6 советов, как упростить оформление командировок

Организовывая командировку, нужно учесть тайминг, найти билеты, заранее подумать о проживании, трансфере, питании, предусмотреть возможные трудности и ЧП. А после поездки — собрать чеки даже на мельчайшие расходы.

Если деловые путешествия в вашей компании — часть рутины, то нагрузка на бухгалтерию и тревел-координатора растет в арифметической прогрессии.

Вместе с сервисом для организации командировок «OneTwoTrip для бизнеса» подготовили инструкцию. В ней — 6 рекомендаций, как сделать оформление бизнес-путешествий быстрее и проще. Советы универсальны для поездок как по России, так и за рубеж.

1. Сформулируйте тревел-политику

Зачем: чтобы упростить процесс бронирования и не выходить за лимиты

Определите, сколько вы готовы тратить на деловые поездки сотрудников, по каким правилам они могут бронировать свои командировки. На основе этих ограничений создайте систему лимитов, согласно которой будут организовываться командировки.

Как минимум рекомендуем сформулировать тревел-политику внутри компании и давать доступ к документу по требованию. Так финансовая часть организации командировки станет прозрачной, но следить за тем, чтобы бюджеты не вышли за рамки согласованных, все равно будет бухгалтерия.

Чтобы автоматизировать и этот процесс, настройте тревел-политику внутри сервиса. В «OneTwoTrip для бизнеса» вы создаете сотруднику профиль и настраиваете лимиты: бюджет для билетов и отелей, доступный класс перелетов и вагонов. Они работают как фильтры — при подборе предложений сервис покажет только подходящие по критериям варианты.

Согласование настраивается максимально гибко. Есть автоматическое «ок» в рамках тревел-политики, выборочное одобрение билетов и броней и ручное согласование всех заказов. Роли и права ответственных сотрудников также могут быть разными.

2. Пользуйтесь сервисами для групповых поездок

Зачем: чтобы сотрудники могли сидеть на соседних местах и жить в одном отеле

Организация группового выезда — задача со звездочкой. Для одного сотрудника достаточно выбрать рейс и забронировать отель. Но если вы оформляете поездку для большой группы, любые билеты на подходящие даты не подойдут. Места и номера должны быть рядом, чтобы людям было комфортно ехать вместе.

Если в командировку отправляется больше 10 участников, оформить заказ вручную не получится из-за стандартных ограничений со стороны агрегаторов. Поэтому при выборе платформы для сотрудничества важно выбрать сервис, предоставляющий услуги группового бронирования.

«OneTwoTrip для бизнеса» подходит для индивидуальных и коллективных поездок на 10+ человек. Просто укажите количество персон при бронировании и вбейте паспортные данные — заказ будет один для всех.

3. Планируйте в режиме одного окна

Зачем: чтобы не упустить выгодные цены и упростить процесс бронирования

Обычно при организации командировки приходится жонглировать множеством сервисов одновременно, чтобы найти и забронировать подходящие билеты и отель с удобной локацией, организовать трансфер в другом городе или даже стране. К тому же, пока вы решаете вопросы согласования, подходящее предложение может уйти из-под носа — цены меняются слишком быстро. А после поездки необходимо выгрузить данные для анализа расходов и все закрывающие документы.

«OneTwoTrip для бизнеса» заберет у вас эту головную боль. Сервис включает все необходимое для командировок: билеты на поезда, самолеты и автобусы, возможность забронировать отели, заказать трансфер или такси. Настраивайте поиск под свои запросы с помощью фильтров, выбирайте предложения и упаковывайте в единый заказ.

Управлять каждой бронью можно отдельно. Если поездка перенесется, сможете переоформить билеты через «OneTwoTrip для бизнеса», не обращаясь в транспортную компанию, и внести изменения в отельный заказ.

4. Пользуйтесь скидками и программами лояльности

Зачем: чтобы экономить за счет выгодных предложений

Если можно заплатить меньше — платите меньше. Вот три способа сэкономить бюджет компании.

Во-первых, напоминаем про недельную динамику цен. Иногда компенсация трудодня обходится дешевле переплаты за билеты в рамках жестких дат — будьте гибкими.

Во-вторых, пользуйтесь эксклюзивными предложениями от сервиса для организации командировок. Благодаря прямому партнерству с крупными отелями бронировать номера в «OneTwoTrip для бизнеса» можно со скидками до 30%.

В-третьих, экономьте с помощью программ лояльности — копите бонусы и оплачивайте ими поездки. В «OneTwoTrip для бизнеса» за каждую покупку вы получите до 5% кешбэка на бонусный счет. Начисленные баллы можно использовать для оплаты новых командировок.

5. Собирайте документы в одном месте

Зачем: чтобы упростить жизнь бухгалтерии

После командировки нужен отчет с билетами, посадочными талонами и прочими чеками — для обоснования трат и компенсации расходов.

Организовывая командировку, каждый руководитель может столкнуться с рассеянными и недобросовестными сотрудниками. С первыми проще — потерянные бумаги можно восстановить. Например, заказать справку о перелете. Если посадочный талон потеряется в суете, сотрудник сможет в один клик заказать замещающий документ и не нервничать из-за пустяка.

Еще одна статья расходов, о которой нужно отчитываться, — траты на поездки по городу. «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет избавиться от головной боли с чеками за такси и сотрудничает с самым популярным агрегатором. Сотрудник сможет вызвать машину привычным способом и сразу оплатить поездку с корпоративного счета. Нужный документ попадет в личный кабинет без дополнительных кликов, а командированному не придется подтверждать свои расходы.

А вот распознать и доказать обман, например завышенную стоимость номера в отеле, уже не так легко. Чтобы минимизировать человеческий фактор, работайте сразу в цифре.

6. Упростите отчетность

Зачем: чтобы ускорить и облегчить сбор документов

Бухгалтерия скажет вам спасибо. Чтобы не сканировать каждый лист бумаги, не собирать папки с чеками и не вводить данные вручную, автоматизируйте загрузку. В «OneTwoTrip для бизнеса» документы автоматически попадают в личный кабинет. Сервис может интегрироваться с «1С: Бухгалтерией», поддерживает все популярные системы ЭДО и анализирует траты.

Если необходимо, можно работать даже с телефона. У «OneTwoTrip для бизнеса» есть мобильное приложение. Все функции веб-версии доступны и на смартфоне — в том числе и работа с закрывающими документами.

Реклама
ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ»
ИНН 7707770166
2W5zFHM5x7A