранятся данные, доступ к которым пользователи могут получать через интернет — скачивать их, работать в программах, обмениваться файлами, вести проекты удаленно вне зависимости от места нахождения. Они удобны тем, что с их помощью огромную часть задач можно перевести в режим автоматизации, а также упростить процесс согласования и совместной работы над документами.
Представьте, что вы владелец компании по продаже бытовой техники и вам необходимо создать и подписать договор сотрудничества с новым поставщиком. Традиционно такая задача подразумевает, что ваш бухгалтер и юрист совместно разрабатывают документ, затем отправляют его подрядчику, тот его подписывает, отправляет обратно — пересылка бумажных файлов занимает время, а если в них будут ошибки, процесс согласования затянется на еще большие сроки. Если бы вы работали в облачных сервисах, документ можно было создать и согласовать быстро в онлайн-формате, используя ЭДО, при котором доступ к бумагам был бы у всех участников процесса.

Итак, облачные сервисы помогают:

• Ускорить и упростить процедуру подготовки и согласования документов, так как у всех ее участников есть возможность быстро увидеть файлы и внести в них свои правки либо оперативно подписать.
• Улучшить взаимодействие сотрудников, потому что они могут общаться, управлять проектами, проводить встречи в онлайн-формате, не теряя информацию на разных этапах.
• Обеспечить своевременный доступ к данным всем удаленным работникам, а также членам команды, которые трудятся в гибридном формате.
• Удешевить обслуживание ПО, потому что чаще всего его покупка, установка и сопровождение на стационарном компьютере компании является дорогостоящей услугой.

Виды сервисов и способы их применения

Облачные сервисы классифицируют на основе принадлежности серверов какой-то компании — могут быть частные (их использует только одна организация), публичные и гибридные, а также на основе категории предоставляемых услуг.

• IaaS — владелец предоставляет пользователям виртуальные сервисы под конкретные задачи.
• PaaS — помогают посетителям создавать приложения и программные продукты.
• SaaS — представляют собой непосредственно сервисы, которые можно использовать. Большинству компаний подходит именно такой тип облачных сервисов, потому что с их помощью они управляют проектами, ведут клиентские базы, осуществляют контроль за звонками менеджеров, проводят онлайн-встречи и т. д.

Среди наиболее популярных облачных сервисов можно отметить следующие:

• CRM-система «Битрикс24», помогает собирать данные о работе с клиентами, управлять персоналом и отслеживать эффективность их работы, формировать отчеты, управлять проектами и т. д.
• Google Workspace — комплексный набор программ и приложений для работы с документами, файлами, который можно использовать для оптимизации системы взаимодействия всех участников команды.
• «Яндекс.Диск», Dropbox — сервисы, которые подходят для хранения данных и обмена информацией. Есть бесплатный и платный форматы пользования, от которых зависит объем размещаемых на них сведений.
• IP-телефония — представлена у разных компаний, например Mango Office, Sipuni и другие. Оптимизирует работу кол-центра, позволяет осуществлять контроль за качеством звонков, проводить анализ эффективности работы сотрудников и подгружать данные в CRM-систему.
• Управление проектами с помощью сервисов Trello, Asana — можно создавать задачи, назначать ответственных, обмениваться данными, следить за процессами и контролировать эффективность труда членов команды.

Возможно, какие-то из облачных решений уже есть в вашем бизнесе, но если вы только рассматриваете для себя возможность их внедрения, можно сделать следующее:

1. Проанализировать вашу деятельность и определить, в каких сферах такие сервисы будут незаменимы.
2. Выбрать подходящего провайдера под текущие задачи: собрать информацию, изучить отзывы других пользователей, а затем принять окончательное решение. В процессе установки или подключения сервиса важно при необходимости дополнить его функциями, заточенными под специфику вашего бизнеса, а также убедиться в том, что после внедрения он справляется со всеми поставленными задачами.
3. Обучить сотрудников работе с новыми продуктами — прежде чем внедрять их в производственный процесс, нужно убедиться в том, что все члены команды адаптировались к выбранному вами сервису и готовы его применять.
4. Удостовериться в том, что все данные, которые вы размещаете в облачных хранилищах и используете на онлайн-сервисах, находятся в безопасности.

Стоит ли руководителю признавать ошибки и извиняться перед командой

10 приложений для бизнеса, которые сделают вашу работу проще