5 бизнес-процессов, которые можно автоматизировать, чтобы сократить свои расходы
Автоматизация – это внедрение технологий, которые помогают человеку выполнять рутинные задачи быстрее и эффективнее. Согласно отчету Grand View Research, к 2027 рынок автоматизации достигнет 25,66 млрд долларов, при этом среднегодовой темп роста составит 40,6% в течение данного периода. И эта цифра далеко не предел, ведь автоматизация все плотнее проникает в бизнес-процессы. Подтверждение тому – повсеместное использование искусственного интеллекта для упрощения работы сотрудников. Согласно исследованиям, 85% российских компаний уже используют ИИ-решения для своего бизнеса. Вместе с экспертами STM Labs разбираемся, какие процессы в компании можно улучшить с помощью автоматизации.
Основные задачи автоматизации
В любом бизнесе происходит множество процессов, которые необходимо контролировать. Человек устроен так, что ему свойственно уставать и совершать ошибки из-за невнимательности, поэтому полностью положиться на него нельзя. На помощь приходят IT-технологии, которые внедряют, чтобы сократить ошибки, затраты на содержание штата и повысить эффективность работы. С помощью автоматизации можно:
- Ускорить развитие компании и сэкономить средства. Автоматизация помогает сократить бюджет на рутинную работу, которую можно поручить системам, и освободить время сотрудников. Она выявляет и исключает ошибки, допущенные в выстраивании бизнес-процессов.
- Увеличить прибыль. Освободившееся время сотрудники смогут потратить на новых клиентов, а значит компания получит больше заказчиков, при этом не затрачивая ресурсы на дополнительный персонал.
- Настроить оперативную работу и упорядочить задачи. Единая система, в которой работники отслеживают свои задачи и распределяют временную нагрузку, помогает руководителю снизить личный контроль каждого сотрудника. Вся работа ведется в информационном пространстве, где сложно потерять или забыть про задачу, а также нет стихийного общения и перекладывания ответственности. Любой сотрудник может получить доступ к данным в рамках своих компетенций, а также запросить доступ к ним, если в этом есть необходимость.
- Исключить человеческий фактор. Автоматизация на разных уровнях снижает риск совершить ошибку, а также исключает вероятность хищения корпоративной информации нерадивыми сотрудниками.
- Увеличить безопасность. Автоматизация помогает защитить ваши данные от несанкционированного доступа. Конечно, абсолютной защиты не бывает, но минимизировать «сливы» информации может помочь IT-решение.
- Повысить качество обслуживания клиентов. Автоматические рассылки, обзвон клиентской базы с помощью робота и другие инструменты не только ускоряют процесс общения с заказчиком, но и повышают узнаваемость бренда. С их помощью клиент может получить необходимую информацию в любое время.
Автоматизация помогает сократить количество ошибок и делает доступными многие процессы, которые сложно или невозможно делать вручную.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать
Благодаря современным технологиям можно автоматизировать многие задачи. Главное – не автоматизировать те, которые не являются целесообразными, а также учитывать требования конкретного направления бизнеса. Разберем основные бизнес-процессы, которые действительно стоят улучшения.
Операционные задачи
Автоматизация помогает обрабатывать сделки с клиентами. Для этого малый и средний бизнес чаще всего использует популярный инструмент – CRM-систему. В ней можно создавать карточки клиента, фиксировать его историю покупок и основные данные, назначать ответственного менеджера, формировать сценарии общения и многое другое.
CRM-система автоматически открывает заявку при добавлении нового клиента и назначает менеджера, самостоятельно меняет статус сделки при внесении новой информации и напоминает сотруднику о дедлайне, а также занимается рассылкой sms или email-сообщений. Кроме того, в системе всегда можно посмотреть статистику по работе сотрудников и взаимодействиям с клиентами, поэтому руководитель всегда остается в курсе показателей эффективности.
Обслуживание клиентов
Отправлять сообщения клиентам вручную – это очень долго и затратно. Проще воспользоваться ESP-системой, которая отправит необходимый текст по всем получателям в один клик. Для отправки массовой рассылки можно создать макет письма в блочном редакторе, загрузить базу клиентов и отправить email-сообщение по всем контактам. Кроме того, в системе можно продумать сценарий сообщений. Выстраивается автоматическая коммуникация с клиентом и следующее сообщение отправляется, основываясь на том, как человек отреагировал на предыдущее.
Администрирование сайта
Для создания собственного сайта и управления им не всегда необходимо привлекать программистов. Достаточно воспользоваться CMS-системами, которые помогают вносить любые изменения на страницу сайта. Все параметры можно настроить через панель администратора, а также передать управление ответственным сотрудникам.
Контроль финансов и отчетности
Помимо работы с клиентами существуют еще внутренние процессы компании, которые нуждаются в автоматизации – например, бухгалтерия. Расчет налогов и зарплат, выставление счетов клиентам, составление отчетов и актов – все это ложится на плечи бухгалтера, а также отнимает огромное количество времени, если заниматься этим вручную. Различные бухгалтерские сервисы помогают сделать эти процессы быстрее и качественнее.
Так, приложение ПроЧек от компании STM Labs помогает контролировать корпоративные расходы, за которые бухгалтеру необходимо отчитываться. Это приложение, в котором можно хранить чеки, сделанное на базе искусственного интеллекта. А летом этого года разработчики добавят в ПроЧек функцию выгрузки чеков за определенный период в форматах CVS и JSON, а также возможность разбить их по категориям, датам и так далее.
Приложение спасает даже при утере бумажного чека, освобождает бухгалтера от лишнего контроля сотрудников – отчетность по средствам работник всегда может отправить в приложении, что также снижает риск ошибки при переносе данных. Кроме того, в приложении очень удобно работать с бизнес-картами: сотрудник выгружает все чеки в отдельную категорию и отправляет их бухгалтеру, а тот в свою очередь просто добавляет файл в систему, что сильно упрощает его работу. Процесс становится более логичным и сокращает потраченное на него время.
Подготовка персонала к работе
Автоматизированные системы помогают легко и быстро провести онбординг для новичков или улучшать навыки опытных сотрудников. Для этого создаются базы знаний, чат-боты и конструкторы тестов внутри общего пространства для работы, либо на вебинарных платформах. Чтобы внедрить это в рабочий процесс, необходимо написать сценарий, которому будет следовать сотрудник при обучении. Чаще всего обучение создается для программ, в которых работает компания, и такой онлайн-курс вводит новичка во все тонкости взаимодействия с инструментом. Все это проходит без участия других коллег и в темпе, который подходит человеку.
Автоматизация бизнес-процессов – это то направление, на которое нужно делать ставку в ближайшее время. Конкуренция подталкивает компании повышать свою скорость, эффективность и качество продукта, в этом как раз и помогает автоматизация. А самое главное – этот инструмент сейчас доступен не только крупному бизнесу, но и маленьким предприятиям, только начинающим свой путь. Однако не стоит забывать, что автоматизация должна быть обоснованной и окупаться, иначе вы просто потратите деньги зря. Чем больше процессов будет автоматизировано, тем больше свободного времени появится на дополнительных клиентов и улучшение сервиса, также появится возможность расширять свой бизнес благодаря сэкономленным ресурсам.
